(Tu nombre)
(Su dirección)
(Tu información de contacto)
(Fecha)
(Nombre del destinatario)
(Dirección del destinatario)
(Información de contacto del destinatario)
Asunto: carta para dar respuesta a una denuncia
Respetada señora / señor,
Gracias por su correo electrónico que nos alerta sobre el problema que ha estado enfrentando con nuestros servicios de entrega al cliente. Le pido disculpas por las molestias que le haya causado y por haber sido sometido a circunstancias tan desagradables y frustrantes. Siempre nos aseguramos de que nuestros clientes estén satisfechos con nuestro servicio y de que no causemos inconvenientes a las personas que ayudaron a la reputación que tenemos hoy.
He hablado con nuestros empleados y he desconfiado de nuestro personal para mantener franjas horarias estrictas entre las entregas. Recibí su queja porque las entregas se retrasaron demasiado y lo que he recopilado, esto ha sucedido con bastante frecuencia. Lo que has experimentado es imperdonable. Le he dado instrucciones a nuestro gerente para que cancele los gastos de envío si los servicios se retrasan más de 10 minutos del tiempo asignado.
Es evidente que necesitamos capacitar a nuestro personal con más atención y nos aseguraremos de que eso suceda.
Gracias por su cooperación.
Tuyo sinceramente
(Firma manuscrita)
(Fecha)
(Notario o testigo si es necesario)