“La productividad es una forma de éxito”, dicen la mayoría de los libros y cursos sobre el espíritu empresarial. Esta declaración se convierte en un lema para aquellos que están dispuestos a mejorar las habilidades de administración del tiempo: cuanto más trabajas y más proyectos tienes, más dinero y más éxito obtienes.
En otras palabras, intentas apoderarte de lo incansable.
Un día, cuando tenga un sitio web comercial, un blog, reputación, seguidores en las redes sociales y docenas de tareas importantes para completar, comprenderá que no puede simplemente despertarse y comenzar a trabajar.
Necesita técnicas eficaces de gestión del tiempo. Y un plan.
Las habilidades estelares de gestión del tiempo son las que hacen que el trabajo remoto o la gestión empresarial no sean del agrado de todos. Cuando no tiene ninguna motivación externa cuando sobreestima sus habilidades, elimina la posible fuerza mayor, elogia la multitarea y evita delegar, corre el riesgo de fallar el plan una y otra vez.
Entonces, ¿Qué haces?
Domina el arte de la buena gestión del tiempo para trabajar menos pero de forma más eficiente. Para eso, pruebe los siguientes consejos de gestión del tiempo atemporales.
¿Cuáles son las mejores habilidades de gestión del tiempo?
Aquí están mis selecciones para dominar las mejores habilidades de gestión del tiempo.
1. Establezca metas tangibles.
Como autónomo, trabajador remoto o propietario de un negocio, sin duda necesita tener planes para el día. Ayuda a organizar el trabajo, pero hay un pequeño problema: con los planes diarios, sabrá qué hacer; pero no sabrá por qué hacer esto.
Los objetivos abstractos, como ganar más dinero en línea, no funcionan aquí. No puede ser productivo si no comprende a dónde lo lleva esta productividad. Para un trabajo exitoso, practique la planificación a largo plazo y el establecimiento de metas: establezca metas que sean tangibles preguntando dónde quiere estar en un año o cinco, y cómo se relaciona esta meta con lo que hace hoy.
Las metas tangibles le brindan una visión a largo plazo y una motivación a corto plazo para trabajar. Para hacerlos más poderosos, use la técnica conocida como objetivos inteligentes (el acrónimo SMART ):
- Específico (para que pueda ver la dirección a seguir)
- Medible (por lo que podría tener plazos realistas para terminarlos)
- Alcanzable (para que pueda entender que son lo suficientemente realistas como para lograrlo)
- Relevante (para que se alineen con la dirección que desea que tome su carrera)
- De duración determinada (para que pueda establecer una fecha límite para que lo cumplan).
2. Convierta planes en tareas.
De acuerdo, te has fijado metas para uno o dos años. Supongamos que planea publicar un libro o convertirse en uno de los mejores redactores publicitarios independientes de su país. Pero, ¿cuándo y qué vas a hacer para que estos objetivos se materialicen?
Debe convertir esos planes a largo plazo en tareas específicas importantes que completará para lograr el objetivo. Los plazos juegan un papel importante aquí: tiene 52 semanas para implementar un plan anual, así que asigne una tarea relacionada por semana y agréguela a sus listas de tareas pendientes para llegar a tiempo.
Y ciertamente, no ignore las actividades asociadas, si las hay: escriba para los medios, cree una serie de consultas individuales, promueva sus cuentas comerciales, participe en seminarios web, etc.
3. Asignar tiempo para la autoconciencia y la promoción.
Cuando trabajas en varios proyectos y no haces ningún otro plan, te arriesgas a trabajar de 10 a 12 horas al día sin un crecimiento personal y profesional. Es el círculo sin fin sin liberación, pero con niveles de estrés aumentados, agotamiento, procrastinación y productividad cero.
Al planificar su trabajo, tenga en cuenta los siguientes aspectos:
- Su trabajo con los proyectos de los clientes: divídalos en etapas, con puntos de control
- Realización de sus ideas y proyectos propios: trabaje en el sitio web de su empresa, escriba contenido persuasivo para él, participe en conferencias especializadas, escriba artículos para invitados, cree cursos de formación, etc.
- Redes: las redes sociales y el desarrollo de la marca personal son sus instrumentos para la búsqueda de clientes, así que asegúrese de reservar algo de tiempo para ello también.
- Autoinversión: libros, seminarios web, podcasts, boletines informativos educativos, cursos… Toma bastante tiempo, así que planifíquelo en consecuencia.
- “ Llenar el pozo ”: planifique algo de tiempo para recuperarse del trabajo y tener menos estrés: vaya al cine, viaje, pase tiempo con amigos… La mayoría de las veces, los emprendedores son emprendedores; de modo que si no planean descansar un poco de antemano, corren el riesgo de pasar todo el tiempo trabajando. No es lo que necesita para una excelente gestión del tiempo y una mejor productividad.
