Cuando se implementa una estructura organizacional matricial en el lugar de trabajo, entonces hay unidades multifuncionales de negocios cruzados que trabajan juntas. Dentro de una matriz, una persona puede tener varios supervisores porque sus responsabilidades laborales ya no son lineales.
Alguien que esté a cargo del marketing, por ejemplo, también puede ser responsable de los problemas de servicio al cliente, ser un enlace con la comunidad y realizar funciones de ventas además de sus responsabilidades de marketing. Esta persona administraría múltiples proyectos para varios supervisores diferentes, aunque ninguno de ellos puede ser su supervisor directo.
Estas son algunas de las ventajas y desventajas de tener una estructura organizativa matricial en el lugar de trabajo.
Lista de las ventajas de la estructura organizativa matricial
1. Hay menos tiempo de inactividad general en el lugar de trabajo.
Cuando se implementa una estructura organizacional matricial, todos permanecen más ocupados en un día determinado. En lugar de limitarse a su propio silo, los trabajadores pueden trasladarse de un lugar a otro cuando las demandas lo requieran. Eso significa que está trabajando en varios proyectos a la vez en lugar de un proyecto a la vez. Aunque la multitarea conlleva ciertas desventajas, no tendrá trabajadores jugando con sus pulgares si hay un día de trabajo lento con sus principales responsabilidades laborales.
2. Hay más flexibilidad incorporada en la estructura para los empleadores.
Cuando se utiliza la estructura matricial, puede elegir a alguien con experiencia relevante de cualquier departamento. Si hay alguien en ventas con experiencia en marketing y el departamento de marketing necesita ayuda, entonces esa persona puede ser retirada. Hay mucha flexibilidad dentro de la matriz porque las personas pueden ubicarse en cualquier posición, en cualquier momento, para enfocarse en sus experiencias y fortalezas. Crea un enfoque basado en la empresa en lugar de un enfoque basado en equipos.
3. Hay más coherencia en el lugar de trabajo.
Uno de los mayores problemas que enfrenta el lugar de trabajo moderno es la difusión desigual del trabajo. Cuando un equipo está siempre ocupado y otro no, pero ambos equipos ganan lo mismo en salario, las personas que siempre están ocupadas experimentarán una moral más baja. Cuando tiene más opciones disponibles para las asignaciones, la carga de trabajo se vuelve más consistente. Hay menos confusión sobre las asignaciones de trabajo. Todos deben trabajar de la misma manera para evitar problemas de comunicación.
4. Hay oportunidades para ahorrar dinero.
Imagine que tiene tres departamentos en una organización. Cada uno proporciona una pequeña contribución a la experiencia de servicio al cliente. En una estructura jerárquica, la empresa podría decidir contratar a tres empleados para cubrir estos problemas, uno para cada departamento. Con una estructura organizacional matricial, un trabajador puede estar a cargo de todas las necesidades de experiencia de servicio al cliente en todos los departamentos porque su experiencia puede ser extraída por los tres departamentos. Eso le ahorra dinero a la empresa porque puede reducir el desperdicio, eliminar la duplicación y optimizar las funciones del trabajo.
5. Existen oportunidades para el crecimiento de los empleados.
Un problema al que se enfrentan muchas empresas es la falta de conciencia de la visión y misión generales de la organización en los puestos de nivel de entrada de la empresa. Cuanto más bajo esté en la cadena de mando, menos atención prestará al plan de 5 años. Estos trabajadores hacen su trabajo, todos los días, y eso es todo. Con una estructura organizacional matricial, estos trabajadores pueden ver cómo funcionan las diferentes áreas de la empresa, lo que les permite ver por qué algunos trabajos se completan de una manera específica.
6. Hay dos tipos de puestos gerenciales disponibles.
Dentro de una estructura organizacional matricial, generalmente hay dos cadenas de mando separadas que se utilizan para trasladar la comunicación desde el C-Suite a los trabajadores de nivel de entrada. Hay gerentes funcionales, que tienen la responsabilidad “tradicional” de administrar sus subordinados directos. Luego están los gerentes de proyecto, que tienen la responsabilidad de completar asignaciones específicas a medida que ingresan. Eso hace que los roles gerenciales sean fluidos en lugar de fijos, lo que hace posible utilizar las fortalezas de liderazgo de los gerentes de mejores maneras.
7. Hay menos definiciones de poder utilizadas dentro de la empresa.
Aunque hay dos tipos de gerentes en una estructura organizacional matricial, con dos cadenas de mando, el equilibrio de poder entre estos dos “grupos” no suele definirse. Muchos gerentes necesitan trabajar juntos, en equipos propios, para asegurarse de que los trabajadores completen sus asignaciones de trabajo como se espera. Esto elimina aún más el concepto de silo del lugar de trabajo, ya que la transparencia de la información es la única forma de garantizar que cada gerente sepa lo que está sucediendo con trabajadores específicos.
