Con un aumento en el distanciamiento social, la planificación de eventos está en declive temporal. Sin embargo, con el auge del software de gestión de eventos, las empresas y las personas pueden ejecutar eventos virtuales más fácilmente que nunca. Y los eventos en persona volverán.
De hecho, la Oficina de Trabajo y Estadísticas aún afirma que la industria de la gestión de eventos verá una tasa de crecimiento interanual del 7% de 2018 a 2028.
La gestión de eventos es un término amplio que abarca la gestión, ejecución y gestión de proyectos de un extremo a otro de eventos virtuales y en persona, como conferencias, convenciones, reuniones virtuales, seminarios web en línea y más.
Sin embargo, con tantas herramientas de gestión de eventos disponibles, debe elegir la mejor en función de las necesidades de su evento.
Investigué, clasifiqué y revisé el mejor software de gestión de eventos para ayudarlo a ahorrar tiempo, administrar el ciclo de vida de su experiencia de eventos y realizar un seguimiento de sus eventos futuros desde un solo panel.
Empecemos.
¿Cuál es el mejor software de gestión de eventos?
Aquí están mis mejores selecciones para el mejor software de gestión de eventos para probar este año.
1. Eventbrite.
Eventbrite te permite explorar, crear y promocionar eventos locales. En general, proporciona soluciones integrales de gestión de eventos, desde el registro de eventos hasta la aceptación de pagos.
Características principales:
- Escaneo de códigos de barras: la herramienta permite a los administradores de eventos registrar a los asistentes con su escaneo de códigos de barras simple pero poderoso.
- Análisis de datos: tiene un módulo de análisis de datos para analizar datos de eventos como ventas brutas y ventas netas para varias ventas de boletos y generar información procesable.
- Panel de control completo de eventos: el panel ofrece una descripción completa de las ventas a lo largo del tiempo y las entradas vendidas.
- Correos electrónicos de recordatorio automatizados: envía renos automáticos cada 48 horas antes del evento de forma predeterminada.
Pros:
- No hay ningún costo por utilizar esta herramienta SaaS para eventos gratuitos.
- Puede seleccionar personalmente el correo de recordatorio automático.
- Le permite crear encuestas en línea y sondeos de audiencia para los perfiles de los oradores.
- Proporciona integración con pasarelas de pago de terceros como PayPal.
- Ofrece amplias integraciones con herramientas como MailChimp, Dropbox, Twitter, Facebook, Salesforce y más.
- Cuentan con una aplicación de eventos móvil.
Contras:
- La herramienta podría ser más personalizable.
- No hay una sección separada para las opciones de tickets en el tablero.
Precios:
Hay tres planes, ‘Essentials’, ‘Professional’ y ‘Premium’. La tarifa por boleto pagado para los dos primeros es$ 0.79 + 2%,$ 1.59 + 3.5% respectivamente. El plan Premium ofrece precios basados en cotizaciones.
2. Wrike.
Wrike es una aplicación de eventos y proyectos en línea que te brinda visibilidad y control completos de tus tareas. También permite una mejor colaboración y comunicación con su equipo. Además, actualmente atiende a más de 20.000 clientes en todo el mundo.
Características principales:
- Gestión de recursos: la herramienta permite un seguimiento rápido de los recursos, lo que permite una asignación óptima para obtener los mejores resultados.
- Amplia integración: Wrike ofrece integraciones de terceros con herramientas comerciales como JIRA, GitHub, Adobe, Creative Cloud y más. Le permite realizar múltiples funciones desde una sola plataforma.
- Amplia gama de plantillas: una amplia gama de plantillas fomenta la personalización y la flexibilidad.
Pros:
- La herramienta ofrece un panel completo para ayudarlo con el seguimiento del proyecto en tiempo real.
- Proporciona múltiples puntos de vista del mismo evento con diagramas, listas, tableros y tablas de Gantt
- La herramienta puede priorizar tareas, ofrecer administración de tareas y administración de carga de trabajo.
- Proporciona análisis de datos para brindarle una visión detallada de todas sus actividades de gestión de eventos.
