El software de gestión de procesos empresariales (BPM) crea eficiencias en su negocio al automatizar y gestionar los flujos de trabajo.
Piense en cuántos procesos comerciales hay en una empresa mediana: incorporación de empleados, inteligencia comercial, marketing y CRM, solicitudes de PTO, sistemas ERP, administración de cuentas, facturación, cumplimiento, administración de proyectos, y la lista continúa.
Entonces, ¿cómo se mejoran todos estos procesos?
Para mejorar e integrar sus sistemas de TI, necesita una herramienta BPM.
En esta guía, clasifico, reviso y comparo el mejor software de BPM según el precio, las características, la facilidad de uso, las integraciones, los flujos de trabajo, las personalizaciones y más.
Empecemos.
Descargo de responsabilidad: este artículo contiene enlaces de afiliados por los que puedo recibir una pequeña comisión sin costo para usted. Sin embargo, estas son las herramientas que recomiendo totalmente cuando se trata de software BPM. Puede leer mi divulgación completa de afiliados en mi política de privacidad.
¿Cuál es el mejor software de gestión de procesos empresariales (BPM)?
Aquí están mis mejores opciones para el mejor software de BPM:
1. Monday.com.
El mejor software de BPM en general ($ 8 por puesto al mes).
Monday es un software BPM sin código que le permite administrar y automatizar su trabajo. También puede realizar un seguimiento, planificar y entregar el trabajo de su equipo desde un solo panel. Es el mejor BPM para la personalización, que es de vital importancia.
El tablero también le permite monitorear sus datos con diferentes vistas como vista Kanban, vista de mapa, vista de calendario, vista de línea de tiempo, etc.
Así es como se vería su panel de control:
Obtiene cientos de plantillas prediseñadas para crear planes comerciales y de proyectos. Además, la interfaz de arrastrar y soltar facilita la carga, el almacenamiento y el intercambio de archivos. Hay una barra de búsqueda que le permite buscar sus archivos fácilmente usando etiquetas, palabras clave, miembros agregados del equipo, etc.
Además, puede comunicarse con los miembros de su equipo dejando comentarios, adjuntando imágenes, mencionando compañeros de equipo, etc. La plataforma BPM también le permite realizar videoconferencias dentro del tablero de su proyecto.
Además, lo ayuda a obtener una descripción general de su proyecto al proporcionar información sobre su gasto presupuestario, estado del proyecto, flujos de trabajo, etc.
La integración con más de 40 herramientas comerciales también resulta útil para los miembros del equipo de su empresa. Por ejemplo, puede integrar Monday.com con una herramienta de contabilidad para rastrear su factura o sus horas de trabajo.
Puede sincronizar cualquier aplicación de su elección sin salir de su panel de gestión de proyectos.
Además, Monday.com ofrece soporte al cliente 24 horas al día, 7 días a la semana, con un tiempo de respuesta de menos de 60 minutos. También puede asistir a seminarios web, ver tutoriales y encontrar soluciones en su amplia base de conocimientos.
Éstos son algunos de sus pros:
- Compatible con dispositivos iOS y Android.
- Puede automatizar su flujo de trabajo para evitar errores humanos.
- Existen amplias integraciones con varias herramientas comerciales.
- Proporciona un diseño intuitivo para la visualización y optimización de sus flujos de trabajo.
Precios:
Monday.com ofrece cuatro planes de precios:
- Básico:$ 8 por asiento por mes
- Estándar:$ 10 por asiento por mes
- Pro:$ 16 por asiento al mes
- Empresa: basada en cotizaciones
También obtienes una prueba gratuita de 14 días. Todos los planes proporcionan más de 200 plantillas, más de 20 tipos de columnas, formularios para compartir, colaboración en pizarra, etc.
Empiece con Monday.com.
2. Apiano.
Lo mejor para análisis de datos, monitoreo y seguimiento de las demandas del mercado ($ 60 por usuario por mes).
