Compartir información se ha convertido en un componente fundamental de cada plan o estrategia empresarial actual. Incluso si los empleados están ubicados en el centro de una oficina, los archivos grandes no se pueden enviar a través de una conexión de correo electrónico sin algunas dificultades. ¿Cómo se comparten entre ustedes con tales limitaciones?
Aquí es donde Dropbox for Business realmente puede ayudar. Cargue un archivo, obtenga un enlace a ese archivo y luego cualquiera puede verlo. Estos son los pros y los contras de Dropbox for Business en los que debe pensar si necesita una forma más fácil de compartir información entre trabajadores.
Las ventajas de Dropbox para empresas
1. Es un sistema rápido y fácil de implementar.
Todo lo que tiene que hacer es configurar su cuenta y dar acceso a ella a los empleados. Una vez que haya hecho eso, cargar archivos, crear carpetas e incluso sincronizar archivos entre computadoras se vuelve muy fácil de hacer. Lo que solía tomar horas para compartir, especialmente con archivos muy grandes, ahora puede tomar solo minutos o incluso segundos.
2. Puede incorporar buzones de correo personales existentes en una cuenta comercial.
Si ya tiene instalado Dropbox, ya sea como una opción gratuita o en la opción Pro, puede actualizarlo a la opción Business. Esto le permite realizar un seguimiento de sus archivos existentes sin preocuparse por múltiples cuentas, elementos perdidos y otros problemas que parecen surgir cuando existe multiplicidad.
3. Casi todo el mundo puede utilizar la interfaz.
Dropbox for Business es literalmente un sistema de arrastrar y soltar. Puede instalar un archivo en el escritorio de un trabajador y luego todo lo que necesita hacer es arrastrar los archivos que deben cargarse en la nube a esa carpeta.
4. Los administradores pueden limitar el acceso a datos específicos.
Los miembros del equipo pueden tener acceso limitado para compartir elementos con personas fuera de un equipo definido a través de Dropbox. Los valores predeterminados se pueden instalar para que los enlaces y archivos que se comparten solo sean visibles para los miembros autorizados del equipo. Los enlaces compartidos también se pueden desactivar directamente desde la consola de administración.
5. Una contraseña definida por el propietario protege su seguridad.
Esto permite al propietario establecer fechas de vencimiento en cualquier información que se haya compartido a través de la nube. También significa que se puede otorgar acceso a archivos y enlaces a personas específicas o se les puede quitar ese acceso si las circunstancias cambian. El sistema de contraseña hace que sea muy fácil controlar la seguridad de sus datos compartidos.
Los contras de Dropbox para empresas
1. Es una solución bastante cara para el propietario medio de una pequeña empresa.
Las empresas deben comprar licencias de empleados para Dropbox cuando lo utilizan como solución empresarial. Se puede probar gratis durante 30 días, pero luego, para solo 5 usuarios, el costo es de $750 por año. El costo también se puede cobrar mensualmente, pero luego aumenta a $75 por mes. Agregar más usuarios agrega más a este costo.
2. Los resultados de la búsqueda de texto completo se han introducido recientemente.
Esto ha hecho que Dropbox sea un poco más fácil de usar al buscar datos específicos. Sin embargo, todavía no es un sistema perfeccionado, lo que significa que muchos usuarios comerciales pueden encontrar que es mucho más fácil buscar a través de nombres de archivos, extensiones o sus metadatos.
3. Las lagunas en los informes son manejadas por terceros.
Dropbox se centra en el componente de intercambio de archivos de su servicio y eso es todo. Esto significa configuración de seguridad, cifrado y conexiones de repositorio. Para llenar los vacíos que tienden a existir en la seguridad o en la información de informes, como qué tan lleno podría estar su Dropbox, se utilizan terceros para mejorar el producto. Esto significa que las empresas deben decidir si vale la pena correr el riesgo de tener más organizaciones involucradas en la gestión de sus datos.
4. A veces puede resultar difícil encontrar carpetas o archivos.
Dropbox no hace un gran trabajo maximizando su presencia en la pantalla. La aplicación para teléfonos inteligentes y tabletas es particularmente mala para esto. El resultado final significa que hay mucho espacio vacío que podría usarse para mejorar la forma en que los usuarios navegan por la interfaz. Puede resultar bastante difícil localizar algunas carpetas y archivos.
5. La seguridad incorporada es bastante limitada.
Dropbox for Business no ofrece configuraciones de seguridad de subcarpetas. Se pueden implementar medidas de prevención de pérdida de datos, pero debido a que hay terceros involucrados, puede llevar más tiempo implementar este sistema de intercambio. Ese es el tiempo que algunas empresas pueden no tener.
Estos pros y contras de Dropbox for Business muestran que este sistema de uso compartido está diseñado para ser completo, pero solo cuando el producto incluye funciones de terceros. Esto puede aumentar los costos, agregar complejidad a sus datos, pero eventualmente permitir que los trabajadores sean más eficientes. Considere estos puntos clave hoy para determinar si Dropbox es la solución para usted.