- También ofrece un plan gratuito para funciones esenciales
Contras:
- La integración de Zapier y la interfaz de usuario deben mejorar
- No siempre realiza un seguimiento de las tareas no asignadas
Precios:
Además del plan gratuito, hay tres planes de pago, a saber, Professional, “Business” y “Enterprise”. Los dos primeros planes cuestan$ 9.80 y$ 24.80 por usuario por mes, respectivamente. El último plan ofrece precios personalizados.
3. Eventzilla.
Eventzilla es una plataforma de gestión de eventos todo en uno para eventos presenciales y virtuales. Le ayuda a administrar casi todo lo relacionado con la gestión de eventos, incluidos registros, promociones, registros y más.
Características principales:
- Integraciones extensas: la herramienta ofrece integraciones con más de 1000 aplicaciones, lo que brinda una experiencia de gestión de eventos perfecta.
- Generador de programación de eventos de múltiples pistas: la herramienta tiene un generador de programación flexible con soporte para múltiples pistas y sesiones paralelas.
- Pago sin interrupciones y seguro: proporciona un proceso de registro sencillo para sus clientes, lo que conduce a una mejor tasa de conversión.
- Análisis de datos: ofrece un panel procesable, opción de exportación con un solo clic para todos los datos de los asistentes. Además, ayuda en la creación de informes y análisis personalizados con Google para rastrear ventas, visitas y referencias.
Pros:
- La herramienta ofrece soporte al cliente 24 * 7
- Ofrece procesos de registro y pago sin inconvenientes
- Admite una variedad de opciones de pago como tarjetas de crédito / débito, factura, efectivo y transferencia bancaria
- Le permite crear una campaña de marketing por correo electrónico altamente personalizada
- La herramienta le permite incrustar su widget de registro en cualquier lugar de su sitio web fácilmente
- El plan ‘prepago’ tiene un período de prueba gratuito de 14 días
Contras:
- El editor de texto necesita mejoras
- El servicio al cliente podría ser más rápido
- La interfaz de pago podría mejorarse
Precios:
Hay tres planes, a saber, el ‘Básico’, ‘Pro’ y ‘Prepago’. Los dos primeros planes tienen un costo de $1.25 y$ 1.50 (más 1.9%) por registro, respectivamente. El último plan cuesta $2 por registro.
4. RSVPify.
RSVPify es una aplicación de gestión de eventos y un sitio web de RSVP potente y gratuito. Le permite diseñar rápida y flexiblemente RSVP altamente personalizable para cualquier tipo de evento.
Características principales:
- Administración de listas de invitados: la herramienta ayuda a agrupar, rastrear y administrar las listas de invitados.
- Panel de control de eventos todo en uno: proporciona una fuente única para obtener detalles sobre quiénes asisten a sus eventos y sus preferencias.
- Creador de gráficos de asientos: esta función ayuda a los administradores de eventos a utilizar el creador de gráficos de asientos de arrastrar y soltar que viene integrado con la lista de invitados.
- Códigos QR personalizados: puede agregar códigos QR personalizados y agilizar el proceso de asistencia.
Pros:
- RSVPify es una herramienta de gestión de eventos altamente personalizable
- Le facilita la inserción y el envío de mensajes de bienvenida personalizados a sus clientes potenciales.
- Le permite importar y exportar documentos en varios formatos fácilmente
- La herramienta ofrece opciones de menú integradas, invitaciones digitales, creación de puertas de edad y envíos masivos de correo electrónico.
- Permite la fácil inclusión de videos sin marca y sin publicidad en su evento.
- Viene con un plan freemium de por vida
Contras:
- Configurar invitaciones por correo electrónico no es fácil
Precios:
Ofrece un plan freemium para funciones básicas. Aparte de eso, ofrece dos planes pagados, a partir de $29. Para eventos que venden boletos, el precio por boleto es$.90 (más 1.95%).
5. Asiento triple.
Tripleseat es una plataforma de gestión de eventos dirigida a restaurantes, hoteles y otros lugares únicos. Ayuda a agilizar el proceso de planificación, lo que lleva a un aumento en las ventas de eventos. Además, le permite tomar decisiones inteligentes y evitar la molestia de planificar todo con lápiz y papel.