Appian es un software iBPM (gestión inteligente de procesos empresariales) de código bajo que le ayuda a diseñar, ejecutar, gestionar, optimizar y automatizar su flujo de trabajo. También le permite conectar y mejorar el sistema existente, realizar la migración de datos y ver los datos en una única interfaz.
Las capacidades de diseño patentado de Appian significan que usted crea el código una vez y accede a él en cualquier dispositivo de forma nativa, incluyendo web, Mac, PC, iOS, Android, etc. En cierto modo, funciona como una plataforma de código junto con una suite de gestión de procesos empresariales. Simplemente diseñe para cualquier persona, y su software lo ayudará a ejecutarlo en cualquier plataforma.
También obtiene acceso a datos de diferentes fuentes en un solo lugar y toma medidas en cada fuente de datos desde un único panel de Appian.
Le ayuda a crear soluciones basadas en procesos con funcionalidad de arrastrar y soltar e integrar el proceso en aplicaciones existentes. La capacidad de rastrear y analizar las demandas del mercado también es útil para crear un proceso comercial basado en datos.
Además, obtiene numerosas funciones de administración de procesos para monitorear los procesos en vuelo, reasignar tareas y ver el rendimiento en tiempo real. La función de enrutamiento basado en habilidades le ayuda a asignar la tarea correcta a un trabajador adecuado.
También realiza análisis de historial y análisis predictivo para identificar problemas y resolverlos antes de que ocurran.
Las integraciones con herramientas comerciales como Google AI, Azure, AWS, etc., lo ayudan a realizar más actividades comerciales desde una única plataforma. Otras integraciones destacadas incluyen Oracle, Blue Prism. Salesforce, SAP, DocuSign, código cero y más.
Aquí hay una descripción general rápida de algunas de sus características importantes:
- Desarrollo de código bajo.
- Desarrollo de UI de arrastrar y soltar.
- Análisis e informes para crear procesos comerciales precisos.
- Utilice IU predefinidas en sus códigos y programas para ahorrar tiempo.
- Automatice su flujo de trabajo y tareas sin API.
- IA incorporada con tecnología de Google.
- La aplicación móvil de desarrollo de aplicaciones y software de Appian realiza pruebas en tiempo real de sus códigos.
Precios:
- Gratis:$ 0 / mes
- Estándar:$ 60 por usuario por mes
- Tarifa plana: cotización personalizada
- Empresa: presupuesto personalizado
3. IBM Blueworks Live.
Ideal para grandes empresas ($ 53 por usuario al mes).
IBM Blueworks Live es un software de gestión de flujo de trabajo basado en la nube que le ayuda a crear y mejorar los procesos empresariales a través de la asignación de procesos. Le ayuda a representar visualmente sus procesos comerciales, asignar propietarios a diferentes carriles, incluir detalles en los pasos del proceso y más.
IBM proporciona la funcionalidad de arrastrar y soltar para ayudarlo a mapear sus proyectos y tareas fácilmente. También tiene acceso a más de 200 proyectos comerciales y plantillas de flujo de trabajo que puede personalizar de la forma que desee.
También puede invitar a sus compañeros de equipo o incluso a personas externas a editar y revisar mapas de procesos desde el panel de Blueworks. Te permite colaborar con tu equipo en tiempo real y trabajar simultáneamente en un espacio de trabajo compartido. Y puede controlar todo y asignar permisos y trabajar a los miembros adecuados.
Dado que es una plataforma basada en la nube, puede acceder a su trabajo desde cualquier lugar y en cualquier momento. Y no necesita descargar nada, simplemente acceda a todo en la nube.
Precios:
IBM Blueworks Live ofrece tres planes de precios:
- Nube: desde $53 por usuario al mes
- Privado: basado en cotizaciones
- Federal: basado en cotizaciones
También obtiene una prueba gratuita de 30 días que brinda acceso a todas las funciones y le permite invitar a un número ilimitado de compañeros de trabajo a colaborar. Además, IBM proporciona una gran cantidad de ayuda en línea y tutoriales para ayudarlo a comenzar.
4. Kissflow.
Lo mejor para la colaboración en equipo ($ 390 por mes).
