Una nómina quincenal no tiene la estructura rígida de un programa de nómina semanal, quincenal o incluso mensual. Esta flexibilidad permite que los gastos salariales se ajusten fácilmente al presupuesto esperado para que el seguimiento sea mucho más fácil. También significa que la tarea real de procesar la nómina no tiene que forzarse en ciertas ventanas. A cambio, la cantidad de efectivo disponible tiende a ser más precisa.
¿Qué está en riesgo? Si está pasando a un sistema de nómina quincenal desde uno que tiene días de pago específicos, existe la posibilidad de que algunos empleados no reciban el cheque de pago esperado. Esto significa que es posible que no puedan pagar su hipoteca a tiempo, hacerse cargo de sus facturas y otras responsabilidades, o sentir que se les pide que trabajen sin paga. También hay otros puntos clave a considerar aquí, así que aquí hay un vistazo a los pros y los contras de una nómina quincenal que debe tenerse en cuenta.
Las ventajas de una nómina quincenal
1. Hace que el calendario de pagos sea mucho más fácil de entender para el empleado promedio.
Si paga a los empleados cada dos semanas o una vez a la semana, entonces la pregunta más común que probablemente reciba sea esta: “¿Cuándo nos van a pagar la próxima vez?” Cuando se ha adoptado un sistema de nómina quincenal, esas preguntas desaparecen porque a los empleados se les paga en un horario bastante regular. La mayoría de las empresas pagan el día 15 del mes y luego nuevamente el último día hábil.
2. Se adapta a otras formas de nómina.
La nómina quincenal se puede incluir con otros tipos de estructuras de pago para que las necesidades de los empleados y la organización se puedan satisfacer de manera efectiva. A menudo, encontrará que las organizaciones más grandes pueden tener un horario quincenal para los empleados a tiempo completo, un horario semanal para los empleados temporales y / o a tiempo parcial, y el horario quincenal para los empleados asalariados.
3. Ayuda al flujo de caja de las empresas.
Esto es especialmente cierto para los pagos de beneficios que ocurren junto con los salarios acordados. Un sistema que paga los beneficios el martes posterior a las fechas de pago quincenales suele ser la mejor estructura porque elimina casi todos los feriados bancarios que existen en los Estados Unidos. A cambio, recibe coherencia con los pagos de sus beneficios, los empleados saben cuándo esperarlos y sus obligaciones con el IRS son mucho más fáciles de administrar.
4. Elimina el problema de los días impares y los días de los años bisiestos que existen.
Otros sistemas de pago se ven obligados a adaptarse a los días impares que hay en un año y al día ocasional del año bisiesto que llega. La nómina quincenal puede continuar sin gravámenes porque la estructura está configurada para adaptarse a esas circunstancias cambiantes. Para la fecha de pago final de febrero, será el último día hábil del mes, ya sea que sea el 26 o el 29. No importa y los empleados aún reciben su compensación completa por las horas trabajadas.
5. Las acumulaciones son mucho más fáciles de calcular.
Si paga beneficios dos veces al mes, los beneficios contratados son bastante fáciles de implementar. Simplemente divida la cantidad acordada por 24 y sabrá cuánto debe pagar con cada período de nómina. Esto significa que los costos generales de procesamiento también son un poco más bajos porque, aunque los problemas de cumplimiento a veces pueden ser complicados, un conjunto claro de políticas y procedimientos puede hacer que incluso los períodos de pago más difíciles sean fáciles de administrar para todos dentro de la organización.
Los contras de una nómina quincenal
1. Puede ser difícil de implementar en momentos en que los empleados no están exentos.
La nómina quincenal tiende a funcionar mejor cuando la mayoría de los empleados de una organización reciben un salario. Esto se debe a que no hay reglas de horas extras ni otros cambios salariales por hora que deban tenerse en cuenta. El pago es el mismo para cada cheque de pago y la nómina se vuelve mucho más fácil de procesar porque no hay pagos de períodos parciales que deban emitirse. En los trabajadores por horas, si el tiempo no se registra correctamente, podría afectar su presupuesto y el efectivo disponible.
2. Puede resultar confuso para el empleado.
Siempre habrá horas de cierre en las que las horas ya no se registren para la nómina semestral. Esta hora de corte puede ser confusa porque si alguien trabajó 50 horas esa semana, pero las horas extras llegaron después de la hora de corte, ese dinero extra no se emitirá hasta la próxima nómina. Esto se puede contrarrestar de alguna manera con la inclusión de pagos transparentes y calendarios de cierre, pero no resolverá todos los problemas. Espere que cualquier cambio implementado requiera al menos 6 meses de apoyo continuo para los empleados como mínimo.
3. Es posible que los nuevos empleados deban esperar varias semanas para recibir su primer cheque de pago.
Dependiendo de cuándo se procesen las horas registradas, pueden pasar de 4 a 6 semanas antes de que un nuevo empleado reciba su primer cheque de pago en un programa de pago quincenal. Muchas organizaciones pagarán el día 15 por las horas trabajadas en el período anterior [como del 16 al final del mes anterior]. Para un empleado que comienza el primer día del mes, no se le pagaría hasta el final del mes.
4. Siempre se deben abordar los problemas de cumplimiento.
Cuando la semana laboral se divide, los ciclos de pago y las semanas laborales completas no siempre coinciden. Esto dificulta el cálculo de los distintos tipos de pago que podría recibir un empleado. Dependiendo del paquete de beneficios, puede llevar mucho tiempo hasta el punto de que esta forma de nómina es más costosa que cualquier otra. Los departamentos de contabilidad tienden a preferirlo por la flexibilidad en la estructura de citas, ya que en lugar de 26 o 27 períodos de pago para procesar, tienes 24, pero el trabajo tiende a nivelarse al final del año.
5. Puede que no esté permitido bajo su jurisdicción local.
Algunas leyes locales pueden requerir que se les pague a los empleados en una fecha específica. Aunque es la frecuencia de nómina más común permitida en los Estados Unidos, el día de pago final flotante de cada mes podría ser algo que deje a su organización fuera de cumplimiento. Antes de implementar esta estructura o cambiar a ella, asegúrese de que no haya restricciones o barreras legales potenciales con las que pueda encontrarse.
Es importante considerar los pros y los contras de una nómina quincenal, pero eventualmente todos se acostumbrarán a la estructura de pago que se implementa. Siempre habrá alguna rebelión si este cambio les ocurre a los empleados que están acostumbrados a una estructura de pago diferente, así que sea transparente sobre la necesidad de cambiar y qué beneficios vendrán con ese cambio. Luego, los empleados pueden optar por aceptar la estructura quincenal o comenzar a buscar un nuevo trabajo.