Características principales:
- Tablero de inteligencia empresarial: le permite realizar un seguimiento de los eventos y los ingresos por estado, obtener los ingresos del embudo de eventos y los clientes potenciales por fuente, analizarlos y generar inteligencia empresarial procesable.
- SmartSuite: le ofrece un conjunto de herramientas para entregar propuestas profesionales de marca y pedidos de eventos de forma rápida y sencilla. Además, le ayuda a capturar y responder a clientes potenciales.
- Integración extensa: la herramienta ofrece una integración holística con una gran cantidad de aplicaciones como software de hospitalidad, herramientas de marketing por correo electrónico, redes sociales, procesadores de tarjetas de crédito y más.
Pros:
- La herramienta tiene funcionalidad de firma electrónica y permite la gestión de múltiples tareas en la misma plataforma.
- Permite a los administradores de eventos crear documentos de eventos altamente personalizados.
- Permite varias vías de obtención de clientes potenciales, como redes sociales, páginas web existentes, directorios telefónicos y lugares.
- La herramienta permite la comunicación entre usted y sus clientes, ayudando a resolver problemas en tiempo real.
- También puede realizar un seguimiento de sus pagos en tiempo real a través de notificaciones automáticas
Contras:
- No hay plan freemium
- La atención al cliente podría mejorarse
Precios:
La herramienta ofrece precios personalizados. Debe comunicarse con uno de sus representantes de ventas para obtener más información.
6. Everwall.
Everwall le ayuda a incorporar campañas de redes sociales con su proceso de gestión de eventos. Con sus actualizaciones en tiempo real, nunca tendrá que hacer esperar a sus clientes. Además, no tiene que instalarlo en su sistema ni pasar por otras molestias.
Características principales:
- Tablas de clasificación: le permite ver los principales usuarios de Twitter clasificados por participación, la cantidad de veces que mencionan sus palabras clave rastreadas o cuántos seguidores tienen.
- Sondeo: la herramienta permite a sus asistentes votar a través de Twitter e Instagram y ver resultados en tiempo real en su muro.
- Filtrado avanzado: puede bloquear publicaciones automáticamente con el filtro de blasfemias, el filtro de temas de tendencia y varios otros en múltiples plataformas.
Pros:
- La herramienta rastrea todos sus datos como volumen, alcance único, alcance total y más
- Viene con un constructor de muro social incorporado, donde solo tiene que copiar y pegar el código para incrustar los íconos de las redes sociales y diseñarlos exactamente como lo desee.
- Un equipo de moderadores dedicados monitorea su muro antes de aplicar los filtros automatizados
- Ofrece una amplia gama de diseños y opciones de distribución.
- Viene con poderosas herramientas de análisis de datos que realizan un seguimiento de todas sus actividades en tiempo real
Contras:
- El plan de ‘autoservicio’ ofrece solo una prueba gratuita de 3 horas
- No ofrece ninguna versión freemium
Precios:
Everwall ofrece dos planes de precios. El plan de ‘autoservicio’ cuesta $39 por día de evento y el plan de ‘servicio completo’ cuesta $299 por día de evento.
7. Lunes.
Monday es una plataforma visual que ayuda con la gestión de eventos de un extremo a otro. Realiza actividades como reserva de lugares, venta de entradas para eventos, seguimiento de asistencia, planificación presupuestaria y gestión. Además, le ayuda a gestionar varios eventos a través de un único panel.
Características principales:
- Análisis de datos: la herramienta ofrece análisis de datos en profundidad para aprovechar sus KPI y métricas y generar información procesable.
- Amplia integración: se integra ampliamente con aplicaciones de terceros, incluidos Dropbox, Zapier, Google Drive y más.
- Lista de verificación del evento: puede crear listas de verificación detalladas para rastrear métricas individuales como fechas, registro, oradores invitados al evento, voluntarios, etc.
