No fue hace tanto tiempo cuando los formularios en papel eran lo único que utilizaban las empresas para comunicarse. Algunas empresas todavía dependen de muchos formularios en papel y amplias salas de archivos para realizar su trabajo. Invertir en tecnología ha sido inicialmente costoso para muchas organizaciones, pero se han observado varios beneficios debido a ello. También se han producido algunos efectos secundarios negativos imprevistos. Estos son los pros y los contras de la tecnología en los negocios que debe considerar si está pensando en realizar una inversión en tecnología en un futuro cercano.
¿Cuáles son las ventajas de la tecnología en los negocios?
1. Incrementa la movilidad del negocio.
Gracias a la tecnología, las empresas pueden tener una gran movilidad en la actualidad. Los escáneres permiten que los clientes y las empresas sepan dónde se encuentran los envíos en tiempo real. Internet móvil permite a los empleados trabajar prácticamente en cualquier lugar. Las tecnologías de pago móvil permiten que las pequeñas empresas acepten tarjetas de crédito de forma digital sin invertir en equipos adicionales.
2. También hay un mayor nivel de eficiencia.
Imagine una empresa internacional que se reúne con sus principales accionistas de 5 países diferentes hace tan solo 20 años. Debería elegirse una ubicación central. Los involucrados tendrían que viajar a ese lugar. El proceso podría tardar semanas en completarse. Con las tecnologías de transmisión de video y reuniones, los viajes ya no son necesarios.
3. Se mejora la comunicación.
La tecnología permite que las personas se comuniquen entre sí al instante, incluso si se encuentran al otro lado del mundo. Alguien en Singapur puede charlar con alguien en Seattle cuando sea conveniente para ellos. Los correos electrónicos permiten enviar información al instante.
4. Se aumentan las oportunidades de colaboración.
La tecnología también permite a los compañeros de trabajo trabajar juntos en documentos, formularios y tareas de forma colaborativa sin necesidad de crear elementos por triplicado. Todos pueden mejorar la misma información simultáneamente, lo que mejora la producción y la calidad porque no existen los mismos retrasos en la revisión que con los formularios y documentos manuales.
5. Incluir tecnología significa contratar nuevos especialistas.
Las nuevas tecnologías a menudo requieren que una empresa contrate nuevos empleados para administrar esa actualización. Si los trabajadores existentes pueden pasar a la nueva tecnología, es posible que necesiten recibir capacitación y actualizaciones sobre las mejores prácticas para usarla correctamente. Todo esto tiende a agregar aún más costos a la experiencia y puede ralentizar el proceso de implementación.
¿Cuáles son las desventajas de la tecnología en los negocios?
1. Siempre hay costos que pagar.
Una vez que haya invertido en tecnología, debe seguir haciendo esa inversión. Después de todo, un Tandy 386 no funcionará al mismo nivel que un HP Inspire. Para seguir avanzando a la velocidad de los negocios, debe seguir actualizando la tecnología que tiene para mantener el ritmo. Es imposible invertir en tecnología como un proceso único.
2. Puede haber pérdida de productividad.
Si una computadora falla y ahí es donde se almacena el trabajo, entonces de repente tiene un empleado al que se le paga por no ser productivo. También existe un cierto nivel de responsabilidad mejorada que viene con la tecnología para administrar el tiempo personal para garantizar que se maximice la productividad. Estos son problemas que pueden estar fuera del control de la empresa.
3. Las preocupaciones por la seguridad aumentan.
Es mucho más fácil piratear información patentada si una empresa está conectada con tecnología moderna que tomar algunos documentos en papel. Los sistemas de correo electrónico pueden aumentar la velocidad de comunicación, pero también abren una red a virus, caballos de Troya y otros problemas de software o hardware.
4. Puede crear una atmósfera de dependencia.
El uso de la tecnología puede crear empleados que dependen en gran medida de ella para realizar su trabajo. Una habilidad se actualiza para el empleado, pero puede producirse a expensas de otras habilidades, como las interacciones personales. Enviar un mensaje instantáneo o un correo electrónico a alguien es muy diferente a hablar con esa persona al otro lado del escritorio.
5. Los equipos pueden convertirse en islas individuales.
La tecnología también tiende a separar a los compañeros de trabajo porque pueden ser muy móviles. Esto puede hacer que cada empleado sienta que tiene que asumir más tareas porque no está seguro de si los otros miembros del equipo están haciendo su trabajo. Puede crear tantas barreras de comunicación como derribar.
6. Crea nuevas tentaciones.
La tecnología crea un acceso social. Esto hace que sea tentador para los trabajadores dedicar tiempo a sus juegos sociales favoritos o revisar las actualizaciones de Facebook en lugar de hacer su trabajo. Puede reducir las conversaciones en el lugar de trabajo, pero puede aumentar los mensajes de texto y correos electrónicos personales.
Los pros y los contras de la tecnología en los negocios muestran que es un proceso que debe gestionarse y presupuestarse cuidadosamente para que tenga éxito. Si se pueden tener en cuenta los aspectos negativos antes de que comience el proceso de implementación, la experiencia tiene mayores posibilidades de éxito.
