Según los términos de un contrato de reembolso de costos, el contratista recibe el pago de todos los gastos permitidos dentro de un límite establecido. Luego se agrega un pago adicional a este límite establecido para permitir la obtención de una ganancia. Es una estructura diferente a un contrato de precio fijo, que permite una única cantidad negociada, independientemente de los gastos en que incurra el contratista.
Un contrato de reembolso de costos depende de la capacidad del contratista para hacer un esfuerzo de buena fe para satisfacer las necesidades de su cliente dentro de un costo estimado. En esa medida, el contrato debe incluir una estimación de los gastos del contratista para crear el límite establecido. Ese límite crea un techo que un contratista luego superaría por su cuenta y riesgo.
Estos contratos no están obligados a ofrecer un producto final completado garantizado o una fecha de finalización del servicio.
Lista de las ventajas de los contratos de reembolso de costos
1. Puede conducir a un proyecto de mayor calidad en la fecha de finalización.
Debido a que los gastos no son responsabilidad completa del contratista, una estimación precisa de los costos ayuda a crear un proyecto de mayor calidad al final del día. Hasta el límite de costo, los contratistas saben que se les pagará por todos los gastos en los que incurran, más una cantidad adicional además de eso para generar una ganancia para ellos o su empresa. Se toman menos atajos porque hay más garantías en comparación con un contrato de costo fijo.
2. Puede ser más económico que otras opciones de contrato.
Cuando los costos fijos son el punto de negociación principal para los nuevos contratos, a menudo se implementa un proceso de licitación para determinar la mejor tarifa posible. Ir con el postor más bajo posible puede aumentar los costos finales de un proyecto porque el trabajo que se está realizando puede tener costos de mantenimiento más altos porque se completa con una calidad potencialmente menor. Al estimar el trabajo de alta calidad antes de que comience un proyecto, los ahorros a largo plazo pueden contrarrestar los aumentos de costos de capital iniciales que se pueden experimentar.
3. Permite completar un trabajo cuando existen situaciones desconocidas.
Hay algunos proyectos que los contratistas pueden dudar en emprender porque hay demasiadas incógnitas que pueden suceder en el transcurso del trabajo que se está realizando. Si existiera un contrato fijo, entonces se sobrestimarían los materiales, los subcontratistas y otros costos comunes para compensar estas situaciones. Debido a que los contratistas pueden tener la confianza de que situaciones desconocidas no los afectarán financieramente, tienen menos riesgo para ellos mismos al firmar el contrato.
4. Crea una lista verificada de gastos.
Los contratistas deben detallar sus costos para recibir una compensación por los gastos en los que incurren al completar el trabajo bajo esta estructura de contrato. Eso le permite al cliente inspeccionar las facturas para determinar si los artículos están realmente presentes o se están utilizando en el lugar de trabajo. Fomenta la responsabilidad en el proceso de contratación porque la comunicación entre todas las partes involucradas es obligatoria para que los contratistas reciban el pago de sus gastos. Es un proceso de libro abierto en el que se deben documentar todos los costos duros.
5. Permite que se incluyan premios y bonificaciones en el contrato.
Muchos contratos de reembolso de costos incorporan premios o bonificaciones basados en el tiempo y los gastos para alentar a los contratistas a mantener la eficiencia. Es posible que reciban uno o dos puntos porcentuales adicionales sobre sus ganancias, una bonificación específica o algún otro tipo de recompensa acordada. Para proyectos a largo plazo, algunos contratistas pueden acordar dividir los ahorros de costos con sus clientes como una forma de fomentar este tipo de contrato, de modo que los riesgos se puedan reducir siempre que sea posible para el proyecto y la rentabilidad del contratista.
6. Ofrece más flexibilidad en el proceso de toma de decisiones.
Algunos proyectos son altamente personalizados. El contrato de reembolso de costos permite que las decisiones se tomen a un ritmo cómodo o que se realicen cambios una vez iniciado el proyecto. Aunque hay costos más altos cuando se realizan cambios, le da al propietario del proyecto el tiempo adicional que necesita para tomar una decisión, o cambiar de opinión, si las circunstancias lo requieren.