- Tablas de tablero: utilice las tablas de tablero integradas para administrar todos sus proyectos y flujos de trabajo visualmente desde un solo tablero.
Pros:
- La herramienta permite la automatización del flujo de trabajo sin código
- Proporciona una prueba gratuita para que pueda probar el producto antes de realizar la compra.
- Permite una colaboración fluida entre empleados
- Puede recibir notificaciones por correo electrónico y realizar asignaciones de recursos en tiempo real
- Ofrece una amplia gama de atractivas plantillas.
- Puede aprovechar el editor de arrastrar y soltar
Contras:
- Las opciones para integraciones no son tan amplias
Precios:
Monday ofrece cuatro planes pagados. Los planes son ‘Básico’, ‘Estándar’, ‘Pro’ y ‘Enterprise’. Los primeros tres planes comienzan desde $39,$ 49 y$ 79 por mes, respectivamente. El plan ‘Enterprise’ ofrece precios personalizados.
8. Fonteva.
Fonteva es uno de los mejores software de planificación de eventos disponibles. Fonteva transfiere toda la información relacionada con los eventos a Salesforce, donde puede realizar un seguimiento de cada evento fácilmente. Cubre más de 100 países y atiende a más de 90 millones de clientes. Además, es más adecuado para asociaciones comerciales, sociedades profesionales y empresas de gestión de asociaciones.
Características principales:
- Seguimiento de transacciones importantes: la herramienta puede realizar un seguimiento de transacciones en tiempo real, como el efectivo disponible, el monto a pagar y el monto a cobrar.
- Gestión financiera y de recaudación de fondos: Fonteva ofrece una plataforma todo en uno para el análisis financiero, la gestión de la entrada y salida de fondos y la asignación de recursos.
- Marketing por correo electrónico: dado que proporciona integración con Salesforce, proporciona soluciones de marketing por correo electrónico de alta gama.
- Gestión de credenciales: permite una amplia gestión de credenciales para una mayor visibilidad, ayudándole a destacar.
Pros:
- La herramienta puede proporcionar un sitio web integral y una gestión de comités.
- Es un software muy fácil de usar y flexible.
- La integración con Salesforce permite CRM empresariales en una única plataforma
- La herramienta ofrece portales específicos para miembros.
- Proporciona un amplio soporte al cliente
- Dado que se basa en un navegador, no es necesario que lo descargue ni lo instale en su sistema.
- El software se actualiza periódicamente
Contras:
- No ofrece una versión gratuita ni un período de prueba gratuito.
- Los planes de precios son un poco caros
- El proceso de registro también es un poco tedioso
Precios:
El precio comienza en$ 175 por mes por usuario.
9. Caterease.
Caterease es un famoso software de eventos y catering para organizadores de eventos. Le ayuda a ahorrar mucho tiempo al reservar eventos en minutos y administrar todos los detalles de esos eventos.
Características principales:
- Impresión personalizada de eventos: esta herramienta le permite crear cualquier número de impresiones de eventos de la parte delantera o trasera de la casa con diseños atractivos y de diseño profesional.
- Seguimiento de métricas comerciales: viene equipado con informes flexibles de acceso rápido y herramientas de consulta totalmente personalizables que le permiten realizar un seguimiento de todos los aspectos de su negocio de forma virtual.
- Aplicación móvil gratuita: también ofrece una aplicación móvil totalmente gratuita que permite a los usuarios revisar los detalles del evento.
Pros:
- Viene con una función de arrastrar y soltar para ofrecer una fácil personalización
- La herramienta tiene asistentes de reserva personalizables para que el proceso de reserva sea eficiente.
- Puede crear recordatorios emergentes y notas del historial con marca de tiempo
- Cree listas de equipos personalizadas que se recuperen y cuantifiquen automáticamente
- Proporciona potentes herramientas de gestión de cuentas integradas para revisar el historial del cliente, registrar la correspondencia, programar recordatorios y desarrollar clientes potenciales.
- Formularios de registro fáciles de usar
Contras:
- La herramienta no te permite almacenar contraseñas.
