11 pros y contras de las hojas de cálculo

Si tiene acceso a Excel o un programa similar, entonces tiene acceso a hojas de cálculo. Este tipo de software se ha utilizado para la organización de la información, la gestión de riesgos y otras soluciones de datos durante casi una generación. Estos son los pros y los contras de las hojas de cálculo que debe considerar si está pensando en usarlas para su propia administración de información.

¿Cuáles son las ventajas de las hojas de cálculo?

1. Facilita la creación de cálculos instantáneos.

Usando ecuaciones y codificación, puede configurar celdas para calcular datos por usted de varias maneras. Esto hace que sea mucho más fácil crear totales y recuentos que se pueden usar para crear métricas, monitorearlas o determinar otros puntos de datos que sean necesarios.

2. Son fáciles de cambiar.

Para crear nuevos datos, todo lo que necesita hacer es agregar, eliminar o cambiar los datos en las celdas que se están midiendo. Esto permite que las hojas de cálculo se adapten rápidamente a los cambios que puedan estar ocurriendo dentro de su negocio u hogar.

3. Mantiene los datos organizados de manera eficiente.

Puede mantener una gran cantidad de datos organizados de manera ordenada cuando se utiliza una hoja de cálculo. También se pueden incluir representaciones visuales para ayudar a comprender mejor los datos, incluidos gráficos y tablas, de modo que se pueda dedicar más tiempo a usar los datos en lugar de tratar de resolverlos.

4. La mayoría de las hojas de cálculo ofrecen soporte de terceros.

La mayoría de los archivos de hojas de cálculo funcionarán con otras aplicaciones y opciones de software. Los archivos de Microsoft Excel, por ejemplo, se pueden leer en Open Office. Puede guardar una hoja de cálculo de Open Office en formato Excel para poder leerla en MS Excel.

5. Hay opciones de integración.

Muchos programas de hojas de cálculo funcionarán con otras aplicaciones y programas de productividad para crear presentaciones o informes dinámicos. En Office 365, Excel puede funcionar con Word y PowerPoint para que las hojas de cálculo se puedan usar en otros formatos de datos para más propósitos que la organización y el almacenamiento de datos.

6. Puede crear varias hojas de cálculo dentro de un archivo.

Si desea realizar un seguimiento de los recibos de ventas, por ejemplo, puede crear un registro en ejecución en una hoja de cálculo para un mes completo de transacciones. Luego, podría poner los 12 meses del año en un archivo de hoja de cálculo general, lo que le permite tabular hojas de cálculo mensuales individuales. Esto hace que sea mucho más fácil acceder a todos los datos que puedan ser necesarios.

¿Cuáles son las desventajas de las hojas de cálculo?

1. Se necesita tiempo para aprender las fórmulas.

Muchas de las fórmulas más complicadas que puede utilizar una hoja de cálculo pueden ahorrar tiempo desde una perspectiva a largo plazo. También lleva tiempo aprender estas fórmulas e ingresarlas correctamente en cada celda. Si se necesitan resultados inmediatos y un usuario no conoce todas las funciones de la hoja de cálculo, es posible que no sea una herramienta útil.

2. Es posible que la aplicación o el software no reconozcan los errores de cálculo.

Algunas de las funciones de cálculo automático que se proporcionan en las aplicaciones y el software modernos de hojas de cálculo no tienen forma de verificar errores humanos. Debe verificar manualmente cada ecuación en cada celda para asegurarse de que se haya ingresado correctamente. Asumir que las funciones automáticas son correctas puede crear serios problemas de integridad de datos.

3. Se necesita tiempo para ingresar datos en cada celda.

Si debe ingresar datos manualmente en una hoja de cálculo, el proceso puede llevar mucho tiempo. También puede conducir al aburrimiento del usuario, lo que inhibe aún más la cantidad de productividad de la persona que ingresa los datos. El aburrimiento también tiende a conducir a la falta de atención, lo que puede aumentar el riesgo de que ocurra un error en las fórmulas o los datos.

4. Algunos archivos de hojas de cálculo pueden ser incompatibles.

Si guarda un archivo de hoja de cálculo de Open Office, es posible que Excel u otra aplicación o programa no lo lea. Hay algunas hojas de cálculo que son propietarias de sus extensiones de archivo y solo pueden ser leídas por el programa o la aplicación que las creó. Esto puede dificultar que algunos usuarios reciban la información que necesitan.

5. Los programas de hojas de cálculo a veces pueden resultar costosos.

Si usa Open Office para hojas de cálculo, no hay ningún costo. Eso podría considerarse una ventaja. Sin embargo, otras aplicaciones y programas pueden tener un costo bastante alto. Excel es parte del conjunto de productos de Office 365, lo que significa que los usuarios deben pagar una tarifa de suscripción mensual de $6,99 a $14,95 dependiendo de las necesidades que tengan.

Los pros y los contras de las hojas de cálculo muestran que pueden ser una forma eficaz de almacenar datos. Se basa en que el usuario ingrese esos datos correctamente para operar de manera eficiente. Considere sus opciones, encuentre la aplicación o el software que satisfaga sus necesidades y administre los negativos para que pueda aprovechar todos los beneficios que las hojas de cálculo pueden brindar hoy.