7. Permite a los propietarios aprovechar descuentos en materiales y mano de obra.
En muchas industrias, los contratistas tienen acceso a descuentos específicos en materiales. Es posible que puedan acceder a descuentos laborales mediante la subcontratación. Bajo las estructuras de un contrato de reembolso de costos, no habría ningún recargo por estos artículos. Eso permite a los propietarios otra vía para ahorrar dinero porque podrían aprovechar estos descuentos.
Lista de las desventajas de los contratos de reembolso de costos
1. No ofrece una estimación de costos final.
Los contratos de reembolso de costos permiten una proyección de costos máxima. Sin embargo, los costos exactos del proyecto no se conocen hasta que se haya completado. Eso conduce a altos niveles de incertidumbre presupuestaria, lo que puede ser peligroso para las empresas o entidades gubernamentales que trabajan con un presupuesto fijo.
2. Puede provocar ineficiencias.
Los contratistas que reciben compensación mediante este tipo de contrato tienen menos incentivos para generar eficiencias en su trabajo. Hasta que se alcance el límite con el gasto de gastos, un contratista sabe que será compensado. Eso alienta a algunos contratistas a retrasar la finalización de un proyecto para maximizar la compensación que recibirán. También recibirán ganancias de su trabajo, a pesar de las ineficiencias que están presentes en su enfoque. En algunos contratos, un administrador puede incluso aprobar gastos adicionales, lo que aumenta aún más las posibilidades de que existan ineficiencias dentro del sistema.
3. Ofrece prácticas positivas que no se suelen seguir.
Aunque los contratos de reembolso de costos alientan a los contratistas a proporcionar listas detalladas de sus gastos duros, en la práctica, este requisito rara vez se cumple. A menos que un cliente solicite estas listas detalladas, un contratista generalmente no las proporcionará de manera proactiva. Eso significa que un contratista puede no tener esta información disponible de inmediato si se solicita, lo que agrega más incertidumbre a la relación.
4. Requiere supervisión adicional para ser eficaz.
La mayoría de los contratos de reembolso de costos describirán los costos y tarifas específicos que se pagarán como parte del proyecto. Para garantizar que solo los gastos autorizados reciban compensación, los clientes deben proporcionar una supervisión adicional del proyecto de lo que lo harían con otras estructuras de contrato. Eso significa que hay mayores costos administrativos que deben considerarse al presupuestar los gastos de cada proyecto específico. Si se incorporan bonificaciones en el contrato, también se debe considerar otro nivel de costos administrativos.
5. Puede estar limitado en el alcance de lo permitido.
Es posible que algunas jurisdicciones solo permitan este tipo de contrato en circunstancias específicas. En 2006, Victoria, Australia requirió que todos los contratos de construcción nacionales debían ser un contrato de precio fijo a menos que estuvieran presentes circunstancias específicas para el proyecto. A los constructores no se les permitió celebrar un contrato de reembolso de costos que tuviera un valor de $500,000 o más. También se agregaron restricciones a los requisitos del contrato. Si no se proporcionó una estimación justa y razonable como parte del contrato, no se podría hacer cumplir.
6. Obliga a los propietarios a asumir todo el riesgo.
Los contratistas reciben la mayoría de los beneficios que acompañan a este tipo de contrato. Eso es porque los propietarios son los que afrontan todos los riesgos. Los propietarios deben asumir el riesgo de una posible explosión de costos, especialmente si los términos del contrato no son muy favorables. También enfrentan el riesgo de que el trabajo se salga de control, incluso por razones legítimas, sin muchos incentivos para que el contratista trabaje con los propietarios para maximizar los ahorros de costos.
Las ventajas y desventajas de un contrato de reembolso de costos pueden proporcionar beneficios a ambas partes cuando se adopta un enfoque ético de un proyecto. También puede alentar a algunos contratistas a aprovechar la estructura de este contrato para maximizar los beneficios de tener sus gastos cubiertos automáticamente. Antes de decidirse por este tipo de contrato, asegúrese de revisar todas sus opciones disponibles y realizar su debida diligencia en cualquier contratista considerado.