Kissflow es un software de BPM que lo ayuda a trazar sus procesos comerciales para visualizar proyectos y minimizar las tareas manuales. También lo ayuda a optimizar, rastrear, administrar su trabajo, crear aplicaciones, personalizar formularios, etc.
Kissflow viene con un tablero personalizable que lo ayuda a diseñar la ruta de su proyecto con un proceso visual, sin ningún requisito de codificación. También hay una función de “Auditoría de procesos” que proporciona pruebas digitales e imprimibles para los pasos de los procesos.
El tablero también brinda acceso a funciones de informes que le permiten ver KPI, configurar informes ad-hoc, exportar datos, analizar datos, etc. También puede acceder a todos los análisis y datos en tiempo real. Además, incluso puede transformar su tablero en varias vistas de lista, vista de matriz o vista kanban.
Kissflow también es un software BPM amigable para el equipo que le permite asignar el control a sus compañeros de equipo para diferentes procesos. Puede distribuir diferentes roles y naturaleza para diferentes tareas y procesos. Compartir proyectos, planes, archivos y documentos en un centro central también es bastante simple. También envía alertas justo antes de la fecha de vencimiento y envía otras notificaciones importantes.
Además, también puede realizar la gestión de casos con Kissflow. Le permite realizar acciones como asignar tickets, rastrear soluciones, reportar incidentes, etc.
Precios:
Kissflow ofrece tres planes de precios:
- Motor de arranque:$ 390 por mes
- Pro:$ 690 por mes
- Enterprise:$ 1500 por mes
Todos los planes vienen con una prueba gratuita, 40 horas de asistencia de configuración gratuita y un generador de procesos de arrastrar y soltar. Otras características estándar incluyen enrutamiento de flujo de trabajo basado en reglas, 22 tipos de campos personalizados, seguimiento del progreso del trabajo, integraciones entre procesos, etc.
5. Nintex.
Lo mejor para el mapeo de procesos comerciales ($ 950 por mes).
Nintex es un software BPM de código bajo que planifica, mapea y administra visualmente sus procesos comerciales. También ofrece automatización del flujo de trabajo, formularios digitales y automatización de procesos robóticos para numerosas industrias y departamentos comerciales.
También puede personalizar su panel y marcar todos los procesos y tareas relevantes. La colaboración en toda la empresa y la retroalimentación en tiempo real también lo ayudan a optimizar su proceso comercial.
También le permite diseñar mapas para sus procesos para impulsar la gestión continua de procesos. Ahora, no necesita papel para los formularios, ya que Nintex captura toda su información y formularios de forma virtual.
También ofrece opciones para configurar rápidamente las partes interesadas y aprobar los cambios realizados con un solo clic. También puede establecer la firma obligatoria y las notificaciones directamente desde el panel de control.
Además, aprovecha la tecnología RPA (Robotic Process Automation) para automatizar el trabajo repetitivo, para la gestión de documentos, generar documentos automáticamente y más.
El software BPM también genera resúmenes del estado del proceso en tiempo real con estadísticas de participación del equipo y monitorea el progreso mediante la visualización de datos.
También se integra con todas las aplicaciones empresariales destacadas como Adobe, Sharepoint, Box, Salesforce, Microsoft Office 365 y más.
Además, Nintex viene con una suite de BPM completa y ofrece subproductos como análisis de Nintex, estudio de aplicaciones Nintex y más.
Precios:
Nintex ofrece dos planes de precios:
- Nintex Promapp Standard:$ 950 por mes
- Nintex Promapp Enterprise:$ 1350 por mes
Ambos planes incluyen mapeo y gestión de procesos, comentarios y colaboración, paneles personalizados y más.
6. ProcessMaker.
Ideal para empresas medianas y grandes ($ 1495 por mes).
ProcessMaker es un software BPM de código bajo que lo ayuda a diseñar y automatizar los flujos de trabajo, formularios y procesos comerciales. Ofrece un generador y modelador de arrastrar y soltar para diseñar su ruta de tarea y proyecto, puntos de decisión, formularios y más. También puede agregar sus formularios, usuarios comerciales, conectores de datos al flujo de trabajo para una mejor colaboración.