- La interfaz de usuario no es intuitiva
Precios:
Hay tres planes de precios, a saber, “Express”, “Estándar” y “Profesional”. El costo es de $68,$ 100 y$ 132 por mes, respectivamente.
10. Momice.
Momice es un software de eventos profesional todo en uno diseñado para alinearse con el estilo de cada tipo de evento. Le permite presentar a su visitante una experiencia excelente mientras ahorra tiempo y comete menos errores.
Características principales:
- Cumplimiento de GDPR: la herramienta garantiza la integridad de los datos del cliente al ofrecer cumplimiento de GDPR.
- Registro automático de eventos: permite el registro automático para talleres, invitados adicionales y listas de espera.
- Escaneo de teléfonos inteligentes: puede hacer que sus asistentes se registren sin problemas escaneando boletos electrónicos en teléfonos inteligentes.
- Módulo de administrador de cuentas: puede permitir que otros inviten a sus contactos mientras realiza un seguimiento de todas las invitaciones enviadas.
Pros:
- Puede crear, administrar y vender entradas para todos los eventos.
- Le permite crear listas y tickets separados para diferentes tipos de audiencias.
- Puede medir los niveles de entusiasmo de los asistentes con preguntas cuidadosamente seleccionadas
- Ofrece alta personalización
- Cree fácilmente sus encuestas específicas y ofrezca comunicación en varios idiomas para invitados internacionales
Contras:
- Las revisiones sugieren que algunos asistentes tuvieron problemas para acceder a los sitios web del evento.
- El servicio al cliente podría mejorarse
- No hay ninguna versión gratuita
Precios:
El precio básico es de € 1.995 por año para tres créditos de eventos, cinco usuarios y funciones estándar por un año.
11. Boomset.
Boomset es una solución de gestión de eventos todo en uno que puede ayudarlo a crear eventos atractivos, tanto virtuales como presenciales. Fomenta la sostenibilidad y aumenta el valor en los eventos mediante el uso de tecnología junto con una excelente atención al cliente.
Características principales:
- Impresión de credenciales y pulseras: le permite eliminar retrasos y errores de preimpresión al imprimir credenciales en tiempo real en el registro del evento.
- Reconocimiento facial: la herramienta permite un registro perfecto con reconocimiento facial, lo que garantiza altos estándares de seguridad.
- Sesiones inteligentes: le permite acceder a la información de la sesión con la marca de su evento en tiempo real, lo que lo ayuda a evitar el overbooking.
- Recuperación de clientes potenciales: puede permitir que sus expositores recopilen información digitalmente y generen clientes potenciales en sus eventos.
Pros:
- Viene con quioscos de facturación de autoservicio y gestión RFID
- Le permite realizar un seguimiento de la asistencia y realizar la gestión de sesiones
- Puedes analizar las estadísticas de asistencia
- Permite notificaciones por correo electrónico y mensajes de texto.
- La herramienta ofrece gestión de control de acceso y amplia asistencia al cliente.
Contras:
- No ofrece una prueba gratuita
- No ofrece gestión de redes sociales ni gestión de voluntarios.
- No permite la gestión de presupuestos ni patrocinios.
Precios:
Ofrece cuatro planes pagados, a partir de $200 por año. El cuarto plan es un plan personalizado basado en sus requisitos.
12. Atiende.
Attendify es una gran herramienta que cierra la brecha entre el marketing digital y el marketing de eventos. Además, es una plataforma de tecnología de eventos basada en datos que ayuda a las organizaciones, planificadores y corporaciones a planificar sin problemas sus eventos y generar información a partir de las estadísticas.
Características principales:
- Gestión de asistentes: permite una gestión integral de los asistentes, como redes, actualizaciones en tiempo real, recopilación de comentarios y más.
- Herramientas de ROI: estas herramientas le permiten cuantificar la participación de los asistentes y descubrir y corresponder con su equipo y asistentes.
- Gestión de patrocinio: proporciona herramientas integradas que le permiten realizar un seguimiento y supervisar aspectos en tiempo real como la selección, el seguimiento, la evaluación y la financiación de proyectos.
