Es bueno tener sus libros en línea. También es más seguro mantener sus libros sin conexión. Para muchos, esa es la base del debate de QuickBooks en línea frente a escritorio.
Para una pequeña empresa con recursos limitados, tener una versión completa de QuickBooks a la que se puede acceder desde casi cualquier lugar es una gran ventaja. Facilita el acceso a la información y obtiene acceso a una serie de funciones que no están disponibles en la versión de escritorio.
Por otro lado, QuickBooks Desktop ofrece a las empresas una manera fácil de administrar una gran cantidad de inventario y rastrea el costo del trabajo de manera muy eficiente. También hay ciertas funciones de entrada de datos que se pueden encontrar con la versión de escritorio que no se pueden encontrar con la versión en línea.
Sin embargo, los tiempos están cambiando e Intuit claramente está tratando de alejar a los usuarios del producto de escritorio para que usen QuickBooks Online. Las nuevas versiones de escritorio no reciben ninguna característica relacionada con la industria, lo que reduce las identidades separadas que muchas empresas consideraron beneficiosas en el pasado. Los usuarios de Mac se quedarán completamente al margen.
Intuit incluso ha publicado contenido en su sitio web que dice: “Descubra por qué QuickBooks Online es mejor”.
¿Es hora de actualizar a QuickBooks en línea? ¿Desktop sigue siendo la mejor versión para las necesidades de su empresa? Estos son los puntos clave en los que pensar.
¿Cuáles son los beneficios de QuickBooks Online?
El mayor beneficio de usar QuickBooks Online es que le brinda acceso a dispositivos móviles. Puede adjuntar numerosos tipos de documentos, imágenes o incluso firmas a una transacción. También puede cargarlos desde su computadora para adjuntarlos dentro de QuickBooks.
Hay un registro de auditoría que se puede utilizar para realizar un seguimiento de los cambios realizados en QuickBooks a lo largo del tiempo. También puede rastrear por ubicación y otras etiquetas de ubicación en lugar de rastrear solo por clase.
Otra gran ventaja de QuickBooks Online es que descargará automáticamente los cambios de sus transacciones bancarias durante la noche. Una vez que se completa la descarga, tiene opciones para hacer coincidir, agregar o excluir líneas de pedido para que sus libros sean precisos.
También se pueden implementar reglas bancarias personalizadas con la versión en línea. Puede dividir por dólares o porcentajes, con la posibilidad de asignar ubicaciones o clases con las reglas. Se permite que los asientos del diario tengan varias líneas para sus cuentas por pagar o por cobrar. Incluso puede configurar varios presupuestos dentro del mismo año fiscal.
La única desventaja real de QuickBooks Online es que no tiene el amplio poder del escritorio. Intuit ha estado produciendo QuickBooks Desktop durante más de dos décadas. Está diseñado para hacer casi todo lo que las PYMES necesitan de una herramienta de software de contabilidad. Puede llenar algunos de los vacíos que existen entre las versiones en línea y de escritorio con aplicaciones de terceros, pero eso significa exponer parte de su información a otros que no es necesario cuando se usa QuickBooks Desktop.
¿Cuáles son los beneficios de QuickBooks Desktop?
Uno de los mayores beneficios que se pueden encontrar con QuickBooks Desktop son sus funciones de informes. Tiene acceso a informes específicos de la industria. Puede realizar previsiones a través del planificador de negocios y resumir su balance por clase. También se ha añadido personalización a los encabezados y pies de página de los informes en comparación con lo que ofrece Online.
El inventario es otro punto fuerte de QuickBooks Desktop. Utiliza el método de valoración del costo promedio y permite a las empresas establecer sus propios puntos de reorden de inventario. Puede recibir órdenes de compra parciales y mantener números precisos. También hay disponibilidad para prometer en escritorio y características para la fabricación.
Los beneficios específicos de la contabilidad en el escritorio son bastante limitados. Puede hacer una copia de seguridad de sus archivos y restaurarlos si ocurre algo. También es posible condensar archivos y hay varias herramientas de revisión de datos de clientes que están disponibles para su uso.
La única desventaja real de QuickBooks Desktop es que no puede publicar en cuentas por pagar o cuentas por cobrar adicionales. Solo funciona con las cuentas que conectó durante el proceso de instalación inicial.
¿QuickBooks Online es realmente mejor?
Intuit enumera 6 razones por las que creen que creerá que QuickBooks Online es una mejor opción en este momento.
1. Puede capturar recibos en su teléfono y luego adjuntarlos a cualquier transacción dentro de la aplicación móvil QuickBooks.
2. Se requiere menos entrada de datos porque la versión en línea categoriza las transacciones bancarias y las transacciones con tarjeta de crédito después de descargarlas.
3. Puede trabajar desde cualquier lugar donde haya una conexión de datos o de Internet, ya que puede acceder a QuickBooks a través de su teléfono.
4. La aplicación permite a los propietarios de empresas acceder a la información de los clientes, la información de las facturas y otros puntos de datos críticos directamente desde un teléfono inteligente.
5.La versión en línea le permite conectar sus datos directamente a su contador para que la información se pueda discutir en tiempo real. No es necesario que su contador visite su oficina, como lo requiere QuickBooks Desktop a menudo.
6. Puede acceder a QuickBooks Online en una Mac o una PC.
Para atraer aún más a los nuevos clientes a usar QuickBooks Online en lugar de QuickBooks Desktop, existen tarifas adicionales a la versión de escritorio que no pagan quienes usan la versión en línea. A continuación, se muestra un resumen de las tarifas opcionales adicionales que vienen con Desktop, pero que se incluyen con Online.
- Los usuarios de computadoras de escritorio deben pagar$ 89 para recibir 90 días de soporte telefónico.
- Las copias de seguridad automatizadas con cifrado de datos cuestan$ 9,99 por mes con QuickBooks Desktop.
- Requiere una actualización anual de $299 para tener las últimas actualizaciones de productos y funciones.
- El acceso a la nube y / o el alojamiento pueden costar hasta $200 por mes, por usuario.
- La descarga automática de transacciones bancarias es posible con Desktop, pero un promedio de alrededor de $15 por mes en costos adicionales.
- QuickBooks Online ofrece acceso a hasta 5 usuarios automáticamente, pero Desktop requiere la compra de licencias de 5 usuarios para recibir el mismo acceso.
A pesar de esas marcadas diferencias de costos, hay dos puntos clave que deben enfatizarse para QuickBooks Desktop.
1. Si necesita calcular y volver a facturar los costos del trabajo, solo la versión de escritorio de QuickBooks le permitirá hacerlo.
2. QuickBooks Desktop le permite calcular descuentos por cliente.
También hay tarifas adicionales que vienen con QuickBooks Online. Si necesita realizar un seguimiento del inventario o preparar e imprimir formularios 1099, debe suscribirse al nivel Plus que se ofrece. El precio base del plan Plus es de $50 por mes, que es$ 15 por mes más que el plan Essentials.
Eso significa que una empresa pagará hasta $600 por año para tener una suscripción a QuickBooks Online Plus. Por otro lado, QuickBooks Desktop Premier se vende por$ 349,95.
Al final de los 3 años, el costo total de QuickBooks Online para 1 persona sería de $1,800. Si las actualizaciones se adquieren cada año siguiente para Desktop Premier, el costo sería inferior a $1,000.
¿Es el aumento de precio un motivo del impulso hacia QuickBooks Online? Posiblemente, pero las ventajas del escritorio desaparecen si una empresa necesita dar acceso a la plataforma a 5 personas. Compare estos puntos clave y descubrirá qué opción funcionará mejor para usted este año.