La automatización de procesos y flujos de trabajo lo ayuda a eliminar tareas manuales, cuellos de botella, silos de datos y más. También puede usarlo para crear formularios y mostrar pantallas, y usarlos para capturar datos y diseñar pantallas de aprobación para los gerentes.
Además, se sincroniza con su bandeja de entrada de correo electrónico o Slack, por lo que puede realizar acciones como aprobar o rechazar solicitudes directamente.
Además, ProcessMaker le permite monitorear los datos de los procesos directamente desde su panel de control que cumple con los acuerdos de nivel de servicio (SLA). También le ayuda a crear gráficos e informes con todo tipo de información relacionada con el negocio y compartirlos con todo su equipo.
También proporciona un ‘Scripting Engine’ que le permite escribir scripts personalizados en lenguajes de programación como Java, Javascript, C #, R, PHP, Lua, etc.
Además, ProcessMaker viene con un motor de validación de procesos para la validación visual de errores del proceso y la verificación de sintaxis BPMN.
Precios:
ProcessMaker ofrece tres planes de precios:
- Estándar:$ 1495 por mes
- Enterprise:$ 2479 por mes
- Personalizado: basado en cotizaciones
También puede solicitar una demostración gratuita para probar cualquiera de los planes que desee.
7. Process Street.
Ideal para organizaciones pequeñas y medianas ($ 12.50 por mes).
Process Street es un software de BPM que lo ayuda a administrar las listas de verificación y los procedimientos recurrentes de su equipo. También es útil para asignar tareas a los miembros de su equipo, configuración de nuevos clientes, incorporación de empleados, seguimiento de tareas diarias y semanales, etc.
La sencilla interfaz ofrece atajos de teclado y funcionalidad de arrastrar y soltar para crear documentos rápidamente. A continuación, cree y asigne flujos de trabajo de listas de verificación a su equipo y realice un seguimiento del progreso de las diferentes tareas. También envía notificaciones automáticas a todo su equipo cada vez que finaliza cada tarea.
Process Street también le ayuda a optimizar los procesos que requieren autorización de terceros. Le permite aprobaciones de una sola etapa, secuenciales y de múltiples etapas.
Además, la integración de Process Street con Zapier lo ayuda a conectarse con más de 1000 aplicaciones comerciales. También puede agregar videos, imágenes y otros archivos para comunicarse con su equipo.
Además, hay una función de seguimiento de auditoría y alimentación de actividades que le permite ver quién hizo qué y cuándo.
Process Street también ofrece muchas funciones para la colaboración en equipo y la gestión de múltiples equipos y organizaciones. Puede compartir listas de verificación con su equipo, realizar un seguimiento del progreso en las listas de verificación, mantener conversaciones, asignar tareas a miembros específicos, etc.
El software BPM también proporciona acceso ilimitado a la API, un amplio soporte al cliente a través de correo electrónico y chat en vivo, y capacitación y consulta de estrategia.
Precios:
Process Street ofrece tres planes de precios:
- Básico:$ 12.50 / usuario / mes
- Estándar:$ 25 / usuario / mes
- Empresa: precios personalizados
Todos los planes ofrecen una prueba de 14 días con funciones estándar.
¿Qué es el software BPM?
El software Business Process Management (BPM) es una herramienta de automatización de procesos que ayuda a las empresas a mapear sus tareas y procesos comerciales. Ayuda a identificar y eliminar obstáculos, mejorar la eficiencia en toda la organización y aumentar la productividad.
Un software de BPM ayuda a los empleados a posicionar los procesos comerciales con los entregables de la empresa y los indicadores clave de rendimiento para agregar valor a los clientes finales.
Monday.com, Kissflow, Process Street y Appian son algunas de las mejores herramientas de BPM del mercado.