Pros:
- La función de arrastrar y soltar ofrece una gran flexibilidad
- Puede utilizar funciones como la gestión de insignias, la gestión de clientes, la gestión de listas de invitados y más
- Le permite crear enlaces a las páginas de redes sociales de los asistentes e involucrarlos fácilmente
- Puede crear sitios web altamente personalizados para sus eventos en minutos
- Otras características únicas incluyen una aplicación de registro rápido, una guía de eventos con todas las funciones y más
Contras:
- Es difícil volver a agregar a alguien si lo elimina de la lista de invitados
- No proporciona opciones de transmisión o carga de video
Precios:
Los planes pagados comienzan desde $999 por evento.
13. Regpack.
Regpack es una herramienta de registro en línea que facilita el registro en programas, campamentos de verano, cursos en línea, conferencias y muchos otros eventos.
Características principales:
- Registro integrado: puede permitir que los solicitantes se registren y realicen pagos en su sitio web directamente, sin involucrar a ninguna pasarela de pago de terceros.
- Comunicación automatizada: esta función le permite comunicarse con los solicitantes en una frecuencia predeterminada.
- Integración con herramientas de pago: le permite crear informes de pago personalizados, facturas de pago, realizar facturación automatizada, obtener informes personalizados, garantizar los pagos de los clientes, ofrecer planes de pago y más.
Pros:
- Puede filtrar cualquier dato que necesite con el filtrado dinámico de datos
- La herramienta ofrece una amplia gama de atractivas plantillas prediseñadas.
- Cree y active descuentos automáticamente y ofrezca las mejores ofertas a sus clientes
- Utilice la función de registro grupal para garantizar múltiples registros por parte de una sola persona
- La herramienta permite copias de seguridad invisibles en la nube.
- Es compatible con múltiples dispositivos y sistemas operativos.
Contras:
- No ofrece ninguna prueba gratuita
- La atención al cliente podría mejorarse
- La navegación por la interfaz puede ser difícil
Precios:
Hay cuatro planes, a saber, ‘Starter’, ‘Essential’, ‘Business’ y ‘Enterprise’. Los primeros tres planes cuestan$ 89,$ 134,$ 224 por mes por administrador, respectivamente. El plan Enterprise es un plan de precios personalizado.
14. Integrar eventos.
Integrate Events (anteriormente conocido como Akkroo) es una herramienta fácil de usar que se utiliza para capturar clientes potenciales para eventos. Convierte conversaciones en tiempo real en clientes potenciales calificados, lo que lo ayuda a generar ingresos al conectar eventos con su pila de marketing.
Características principales:
- Múltiples vías de captura de clientes potenciales: esta herramienta lo ayuda a crear formularios personalizables, escanear insignias de eventos y tarjetas de presentación, y cargar listas de contactos existentes.
- Integraciones extensas: proporciona una fácil integración con numerosas aplicaciones, incluidas Zapier, HubSpot, Salesforce, Marketo y más.
- Análisis de datos: tome decisiones informadas midiendo y analizando el rendimiento de los eventos y aumente la responsabilidad hacia las partes interesadas.
Pros:
- Permite escanear la credencial de los asistentes durante los eventos.
- Puede descargar datos de clientes potenciales en formatos Excel / CSV
- Le permite enviar correos electrónicos automáticos a los asistentes antes de los eventos.
- Puede habilitar revisiones de rendimiento e informes holísticos
- La herramienta garantiza que cumple con el RGPD y ofrece la mejor seguridad de su clase.
- Ofrece un panel completo basado en la nube.
- Ofrece soporte al cliente las 24 horas
- Le permite sincronizar clientes potenciales con CRM o software de automatización de marketing automáticamente
Contras:
- No hay ninguna prueba gratuita
- Tiene uno de los planes de precios más caros.
Precios:
Ofrece tres planes pagos, el ‘Pro’, ‘Enterprise’ y ‘Custom’. El primer plan cuesta $9,995 por año. Los dos últimos siguen precios personalizados basados en cotizaciones.
