En el mundo de la intranet, SharePoint gobierna. Desempeña un papel dominante en algunas de las empresas más grandes de la actualidad, lo que significa que muchos trabajadores lo utilizan como experiencia de intranet. Si lo ha usado en el pasado, es posible que se haya sentido como los muchos que creían que las desventajas de SharePoint superaban las pocas ventajas que brindaba. Sin embargo, con las actualizaciones que Microsoft ha realizado en este sistema, existen algunos pros y contras adicionales para evaluar.
Las ventajas de SharePoint
1. Ofrece accesibilidad a la nube.
Esto permite que los usuarios de la intranet sean más colaborativos entre sí en términos de documentación. Los elementos se pueden cargar en la nube a través del portal de la intranet, los usuarios autorizados pueden acceder a ellos y otros usuarios pueden guardarlos nuevamente cuando sea necesario. El resultado final es un aumento de la productividad dentro de la organización, al tiempo que se pueden reducir los documentos impresos.
2. Hay funciones de acceso móvil.
Se suponía que la versión 2010 de SharePoint tenía enormes capacidades móviles y no alcanzó sus objetivos. Las expectativas que se discutieron en 2010 finalmente se han cumplido con la última versión de esta intranet. El acceso móvil experimentado se ha mejorado drásticamente para que los trabajadores puedan acceder a los datos que necesitan desde donde sea que se encuentren. Incluso permite que los usuarios accedan a la intranet incluso cuando están en el campo.
3. Hay opciones de redes sociales disponibles.
En las versiones anteriores de SharePoint, prácticamente no había opciones de redes sociales disponibles. Eso se ha solucionado con la última versión, que permite a los empleados interactuar de una manera más fácil entre sí. Los grupos, los equipos y las personas principales se pueden vincular entre sí a través de la intranet para que la documentación, los mensajes o las necesidades se puedan transmitir a mayor velocidad.
4. Permite la integración de MS Office.
Hoy en día, muchas empresas utilizan productos de software de MS Office para satisfacer sus necesidades de administración. A diferencia de otras plataformas de intranet, las herramientas creadas y guardadas a través de MS Office son instantáneamente compatibles con SharePoint. También existe la inclusión de tiendas de aplicaciones en esta solución de intranet, lo que brinda la oportunidad de tener aplicaciones personalizadas que personalizan la experiencia del usuario para el negocio.
5. Es más fácil de marcar que nunca.
Aunque Microsoft desaconseja ciertos cambios en la plataforma, la capacidad de agregar marca al diseño central es bastante fácil de hacer. También es fácil cambiar el aspecto de las páginas de la intranet si no está tan interesado en la experiencia clásica en blanco y negro que normalmente ofrece SharePoint. Esto crea una mejor apariencia del producto final que puede crear una mejor recepción general para aquellos que lo utilizan para sus necesidades laborales.
6. Las opciones de seguridad son mucho mejores.
Microsoft ha mejorado enormemente los protocolos de autenticación y autorización en SharePoint para que el acceso de los usuarios pueda ser completamente individualizado. Esto significa que los trabajadores pueden tener acceso a todas las áreas de la intranet que necesitan y nada que no necesiten. Incluso los usuarios que son bastante competentes en cambiar sus niveles de acceso tendrán dificultades para llegar a donde no pertenecen gracias a las mejoras que se han realizado en esta área.
Los contras de SharePoint
1. Hay advertencias contra la personalización.
SharePoint puede haber agregado opciones de personalización para aquellos que implementan este sistema de intranet, Microsoft realmente desaconseja que esto suceda. La facilidad de personalización con diseños personalizados, especialmente desde la perspectiva de la página de inicio, puede ayudar a las empresas a adaptar mejor su experiencia de intranet a los trabajadores individuales. Simplemente no le diga a Microsoft si planea hacerlo y planea tener algunos errores imprevistos si se cambian las opciones de diseño.
2. Las opciones de búsqueda requieren mucha personalización interna.
La mayoría de las personas que usan SharePoint se sentirán muy decepcionadas por la experiencia de búsqueda. En comparación con la rapidez con la que las personas pueden encontrar archivos perdidos en una PC promedio hoy en día, el sistema de búsqueda en la intranet es, en el mejor de los casos, difícil. Los profesionales de TI internos también deben dedicar mucho tiempo a personalizar la plataforma para que sea útil, lo que a menudo es un costo imprevisto. Para aquellas empresas sin ayuda de TI, el costo de subcontratar la necesidad o contratar a alguien puede ser un gasto inesperado alto.
3. Las redes sociales están separadas del resto de la intranet.
Para compartir a través de la intranet u obtener actualizaciones, los usuarios deben navegar fuera de la intranet principal para leer sus fuentes de noticias o acceder a sus sitios preferidos. La experiencia del usuario en esta área puede ser difícil en el mejor de los casos y no funcional en el peor, lo que significa que los beneficios observados en la experiencia social a menudo requieren una amplia capacitación para que los trabajadores promedio comprendan cómo acceder a ellos. Es mejor que nada, pero aún así podría mejorarse drásticamente.
4. Ya no hay soporte para funciones de sitios web públicos.
Para los clientes que recién ingresan a SharePoint, se enfrentarán a un problema único. Ya no hay soporte para sitios web públicos a través de esta plataforma de intranet. Esto significa que los nuevos usuarios se ven obligados a recurrir a un proveedor externo para satisfacer esta necesidad y, en el mejor de los casos, la calidad de ese proveedor localmente puede ser cuestionable. El costo no anticipado de este cambio también puede ser bastante problemático para algunas pequeñas empresas. Para algunas pequeñas empresas, esto incluso podría convertirse en un factor decisivo.
5. Las aplicaciones disponibles son difíciles de usar y, a menudo, están aisladas e inmanejables.
En muchos sentidos, la inclusión de aplicaciones en SharePoint se siente como una ocurrencia tardía más que como parte de las actualizaciones de diseño. Es como alguien dijo: “Todos los demás están usando aplicaciones con sus plataformas en la nube, por lo que probablemente también deberíamos hacerlo”. El resultado final es que se necesita mucho trabajo para hacer algo más allá de lo básico con esta solución de intranet y eso puede dificultar el uso de algunas pequeñas empresas.
6. No se puede implementar en un entorno pequeño.
Si tiene un entorno de intranet pequeño, tiene una garantía del 100%: no podrá utilizar todas las capacidades de SharePoint. Necesitará tener un servidor de flujo de trabajo separado y un servidor OWA separado para aprovechar lo que esta solución tiene para ofrecer. Existe un gran potencial de proliferación que no se administra si no se considera cuidadosamente la gobernanza y la planificación de una instalación de SharePoint.
Los pros y los contras de SharePoint muestran que esta solución de intranet de Microsoft ha recorrido un largo camino en la última década. Se ha convertido en una herramienta muy útil en lugar de algo más frustrante que cualquier otra cosa. Las desventajas muestran que todavía hay trabajo por hacer, pero en general es mucho mejor que nunca y es ideal para empresas grandes y pequeñas.