Esta automatización de BPM da como resultado 3 veces más conversión de clientes potenciales en ventas. Además, las investigaciones muestran que la automatización puede aumentar la productividad empresarial en más del 14% y reducir los costos generales en un 12%.
¿Qué funciones necesita en el software BPM?
Cada negocio tiene diferentes entregables. Y también habrá variaciones con respecto a la industria, el sector y la propiedad. Sin embargo, hay algunas cualidades del software BPM que son indispensables independientemente de la industria.
Aquí hay una lista de algunas de las funciones que puede necesitar en una herramienta BPM:
1. Integraciones de terceros.
Un software BPM con amplias integraciones de terceros le permite aprovechar múltiples aplicaciones desde un solo software. Además, mantiene su sistema liviano y mejora la funcionalidad sin la necesidad de subcontratar el desarrollo de software.
Es una gran idea optar por una herramienta BPM que se integre con aplicaciones comerciales como Mailchimp, Facebook, Shopify, Slack, JIRA, Github, Trello, Dropbox, etc.
2. Escalabilidad.
Un software de BPM debe ser altamente escalable, ya que cada negocio tiene como objetivo crecer, obtener más ingresos y mejorar la rentabilidad.
Necesita software BPM que pueda escalar de acuerdo con el tamaño y las necesidades de su organización en crecimiento. La escalabilidad también es deseable, ya que cambiar una herramienta a mitad de camino puede requerir mucho tiempo y dinero.
3. Panel de control fácil de usar.
Para aprovechar todos los beneficios del software BPM, debería poder adoptarlo sin excepción en toda la organización. Por lo tanto, el software BPM debe ser fácil de usar. Es muy deseable una interfaz de usuario sencilla e intuitiva.
También debería ofrecer funciones como diagramas y formularios de Gantt con un solo clic, listas de tareas, calendarios, flujos de trabajo compartidos y plantillas de proceso integradas. También debería facilitar a los usuarios la redirección entre tableros Kanban y al mismo tiempo acceder a las vistas tradicionales.
4. Precios.
El presupuesto es una preocupación para todas las empresas, sin importar cuán grandes o pequeñas sean. Si bien las grandes empresas pueden darse el lujo de derrochar, las empresas más pequeñas y las nuevas empresas no pueden darse ese lujo.
También es difícil medir la usabilidad de una herramienta BPM dentro de un entorno empresarial sin usarla de primera mano.
Es por eso que una empresa debe considerar aspectos como:
- Períodos de prueba gratuitos
- Precios y funciones disponibles
- Periodos de validez del plan
- Cargos por renovacion
Por ejemplo, Monday.com ofrece una prueba gratuita de 14 días para que los clientes tomen una decisión de compra informada.
5. Tiempo de actividad.
Con un número máximo de empresas operando a escala global, no hay lugar para el tiempo de inactividad del software. Para garantizar la continuidad de los procesos comerciales las 24 horas del día, los 7 días de la semana, los empleados trabajan en diferentes geografías las 24 horas del día.
Hoy en día, las empresas apuntan a un tiempo de actividad del 100%. Si bien eso no siempre es posible, líderes como Monday.com y Appian garantizan un tiempo de actividad del 99,9%.
6. Servicio al cliente.
Cuando se trata de la gestión de procesos comerciales, es indispensable un excelente servicio al cliente. Es posible que los empleados de la empresa no puedan resolver eficazmente los problemas de software y que la productividad empresarial se vea obstaculizada.
Es posible que desee elegir una herramienta que ofrezca soporte al cliente 24 horas al día, 7 días a la semana, por teléfono, chat en vivo y correo electrónico.
También es posible que desee considerar otras características estándar como el modelado de arquitectura empresarial, el modelado de procesos y formularios, la integración de la gestión de proyectos, el análisis de datos, las características de colaboración social, etc.
¿Cómo se usa el software BPM?
La mayoría de las plataformas de BPM en esta lista vienen con un panel intuitivo y fácil de usar que realiza acciones similares.
Aquí, estoy usando Monday.com para demostrar todas las funciones esenciales de BPM.
Paso # 1 Regístrese o inicie sesión.