15. Avochato.
Avochato es un software de gestión de eventos centrado en enviar mensajes de texto para empresas y eliminar barreras para los organizadores de eventos. Le ayuda a conectarse con los clientes más rápido en una plataforma donde siempre puede encontrarlos y construir relaciones sostenibles a largo plazo.
Características principales:
- Encuestas automatizadas: estas encuestas le permiten recopilar información relevante sobre su público objetivo, lo que lo ayuda a lograr una mejor participación del cliente.
- Integraciones extensas: proporciona integración con una amplia gama de aplicaciones de terceros como Salesforce, Slack, Zapier y más.
- Protección de llamada automática: cada número de Avochato viene con esta función, que evita que los marcadores automáticos lleguen a sus números.
- Análisis de datos: los informes analíticos en profundidad lo ayudan a analizar los mensajes de texto, filtrar los clientes potenciales, mejorar la participación y obtener información procesable.
Pros:
- Le permite seleccionar respuestas activadas por palabras clave
- Puede silenciar los marcadores automáticos y evitar llamadas de spam.
- Le permite automatizar y programar textos con mucha anticipación
- Cada número viene con un identificador de llamadas único y opciones de reenvío de llamadas
- Viene con numerosas plantillas de mensajes
- Le permite crear widgets de sitios web
- Tiene una interfaz intuitiva y fácil de usar
- La herramienta le permite administrar interfaces de sitios web, SMS y teléfonos fijos en una sola plataforma
Contras:
- La calidad del correo de voz necesita mejorar
- No tiene tutoriales adecuados para principiantes.
- Carece de un módulo de gestión de redes sociales.
Precios:
Los planes pagados comienzan desde $99 por mes y van hasta $399 por mes (facturados anualmente).
¿Qué es el software de gestión de eventos?
En pocas palabras, el software de gestión de eventos es como una plataforma de gestión de proyectos que permite la ejecución de un extremo a otro de un evento en línea o en persona (o múltiples eventos) sin problemas.
Una actividad típica de gestión de eventos incluye:
- Gestión logística y de la cadena de suministro
- Creatividad e Innovación
- Elegir ubicación y detalles de seguridad
- Desglose y programación de eventos
- La fijacion de objetivos
- Gestión financiera
- Márketing
Las herramientas de planificación de eventos brindan a los administradores de eventos la oportunidad de administrar todas estas tareas en una sola plataforma a través de un solo tablero.
La herramienta de gestión de eventos adecuada puede ser crucial para el éxito de su negocio. Debería poder controlar su evento al estar en el corazón de la administración.
Una plataforma típica de gestión de eventos debería poder realizar las siguientes funciones:
- Realizar promoción de marca.
- Impulsa la asistencia al evento.
- Agilizar los procesos de gestión aliados.
- Utilizar y analizar datos.
- Habilite la toma de decisiones basada en datos.
- Garantice la integridad de los datos.
¿Cómo se usa el software de gestión de eventos?
Independientemente de la plataforma que use, la forma en que la usa sigue siendo en gran medida la misma.
A continuación, se muestran algunos pasos para comenzar con una herramienta de gestión de eventos:
1. Cree un sitio web para su evento.
Lo primero que necesita es su sitio web. La mayoría de las herramientas de gestión de eventos vienen equipadas con editores de arrastrar y soltar, lo que le facilita la creación de un sitio web atractivo en poco tiempo. Sin embargo, es probable que el nivel de personalización ofrecido varíe de una herramienta a otra.
2. Registro de eventos.
Una vez que cree el sitio web, deberá preocuparse por el registro del evento. La buena noticia es que la mayoría de estas herramientas garantizan que no necesite depender de aplicaciones de terceros para esto; ahora puede hacerlo usted mismo. Casi todas las herramientas de gestión de eventos le permiten procesar registros de eventos, reservas de entradas y ventas.
3. Integre su evento con aplicaciones de terceros.
Lo siguiente que necesita es una integración perfecta de terceros. Cuanto mayor sea su capacidad de integración, más flexibles serán sus soluciones comerciales. Por ejemplo, la plataforma Bizzabo permite la integración con varias herramientas como HubSpot que permite la automatización del marketing por correo electrónico desde la misma plataforma.