Y ahora, para la parte más interesante:
¿Cómo compartir el tiempo para todo esto? ¿Y las proporciones?
Depende de su carga de tareas y del orden de su preferencia. La proporción de tiempo no puede ser constante, 80/20 o lo que sea. Cuando tenga muchos clientes y proyectos, planifique menos tiempo para la capacitación y la autopromoción.
Y, sin embargo, ¡hazlo para no desaparecer de la escena mediática! Y viceversa, cuando no haya nuevas tareas en la gestión de proyectos por delante, dirija todos los esfuerzos y el tiempo suficiente para promover sus servicios. Haga un plan y una lista de ideas de antemano.
4. Considere la planificación a corto plazo.
La mayoría de nosotros conocemos el trabajo remoto y el espíritu empresarial como noches de insomnio en proyectos debido a las fechas límite de mañana. Pero no es más que su falta de habilidades en la planificación a corto plazo.
Para evitar las horas pico y las presiones de los plazos que acaban con su productividad, haga lo siguiente:
- Si todos los clientes vienen al mismo tiempo, evalúe y estime el plan de cada proyecto, piense en la priorización y abandone aquellos que no sean su especialidad.
- Si es difícil entender cuánto tiempo necesitará para completar el proyecto, divídalo en etapas y realice todas las modificaciones necesarias en su plan.
- Si hay problemas con la aprobación, las correcciones o cualquier otra fuerza mayor, deje algo de tiempo libre en su calendario para resolverlos y revise las tareas en consecuencia.
- Utilice una poderosa aplicación de programación como Woven para asegurarse de que puede administrar las reuniones de manera efectiva, aumentar la productividad y mejorar sus esfuerzos de colaboración.
5. No planifique todas las tareas para un día.
Este error sigue al mencionado aquí. Cuando no puede estimar sus habilidades y el alcance del trabajo, pero cree que un día es lo suficientemente largo para estar a tiempo con todo, inserta toneladas de tareas en él. No hace falta decir que no puede lidiar con todos ellos de manera eficiente.
Las habilidades de productividad y gestión del tiempo no se tratan de “hacer todo lo posible hoy”. Se trata de establecer prioridades adecuadas y de tener la capacidad de leer la hora.
Planifique una o dos tareas que consuman mucho tiempo y tres o cuatro acuerdos breves por día. Haga lo mismo con su horario semanal, para no entrar en pánico o perder los plazos si no completa todas las tareas diarias a tiempo.
6. Programe sus horas de trabajo.
Trabajar como autónomos y trabajar desde casa es cuestión de libertad de tiempo, ¿verdad?
Sin embargo, sin límites claros, su tiempo de trabajo puede salirse de control. ¿Te gusta empezar a trabajar antes de cepillarte los dientes por la mañana? ¿Qué tal terminar el trabajo en la cama antes de irse a dormir porque su cerebro todavía funciona a una milla por minuto?
Sin programar sus horas, su salud mental y su vida privada podrían verse afectadas, y la procrastinación y el estrés son comunes.
Recuerde algo como “horas de trabajo”. Cree un horario, trabaje un número definido de horas por día y evite gastar su tiempo libre en el trabajo.
No significa que tenga que trabajar de 9 a 5; significa que sabe que trabaja seis horas al día, por ejemplo, y no sacrificará su séptima u octava hora en llamadas telefónicas o incluso en tareas urgentes.
Y nunca trabaje los fines de semana ni tenga al menos un día libre a la semana. Es un día en el que te olvidas de tus habilidades de toma de decisiones comerciales y ni siquiera piensas en algo como “Revisaré el correo electrónico por un segundo”. Por regla general, esos segundos se convierten en horas, volviéndote a pensar en el trabajo y acabando con un ataque de nervios.
7. No intente realizar todas las ideas.
Ni siquiera intentes darte cuenta de todas las ideas que te vienen a la cabeza. Sí, parece improductivo renunciar a tantas cosas creativas que anotó en el cuaderno pero que dejó sin hacer: nuevos cursos, proyectos, actividades, servicios; por lo general, solo el 30-50% de ellos se publican; otros quedan enterrados en corrientes de aire.
Pero esta bien.
Es genial generar toneladas de ideas de negocios y escribirlas para que no las olvide. Pero conviértase en un hábito de evaluar cada idea en una etapa de preparación: cuánto tiempo y esfuerzo necesita para su realización y qué ganancias o beneficios obtendrá después. ¿Vale la pena el juego?
