El hot desking es el proceso de sacar a los trabajadores de la oficina tradicional. En lugar de colocar paredes que obliguen a los trabajadores a moverse por la oficina y se vuelvan improductivos, los escritorios compartidos permiten la colaboración al crear espacios para grupos pequeños. Cuando se combina con componentes tecnológicos modernos, puede haber mejoras dramáticas en la productividad general del personal.
Es muy beneficioso para los equipos que son muy móviles y rara vez necesitan estar en la oficina. También es una buena solución para los equipos que incorporan a los teletrabajadores de vez en cuando para que todos estén en sintonía.
El hot desking tiene ciertas ventajas y desventajas que deben tenerse en cuenta antes de apostar por este tipo de diseño de espacio de trabajo.
Lista de las ventajas del Hot Desking
1. Es una forma asequible de diseñar una oficina.
Cuando el espacio abierto de un diseño de escritorio compartido se implementa adecuadamente, utilizará menos espacio general que el diseño típico de oficina. Los equipos grandes pueden encontrar que pueden reducir los costos de funcionamiento de su oficina en un 30% con el escritorio compartido y, al mismo tiempo, ahorrar entre un 15% y un 25% en la cantidad de espacio que necesitan.
2. Crea un diseño abierto.
Hot desking crea un diseño abierto que facilita una mayor colaboración dentro del entorno del equipo. El diseño puede ser completamente abierto, lo que permite un contacto total entre compañeros de trabajo en todo momento. También puede incluir una separación ligera, lo que brinda a los trabajadores algo de privacidad y espacio personal al mismo tiempo que alienta a las personas a trabajar juntas sin necesidad de mudarse completamente a una nueva ubicación.
3. Mantiene a los trabajadores remotos en contacto con el equipo.
Los trabajadores remotos deben tener acceso a un espacio de oficina siempre que estén en la oficina. Sin embargo, si esos trabajadores no están en la oficina, se convierte en la oportunidad perfecta para compartir escritorios. Estas áreas pueden convertirse en otra sala de reuniones, un lugar para una sesión de creatividad informal o incluso un almacenamiento temporal. Descubrirá que cuando estos espacios están disponibles, el ambiente para todo el equipo se vuelve más relajado.
4. Fomenta una cultura social.
Muchos trabajadores crecieron en un entorno donde las responsabilidades laborales permanecían en el trabajo y las responsabilidades personales se alejaban del trabajo. Tener una cultura social en el lugar de trabajo a veces puede generar ineficiencias en la productividad. También puede reducir la cantidad de tensión interpersonal que puede ocurrir en algunos equipos. La asignación de asientos individuales también hará que la mayoría de los trabajadores adopten un enfoque basado en silos, lo que puede reducir el rendimiento. El escritorio compartido hace que la oficina se sienta más como una herramienta de comunicación que como un inmueble.
5. Organiza la oficina.
Cuando un espacio de trabajo permanece organizado, las personas se vuelven más productivas. En la configuración de oficina tradicional, es posible que algunas oficinas estén completamente organizadas y otras completamente destrozadas. Esa estética visual puede afectar la productividad del equipo. Con los escritorios compartidos, es más fácil implementar políticas de limpieza porque el espacio es muy abierto. Eso reduce la cantidad de desorden que está presente, lo que finalmente permite que sus equipos y sus futuros clientes obtengan la primera impresión correcta.
6. Dispersa la jerarquía de la oficina.
En la oficina tradicional, existe una cierta jerarquía que hace que los trabajadores eviten a los que tienen antigüedad o títulos importantes. Incluso cuando se dispone de una “política de puertas abiertas”, rara vez se utiliza porque las puertas no siempre están realmente abiertas. Con el escritorio compartido, la estructura tradicional se rompe. La flexibilidad está integrada en el espacio de trabajo porque anima a los equipos a unirse, independientemente de su título, estado o talento.
7. Es lo suficientemente flexible para satisfacer sus necesidades.
Puede decidir tener un escritorio compartido para todo su equipo. También puede optar por tener un escritorio compartido para funciones específicas del trabajo. No es necesario que esté completamente involucrado para aprovechar los beneficios presentes con esta opción de diseño.
Lista de las desventajas del Hot Desking
1. Puede requerir nuevas estrategias de TI.
Muchos equipos se basan en la ubicación desde una perspectiva de TI. Eso significa que un trabajador debe iniciar sesión en una computadora específica para acceder a su trabajo. Con los escritorios compartidos, una mejor estrategia es permitir que los trabajadores inicien sesión en cualquier escritorio disponible. Para evitar el caos de los trabajadores que se estrellan en sus lugares favoritos, es útil tener un sistema que permita a los trabajadores reservar su escritorio preferido antes de llegar al trabajo por el día.
2. Puede hacer que algunos miembros del personal pierdan su espacio personal.
Aunque trabajar juntos fomenta una mayor productividad en la mayoría de las personas, algunos miembros del equipo pueden volverse menos productivos. Algunas personas necesitan tener algo de privacidad o espacio personal para concentrarse en lo que necesitan hacer. Ser capaz de identificar a estos trabajadores durante el proceso de transición al hot desking le permite buscar alternativas para estos empleados de calidad, como el trabajo remoto, el teletrabajo o darles su propio espacio en algún lugar fuera del flujo del entorno.
3. Puede causar interrupciones en el liderazgo.
Durante más de una generación, el objetivo profesional de muchos trabajadores fue llegar a la oficina de la esquina con una ventana. Interrumpir la jerarquía de la oficina puede causar resentimiento en los empleados que sentían que estaban cerca de alcanzar su objetivo. El uso de escritorios compartidos pone a alguien con 20 años de experiencia al lado de alguien que acaba de empezar y los trata como iguales. No todo el mundo disfrutará de ese tipo de experiencia, en ambos lados de la ecuación.
4. Puede requerir un aumento de los recursos de TI.
El hot desking requiere tecnologías modernas para funcionar correctamente. Si trabaja con un presupuesto de TI reducido, es muy probable que la implementación de un enfoque de escritorio compartido lleve algún tiempo. Debe tener a todos los trabajadores conectados con los mejores recursos de TI posibles para fomentar una mejor colaboración general. Si no se encuentra en un lugar donde pueda hacer esto, entonces esta podría ser una opción de diseño que querrá posponer la implementación hasta que pueda pagarla.
5. Puede restringir el acceso de los empleados cuando se necesiten adaptaciones.
Antes de implementar cualquier tipo de opción de escritorio compartido, es importante que su equipo de recursos humanos revise las adaptaciones solicitadas que ya se hayan realizado. Algunos empleados pueden tener necesidades específicas que deben satisfacerse como parte de sus condiciones de empleo. Es posible que los escritorios compartidos no cumplan con esos ajustes. Eso crearía algunos problemas potenciales para su negocio, ya que los problemas de salud y seguridad deben abordarse para todos los trabajadores, no solo para aquellos que no solicitan adaptaciones.
Las ventajas y desventajas de los escritorios compartidos implican unir a las personas para que sean más productivas. Siempre habrá valores atípicos que no se beneficien de esta estructura. Tiene dos opciones: buscar formas de incluirlos o encontrar formas de dejar ir a esas personas. Al final del día, los escritorios compartidos tienden a brindar más beneficios que los negativos, por lo que se está convirtiendo en una opción de diseño popular para empresas de todo el mundo.
