[Nombre del remitente]
[Mencione la dirección]
[Mencione la ciudad, el estado y el código postal]
[Fecha]
Estimado [nombre del destinatario]:
Es el momento de la emergencia, ya que las previsiones climáticas anuncian que el tiempo puede estar empeorando más. Como nuestro estado [mencione el estado] está atravesando actualmente, [mencione los detalles de los desastres que están ocurriendo debido al mal tiempo].
Les pedimos a todos que por favor permanezcan en sus casas, ya que su seguridad es nuestra primera prioridad. Los transportes también son peligrosos durante [Mencione los detalles de la situación actual debido al clima]. Toda la [Mención de todas las oficinas] permanecerá cerrada hasta que la situación se normalice. En esta situación toda la [Mención de todas las oficinas] compensará su trabajo por esos días.
También hemos hecho arreglos con el canal de radio para anunciar el estado del tiempo de forma continua.
Si tiene alguna consulta, comuníquese con [Mencione los detalles sobre la información de contacto]. Por favor, ten cuidado.
Atentamente,
[Menciona tu nombre]
[Mencione su designación]
[Su firma]