Si usa una solución de software como Cvent, también puede usar la gamificación para hacer que todo su evento sea un proceso más divertido.
4. Atraiga asistentes.
Una vez que la configuración esté lista, debe llegar a su público objetivo y atraer asistentes. Las herramientas de marketing de eventos le permiten hacerlo directamente desde su panel de control. Puede aprovechar las funciones modernas, como las herramientas de administración de contactos, para seleccionar correos electrónicos personalizados y dirigidos a fin de facilitar la participación del cliente.
5. Involucre a su audiencia y organice su evento.
Muchas herramientas reconocen la necesidad de agregar un toque personal para involucrar a los clientes. Es por eso que la mayoría de estas herramientas ofrecen funciones para la participación del cliente las 24 horas, los 7 días de la semana. Los asistentes pueden monitorear la evolución del evento en tiempo real y sentirse mucho más involucrados, aumentando el nivel de satisfacción.
¿Qué debe buscar en el software de gestión de eventos?
Los diferentes gerentes pueden tener diferentes requisitos. Sin embargo, todos requieren un conjunto estándar de características, que incluyen:
1. Registro en línea.
Una herramienta de gestión de eventos ideal debería hacer que el registro en línea sea lo más sencillo y rápido posible. Ayuda a las empresas a optimizar sus tareas y monitorear los números de asistencia. También ahorra un tiempo y un esfuerzo valiosos el día del evento.
2. Procesamiento de pagos.
Su software de gestión de eventos debe integrarse con pasarelas de pago de terceros para ayudarlo a realizar todas las actividades financieras en una sola plataforma. También ayuda a funciones como facturación, recepción de pagos y efectivo disponible antes del evento.
3. Gestión presupuestaria.
En el período previo a un evento, debe realizar muchos cálculos relacionados con el presupuesto. Debe realizar un seguimiento de la cantidad a cobrar, la cantidad a pagar, el inventario existente, los gastos operativos, el efectivo disponible y más. Es por eso que una gran herramienta de gestión de eventos debería poder encargarse de todo el proceso de gestión del presupuesto.
4. Facilidad de uso y facilidad de uso.
A menos que los miembros de su equipo comprendan todas las funciones del sistema de gestión de eventos, no podrá aprovecharlo al máximo. Por eso debe ser intuitivo, fácil de usar y sencillo de manejar.
5. Amplias integraciones de terceros.
Una plataforma de gestión de eventos que permite integraciones con numerosas aplicaciones esenciales de terceros puede eliminar la necesidad de utilizar cualquier otro software para servicios aliados. Idealmente, deberían ofrecer integraciones con aplicaciones de terceros como Salesforce, HubSpot, Mailchimp y más, lo que le permitirá realizar múltiples actividades desde la misma plataforma.
Resumen ejecutivo.
Gestionar eventos no es una tarea sencilla. Un evento exitoso requiere muchos detalles; es posible que deba no solo vender boletos, sino también planificar cada detalle, desde el registro del evento en línea hasta los planos de la feria comercial.
Por lo tanto, los administradores de eventos y los profesionales de eventos deben identificar y comprender sus roles y entregables. Y aquí es donde el software de gestión de eventos resulta útil.
Sin embargo, cada negocio tiene una estrategia diferente y requisitos de funciones. Por ejemplo, si desea una herramienta de gama alta que venga con funciones como análisis de datos, entonces tiene opciones como Avochato, Eventbrite o Wrike.
Por otro lado, si desea un software de gestión de eventos que se integre con su herramienta CRM, es posible que desee optar por Integrate Events. Si desea medir la participación del cliente y obtener información, Attendify es una gran herramienta. De manera similar, herramientas como Regpack y Eventbrite le permiten acceder a las pasarelas de pago y facilitar las transacciones monetarias.
En última instancia, conformarse con una herramienta que se alinee con sus objetivos comerciales a largo plazo y lo ayude a alcanzar sus objetivos. Como gerente comercial, depende de usted tomar la decisión final.
