Uno de los mayores gastos de tiempo para una pequeña empresa es su nómina. La cantidad de tiempo que se necesita para procesar los beneficios, las retenciones y todo lo demás que se incluye en un cheque de pago puede ser un trabajo de tiempo completo que el propietario de una empresa quizás no pueda pagar por su cuenta. Esta es la razón por la que muchos propietarios de pequeñas empresas buscan subcontratar su nómina para poder concentrarse en lo que hacen mejor.
¿Cuáles son los pros y los contras de subcontratar la nómina? Estos son algunos de los puntos clave que querrá considerar.
¿Cuáles son las ventajas de subcontratar la nómina?
1. Permite ofrecer más servicios de nómina.
La contratación externa de la nómina puede permitir que una pequeña empresa ofrezca servicios adicionales, como depósitos directos y deducciones de contribuciones 401k, que es posible que no puedan hacer por sí mismos.
2. Los impuestos sobre la nómina se vuelven mucho más fáciles de presentar.
La contratación externa de la nómina también generará los informes financieros necesarios para facilitar la presentación de impuestos sobre la nómina para una pequeña empresa. Para algunas empresas, incluso pueden encontrar que pueden subcontratar el proceso de presentación para que no tengan que preocuparse realmente por el papeleo fiscal.
3. Ahorra una enorme cantidad de tiempo.
La nómina se clasifica constantemente como la segunda tarea administrativa más costosa que debe completarse. Cuando se subcontrata esta tarea, la cantidad de tiempo que se libera puede ser enorme.
4. Las pequeñas empresas pueden experimentar ahorros de costos.
En comparación con los costos de calcular los salarios, imprimir y distribuir los cheques de pago, crear informes financieros y preparar o pagar los impuestos sobre la nómina, la cantidad de efectivo que una pequeña empresa puede gastar podría ser bastante alta. La subcontratación de estas tareas puede ahorrar dinero en comparación con el costo de realizarlas por cuenta propia.
5. La subcontratación de nóminas puede ofrecer una mayor seguridad.
Dado que la seguridad de los datos se está convirtiendo en una gran preocupación tanto para los empleadores como para los empleados, la contratación externa de la nómina puede brindarle a una pequeña empresa un sistema de datos más seguro del que podrían establecer por su cuenta. Un contrato puede proporcionar varios servidores, copias de seguridad y otras tecnologías de seguridad que protegen los datos de sus empleados.
6. Las empresas de nómina a menudo ayudan con el cumplimiento normativo.
Una pequeña empresa no solo debe lidiar con los impuestos sobre la nómina, sino que también debe cumplir con las leyes fiscales vigentes. El incumplimiento puede significar sanciones, multas y cosas peores. La subcontratación a menudo ayuda a una empresa a mantener el cumplimiento normativo sin el desafío de hacerlo todo por su cuenta.
¿Cuáles son las desventajas de la contratación externa de la nómina?
1. Puede resultar difícil acceder a los datos de inmediato.
Debido a que muchos de los datos de la nómina se mantendrán fuera del sitio, puede ser difícil para una pequeña empresa obtener la información que pueda necesitar en cualquier momento. Incluso cuando existen sistemas de conexión a la nube, el acceso a los datos puede limitarse deliberadamente para mantenerlos más seguros.
2. Los errores pueden tomar más tiempo para corregirlos.
El procesamiento de la nómina no siempre es 100% perfecto. Si un empleado no recibe su salario completo, ponerse en contacto con la empresa de nómina para hacer una corrección a veces puede ser un proceso largo. En lugar de corregir inmediatamente la situación, el propietario de una pequeña empresa se ve obligado a depender de un tercero para resolver el problema.
3. No siempre se experimentan ahorros de costos.
Hay algunas empresas de nómina que ofrecen una escala móvil de costos basada en el tamaño de una empresa. Otros ofrecen servicios o precios cero a medida. Esto significa que el propietario de una pequeña empresa debe investigar a todos los proveedores y empresas de su área antes de tomar una decisión. Puede haber comunidades donde no haya proveedores de servicios que ofrezcan subcontratación de nómina a un costo que tenga sentido para la situación financiera de la pequeña empresa.
4. Las empresas de nómina pueden cerrar sus puertas.
Si una empresa de nómina deja de funcionar, acceder a la información de su nómina puede volverse casi imposible. Para la pequeña empresa, también existe el riesgo de perder el dinero pagado a la empresa para procesar la nómina. Por eso, en general, es una buena idea trabajar con empresas que tienen una reputación establecida de éxito a largo plazo.
5. El robo de información sigue siendo una posibilidad.
Puede hacer que las empresas firmen acuerdos de confidencialidad y declaraciones de privacidad todo lo que desee, pero que un empleado de la empresa robe sus datos de nómina para usarlos en su propio beneficio. A veces, el robo interno derivado de la subcontratación de su nómina es un riesgo mayor que el de los piratas informáticos o el robo externo.
Los pros y los contras de subcontratar la nómina muestran que puede ser una idea que ahorra tiempo y dinero, pero no está completamente libre de riesgos. Teniendo en cuenta los potenciales negativos antes de contratar este servicio a una empresa de nómina, se pueden limitar los riesgos de que surja una situación adversa.
