Uno de los males necesarios de tener una empresa de cualquier tamaño es administrar sus libros. La contabilidad y las finanzas pueden no ser las tareas más emocionantes de administrar, pero deben hacerse. Dos plataformas, FreshBooks y QuickBooks, facilitan el seguimiento de sus finanzas, especialmente si es una PYME con recursos limitados.
FreshBooks es una solución contable y financiera basada en la nube que se enfoca en hacer que este proceso sea lo más automatizado posible. Permite crear y personalizar facturas, ofrece pagos en línea y puede agregar fechas de vencimiento personalizadas, recordatorios de pago y más.
QuickBooks ha sido durante mucho tiempo el software de contabilidad y finanzas estándar que utilizan las personas y las pequeñas empresas. Su software fue uno de los primeros modelos en utilizar formularios de la vida real para la entrada de datos. Se sincroniza con múltiples plataformas de procesos de pago y crea informes que son útiles para informes de impuestos, datos de pérdidas y ganancias y otras métricas específicas.
En el debate FreshBooks vs QuickBooks, la principal diferencia es el propósito. FreshBooks busca administrar sus cuentas por pagar y por cobrar con mayor velocidad, precisión y automatización. QuickBooks ofrece funciones de seguimiento, hojas de trabajo personalizadas y soporte para bases de datos.
Aquí están las otras diferencias clave que vale la pena considerar.
1. Seguimiento laboral
FreshBooks ofrece funciones de seguimiento del tiempo que permiten realizar un seguimiento de las horas facturables como una línea presupuestaria separada cuando se analizan los gastos del proyecto. Esto hace que sea más fácil determinar cómo los costos de los empleados o contratistas independientes están afectando el resultado final. Ofrece una vista de panel y una vista de proyecto para que estas horas se puedan ver y evaluar rápidamente, lo que permite que la productividad sea una métrica beneficiosa para realizar un seguimiento.
QuickBooks ofrece una función que permite realizar un seguimiento de la nómina de los empleados. Para crear un resultado similar, es necesario tomar las cifras finales de la nómina y luego facturarlas como un gasto a través de la categorización de esa mano de obra como una línea presupuestaria de “producto”. Debido a estos pasos adicionales, a muchos les resulta más fácil utilizar un sistema de terceros de horas facturables, como TSheets o una hoja de cálculo de Excel.
2. Facturación
Ambas plataformas permiten que se produzca una facturación personalizada y funciones de pago mediante clic que permiten a los destinatarios pagar directamente desde la factura una vez recibida.
FreshBooks extrae los datos directamente de su función de “horas facturables”. Las cifras se ingresan automáticamente en la factura para que se obtenga un monto final adeudado. Se pueden agregar artículos de línea adicionales según sea necesario para crear una factura precisa. Los correos electrónicos sobre facturas vencidas u otras inquietudes de AR / AP también se envían a través del panel de facturación.
QuickBooks completará automáticamente las horas facturables de sistemas de terceros que estén sincronizados con la plataforma. También se ofrece más control sobre el diseño final de la factura, lo que permite a las marcas crear ópticas que reflejen su imagen de marca general dentro de la factura con mayor simplicidad.
3. Inventario
Aunque muchas revisiones señalan que FreshBooks no ofrece un sistema de seguimiento de inventario, sí ofrece un proceso básico que se puede utilizar. Cuando ingresa a la sección “Facturas” de esta plataforma, puede elegir la opción de menú de elementos. Una vez allí, puede editar el artículo, informar a la plataforma que está en el inventario y luego ingresar la cantidad que tiene. Cada vez que facture un artículo, FreshBooks lo deducirá del monto ingresado.
QuickBooks le permite controlar la salida de inventario actual y futura. Las funciones de seguimiento de inventario están conectadas directamente a los componentes contables de la plataforma, lo que permite realizar pedidos futuros en función de los niveles de inventario actuales. También es posible ingresar los pagos realizados a los proveedores de inventario y realizar un seguimiento de los inventarios actuales.
4. Seguimiento de gastos
FreshBooks permite a los usuarios conectar sus cuentas bancarias y tarjetas de crédito a la plataforma. Esto elimina la necesidad de ingresar manualmente los gastos de artículos de línea. Puede escanear recibos o tomar una foto y luego iniciar sesión en la plataforma y adjuntar el archivo con la anotación. También proporcionará gestión de impuestos sobre las ventas y seguimiento del tiempo del proyecto.
QuickBooks requiere más registros de entrada manual al realizar un seguimiento de los gastos. Está diseñado para mostrar los gastos de artículos de línea, lo que hace que sea más fácil ver cuáles son sus márgenes de ganancia actuales. Puede realizar un seguimiento de los créditos y gastos de forma simultánea y, al mismo tiempo, ofrecer facturación y cobro de pagos simultáneamente.
5. Contabilidad general
FreshBooks está diseñado para ser simple e intuitivo. Su diseño se basa en una fácil facturación y seguimiento de los gastos para que pueda ver qué tan rentable es en un momento dado. Verá cuándo se han pagado las facturas y cuáles están vencidas. Puede equilibrar ambos lados de sus libros, pero con su diseño actual, es un proceso manual.
FreshBooks se integra con numerosas aplicaciones, como Shopify o Stripe, de modo que los datos que ya esté recopilando se puedan formatear en información contable y financiera que sea más fácil de entender o usar.
QuickBooks ofrece procesos de contabilidad de doble entrada para que sus hojas se mantengan equilibradas. Esto hace que sea más fácil mantener organizado su flujo de caja, pero existe una curva de aprendizaje para la cantidad de funciones que se ofrecen. En lugar de equilibrar ambos lados de sus libros a mano, lo que requiere FreshBooks, una vez que aprenda esta plataforma, puede hacerlo automáticamente y luego compartir esos datos con quien los necesite.
QuickBooks se integra con más de 400 integraciones nativas diferentes. Esto incluye herramientas como PayPal que pueden ejecutar pedidos o transacciones para usted en tiempo real.
6. Presentación de informes
FreshBooks se mantiene enfocado en hacerle saber cuáles son sus márgenes de ganancia. Desde su panel, siempre verá sus datos de entrada y salida. Los informes se centran en la cobranza de pagos y cómo eso se traduce en responsabilidades fiscales. Puede crear informes más específicos empleando ciertos filtros para que siempre pueda saber cuál es su panorama financiero.
QuickBooks ofrece la mayoría de los informes que las empresas necesitan cuando publican su información contable. Los informes pueden ser ultraespecíficos para que los detalles finos de sus datos se puedan analizar según sea necesario. Puede ejecutar sus informes de margen de beneficio o ver el estado actual de su facturación, junto con el estado actual de su inventario, cuáles son sus gastos y compras, y acceder a los informes de impuestos sobre las ventas.
¿Qué es mejor: FreshBooks vs QuickBooks?
FreshBooks es una opción sólida para las personas o empresas que necesitan realizar un seguimiento de las horas facturables, tienen responsabilidades de facturación y necesitan generar informes específicos para la verificación o los informes de ingresos.
QuickBooks es una opción sólida para autónomos y pymes que necesitan una plataforma de contabilidad completa que pueda autogestionar los datos que está recopilando e informarlos de una manera que tenga sentido. Está diseñado más para aquellos que venden productos que servicios, pero las opciones de facturación personalizada pueden adaptarse a ambos.
Al comparar sus necesidades con lo que estas plataformas pueden proporcionar, podrá determinar qué opción de contabilidad y finanzas puede funcionar mejor para usted.