8. Aproveche al máximo la tecnología.
Algunos de nosotros comenzamos creando listas de tareas pendientes en hojas de papel, luego comprendemos que es ineficaz y decidimos que son lo suficientemente disciplinados como para recordar todo sin listas. Está bien si trabaja con un proyecto o no planea nada más que la realización de este proyecto. Para un trabajo productivo en diferentes áreas de la vida, necesita instrumentos. No intentes tenerlo todo en la cabeza.
Siéntase libre de elegir cualquier cosa que lo ayude a organizar el trabajo, cumplir con el horario y seguir el plan: Trello, isoTimer, Toggl, lo que sea. Pero aquí tienes un truco profesional para ti: mezcla algunos instrumentos o cambia el que ya tienes de vez en cuando. Te permite ahorrar tus niveles de energía y evitar alimentarte con una herramienta y perderte en las tareas.
9. No responda a los correos electrónicos de inmediato.
No es necesario hablar sobre distracciones comunes y pérdidas de tiempo como series de televisión o feeds de redes sociales. La mayoría de la gente sabe sobre ellos y sabe cómo manejarlos, pero algunos aún ignoran a ese devorador de tiempo y su asesino de la productividad como reacciones inmediatas a las ofertas de proyectos o preguntas de los clientes.
Los empresarios y los trabajadores remotos son sus propios especialistas en marketing y gerentes de ventas, por lo que intentan estar disponibles en línea todo el tiempo. Messenger, correo electrónico, llamadas telefónicas: la tentación de responder en un guiño es difícil de resistir. Cree que perderá a un cliente o lo ofenderá de todos modos si no responde a su mensaje aquí y ahora; pero no es asi.
Es simple: cuanto más rápido responda, más rápido responderá su cliente. Además, cuantos más correos electrónicos envíe, más recibirá.
Una vez distraído, pierde la concentración en la tarea que tiene entre manos. Tendrás que dedicar tiempo a volver al juego una y otra vez, muchas veces al día.
¿La solución?
Apague los mensajeros cuando empiece a trabajar. Revise los correos electrónicos unas cuantas veces al día como máximo (asigne algo de tiempo entre las tareas principales para este propósito). Usar herramientas de correo electrónico para programar sus publicaciones para que se envíen con retraso.
Si le resulta difícil ignorar las distracciones de otros sitios web, utilice herramientas que bloquearán su acceso a esos recursos.
10. Date el gusto de hacer trampas en las comidas.
Aquellos que están familiarizados con las dietas saludables saben acerca de una comida trampa: un día al mes o a la semana cuando puede comer lo que quiera. Hablando de negocios, el principio de la comida trampa también funciona: ayuda a “llenar tu pozo” (mencionado anteriormente) y respalda el nivel de eficiencia y productividad de tu trabajo.
Las comidas trampa en los negocios no tienen que ver con la comida, sino con una alternativa de tiempo. Puede ser un día para ver la serie, ir de compras, pasear sin objetos por la ciudad, etc. ¡Pero no confunda estos días con su día libre! Solo asegúrese de que su día de “comida trampa” no se alinee con el día de una fecha límite importante y no convierta esos días en su hábito diario.
11. Recuerde desarrollar sus habilidades blandas.
No puede administrar el tiempo y la productividad del trabajo sin administrar su vida en general. El cronograma detallado no lo hará súper organizado y feliz: puede aprender cómo escribir un plan y cómo suavizar su carga de trabajo, pero esta habilidad también requiere el conocimiento de cómo establecer relaciones con los clientes, cómo comprender si es necesario trabajar con esta persona, cómo decirle que no a personas tóxicas, etc.
Como puede ver, las habilidades de un profesional en su nicho van más allá de la gestión del tiempo.
Para evitar errores y organizar su trabajo, debe tomar todas las peculiaridades de su nicho, aprovechar su experiencia y conocimientos, y ser consciente de sus puntos débiles, refinándose a sí mismo. Una vez considerados, estos detalles lo ayudarán a construir un horario de trabajo para tener buenas habilidades de administración del tiempo y una mejor productividad.
- Delegar. El mundo no colapsará si no haces todas las tareas solo.
- Aprenda a decir que no y cree el algoritmo de selección de clientes. Trabaje con proyectos que le interesen y alterne entre proyectos a corto y largo plazo.
- No tenga miedo de subir los precios de sus servicios si vale la pena.
La administración del tiempo no es un cronograma de operaciones o matemáticas, sino creatividad y conciencia que cambian su vida para mejor.
Un especialista que cumpla con los plazos es un activo valioso. Los consumidores incluyen a esas personas en las listas de sus favoritos y las recomiendan con gusto a sus amigos.
Por lo tanto, sus habilidades estelares de gestión del tiempo le permiten tener una gran demanda y ser más caro en el mercado. Más que eso, obtienes una vida más brillante y un recurso de tiempo y esfuerzo para llevarlo al siguiente nivel.