En primer lugar, tendrá que elegir y comprar un plan que se adapte mejor a los requisitos de su negocio. Después de eso, inicie sesión en su cuenta y familiarícese con su panel de control.
Paso # 2 Cree las juntas directivas de proyectos.
La mayoría de las plataformas de BPM comienzan pidiéndole que cree juntas de gestión de proyectos. Un tablero muestra el resumen de los KPI de su proyecto, los criterios que ha cumplido, los hitos que debe alcanzar y el estado general de sus compañeros de trabajo.
Haga clic en la opción ‘Agregar’ en el lado izquierdo y haga clic en la opción ‘Nuevo desde plantilla’. Puede elegir cualquier plantilla para su tablero haciendo clic en la opción ‘Ver más plantillas’.
Cada plantilla se centra en diferentes KPI, por lo que puede decidir qué es lo mejor para usted. Además, las plantillas son altamente personalizables para que pueda modificarlas según sus necesidades.
Una vez que seleccione una plantilla, haga clic en el botón ‘Usar’.
Paso # 3 Establezca la opción de visibilidad.
A continuación, aparecerá el cuadro ‘crear tablero’. Aquí, puede elegir la visibilidad del tablero en función de varios factores, a saber:
- Principal: visible para todos los miembros de su equipo.
- Privado: visible solo para el creador (usted, en este caso) y todas las personas a las que proporciona acceso.
- Compartible: puede compartir este tablero con cualquier persona que desee fuera de la empresa.
Paso # 4 Navegación por el tablero.
Después de seleccionar la visibilidad, haga clic en el botón ‘Crear tablero’.
La junta de gestión de procesos final se mostrará así:
El tablero le permite hacer clic en elementos, reemplazar o editar textos, usar su editor intuitivo de arrastrar y soltar para mover cosas y desplazarse sobre un ícono para descubrir qué significa. También puede dividir el proyecto en pequeñas tareas rastreables y asignarlas a diferentes miembros de su equipo.
También puede organizar las tareas en grupos y categorizarlas por semanas, fases, meses, etc.
Paso # 5 Edite el tablero.
Edite el tablero y agregue los KPI que desea rastrear. También puede eliminar los que no son importantes.
También puede agregar, cambiar, duplicar, redimensionar, ordenar y arrastrar columnas según sus necesidades.
Una de las principales ventajas es que el software le permite establecer plazos, crear cronogramas y colaborar eficazmente con su equipo.
Paso # 6 Colabore con su equipo.
También puede agregar los miembros del equipo a los que desea delegar las tareas. Después de agregarlos, comience a delegar las tareas a las personas. Cada individuo puede actualizar su estado para que todo el equipo lo vea, observe y planifique.
Esta función permite el seguimiento de tareas sobre la marcha. Por último, también puede generar informes individuales y compartir archivos de progreso entre miembros agregados.
Resumen ejecutivo.
Esa era mi lista del mejor software de gestión de procesos empresariales. Todas estas soluciones BPM lo ayudarán a construir, administrar y optimizar sus procesos comerciales y flujos de trabajo. Dicho esto, todos ellos tienen su propio conjunto único de características y planes de precios.
Al final, tendrá que tomar una decisión informada en función de los requisitos de su negocio, la experiencia, el presupuesto y el tamaño del equipo.
Por ejemplo, ProcessMaker parece una opción adecuada para las pequeñas y medianas empresas debido a su bajo costo. También debe tener en cuenta el hecho de que ofrece todas las funciones de BPM que pueda necesitar. Por otro lado, ProcessMaker y Nintex son más adecuados para grandes empresas.
Con todo, recomendaría Monday.com. Es considerablemente asequible y ofrece funciones impresionantes como un panel de control de arrastrar y soltar, gestión del flujo de trabajo, automatización del flujo de trabajo, diferentes vistas del panel (kanban, mapa, calendario y línea de tiempo) y muchas más funciones de gestión de proyectos.
Asegúrese de revisar todas las herramientas detenidamente antes de hacer su elección final.