8. Hay menos áreas de disrupción organizacional a lo largo del tiempo.
Cuando se completa un proyecto, los trabajadores retirados pueden volver a incorporarse a sus equipos con poca dificultad. La organización ve poca interrupción con el movimiento, asumiendo que la comunicación se está produciendo entre el equipo y las líneas del proyecto.
Lista de las desventajas de la estructura organizativa matricial
1. Todavía puede haber muchos conflictos en el lugar de trabajo.
Aunque la estructura organizacional matricial intenta reducir los conflictos en el lugar de trabajo, tiende a crear mucho drama cuando se implementa. Si obtiene recursos de otro departamento para trabajar en un proyecto, habrá trabajadores que sentirán que les dicen que son incompetentes. Los trabajadores pueden sentirse divididos entre sus deberes “regulares” y los trabajos que les asigna la matriz. Ambos problemas crean un conflicto en la lealtad que puede conducir a problemas de retención de trabajadores con el tiempo.
2. Sigue habiendo problemas de asignación de recursos.
En un mundo perfecto, la estructura organizacional matricial siempre colocaría a las mejores personas en los lugares donde más se las necesita. En realidad, los gerentes mantienen a sus mejores personas dentro de un círculo cercado para evitar que su experiencia beneficie a otros equipos. Eso significa que las personas que se ven obligadas a trabajar en otros proyectos tienen menos habilidades y experiencia, lo que eventualmente degrada la calidad de los productos o servicios producidos.
3. Puede haber una desalineación de objetivos dentro del lugar de trabajo.
Aunque dos departamentos trabajan para la misma empresa, sus métricas requeridas podrían ser competitivas. Cuando un trabajador es trasladado de un departamento a otro para un proyecto, se le puede pedir que complete un trabajo que compita con los objetivos presentes en su propio trabajo. Cuando eso ocurre, el resultado es casi siempre un mensaje inconsistente de quienes están a cargo. Al final del día, el trabajador se confunde y esto reduce su productividad.
4. Puede haber confusión sobre quién está a cargo.
En una cadena de mando estándar, un trabajador tendría un supervisor directo a quien reportaría. Con una estructura organizacional matricial, se agrega una “línea de puntos” a la cadena de mando para cada supervisor adicional que pueda asignarse a un proyecto en el que se está trabajando. Cuando hay más de un supervisor que exige información a un trabajador, puede resultar confuso saber quién está a cargo. Más importante aún, puede ser difícil saber quién tiene la última palabra sobre las decisiones que deben tomarse.
5. Hay una necesidad de trabajadores dispuestos dentro de esta estructura.
Cuando se utiliza una estructura organizacional matricial, debe tener trabajadores que estén dispuestos a ser multidimensionales con sus deberes laborales. Necesitan amar poder hacer algo diferente todos los días. También necesita trabajadores que se sientan satisfechos con el trabajo que hacen y que sientan pasión por la empresa. Al final del día, le está pidiendo a la gente que haga más por el mismo salario con esta estructura, así que si no hay trabajadores satisfechos presentes, puede haber mucha rebelión.
6. Puede haber una pérdida de autoridad intermedia.
En una estructura matricial, la importancia de los puestos gerenciales intermedios y de nivel de entrada se reduce considerablemente. En lugar de estar a cargo de un equipo, estos gerentes y supervisores están a cargo de los proyectos. Pueden tener su propio equipo de subordinados directos, pero esas personas pueden estar asignadas a otras tareas en cualquier momento. Esa reducción de autoridad significa que sólo los altos directivos son vistos como “verdaderos líderes” dentro de la empresa, sin embargo, son los niveles inferiores de la dirección los que se les pide que se ocupen de los problemas cotidianos que surgen.
7. Puede haber un efecto de bola de nieve.
Nadie es perfecto. A través de protocolos de garantía de calidad, puede haber correcciones que deban realizarse en el trabajo completado. Debido a que hay varias personas extraídas de varios departamentos que trabajan en proyectos en una estructura organizativa matricial, estas correcciones deben realizarse de inmediato. Si no es así, entonces tratar de reunir un equipo de proyecto después de que se haya disuelto puede ser extremadamente difícil. Eso pone en juego el futuro de los clientes, su talento y su organización.
Las ventajas y desventajas de una estructura organizativa matricial facilitan la transferencia de recursos a los proyectos más importantes que deben completarse. También crean incertidumbre en el lugar de trabajo, ya que es posible que los trabajadores no sepan quién necesita recibir información sobre el trabajo que han realizado. Por eso es necesaria una comunicación clara dentro de esta estructura de forma coherente. Sin comunicación, los aspectos negativos tienden a superar los beneficios.
