Getting Things Done es un libro de 2001 de David Allen. Describe un método integral de administración del tiempo que se enfoca en sacar las tareas del plan y los proyectos de su mente registrándolos y dividiéndolos en elementos de trabajo más pequeños.
Un resumen de 3 minutos de las 15 lecciones principales
# 1 5 pasos hacia el éxito
El método “Hacer las cosas” o GTD de este libro sigue cinco pasos que pueden ayudarte a poner orden en el caótico sistema de tu mente. El primero de estos pasos es capturar o recopilar lo que llame su atención. Esto implica enfocarse conscientemente en lo que tiene su atención y llevarlo al frente de sus pensamientos para que pueda decidir qué hacer con él en lugar de dejarlo correr desenfrenado.
# 2 Aclarar
El siguiente paso en el proceso de cinco pasos es “aclarar”. Esto significa que examinas cada elemento que llama tu atención de forma individual y procesas lo que necesita a nivel personal y en relación con tus objetivos. Esto puede significar llegar a un acuerdo con diferentes distracciones que no había notado antes, pero que absorbieron gran parte de su tiempo libre.
# 3 Organizar
Este tercer paso le permitirá organizar las cosas aclaradas recientemente que llaman su atención y colocarlas en su lugar. Esto a menudo implica organizar sus pensamientos y cosas en diferentes cubos de atención donde puede mantener ciertas distracciones o ideas en lugares particulares. Por ejemplo, guarde todos los pensamientos sobre sus pasatiempos en un cubo de distracciones y no se sumerja allí cuando sea la hora de trabajar.
# 4 Reflexiona
El siguiente paso es la reflexión. Una cosa es colocar los diversos elementos e ideas que llaman su atención en sus cubos organizados. Otra cosa es mantenerlos organizados a largo plazo. Esto requiere una reflexión y revisión frecuentes para que siempre pueda reemplazar diferentes elementos en los lugares correctos si se salen o si pierde el enfoque.
# 5 Involucrarse
Finalmente, el último paso es participar después de haber organizado sus distracciones y haberse quedado solo con las tareas que necesita completar. Una vez que se eliminen las distracciones, lo ideal sería que comenzara a trabajar de manera sencilla.
# 6 El cubo de la colección debe estar fuera de tu mente
Allen dice que nuestros cerebros no son muy buenos para recordar cosas. Esto incluye tanto distracciones como metas laborales. Por esa razón, su depósito de recolección de las cosas que necesita recordar debe ser algo externo fuera de su mente. Esto puede ser algo como una nota en su computadora portátil o una hoja de papel.
# 7 Realice las “
próximas acciones” Allen sugiere que siempre debe elaborar una lista de las próximas acciones para todos los proyectos que emprenda. Esto evitará que te obligues a pensar en el momento, lo que puede provocar estancamiento o distracción. Tener una lista de acciones siguientes siempre le dirá lo que debe hacer a continuación para su día o sus metas, lo que hará que sea más difícil distraerse o ralentizar su productividad.
# 8 Las revisiones semanales son geniales
Si bien es importante revisar con frecuencia sus pensamientos e ideas, hacerlo todos los días puede volverse tedioso y repetitivo. Una revisión semanal es la mejor frecuencia, ya que a menudo es suficiente para captar cualquier cosa que llamara su atención, pero no es tan frecuente como para distraerlo o tomar mucho tiempo cada día.
# 9 Capture / Reúna todo
Cuando utilice por primera vez el método GTD, es posible que sienta la tentación de anotar o recopilar solo las cosas más importantes de su vida. Esto es un error. Siempre debe capturar o recopilar todo lo que piensa o quiere hacer, sin importar cuán pequeño o minúsculo sea. Muchas cosas menores incluso pueden resultar abrumadoras si no las coloca en el cubo correcto de antemano.
# 10 La regla de los 2 minutos
Allen es un gran defensor de esta regla, que es una sabiduría común que dice que cualquier tarea que se pueda hacer en dos minutos debe hacerse de inmediato. Este es un gran truco de productividad y garantiza que al menos hará algo productivo todos los días. Dos minutos es el límite de tiempo ideal porque es lo suficientemente rápido como para que pueda hacerlo rápidamente y con un mínimo de esfuerzo. El impulso de completar una tarea puede llevarlo a objetivos más difíciles.
# 11 Mantenga una lista separada de “Algún día”
Es una buena idea mantener una lista a largo plazo de todas las cosas que no requieren su atención inmediata. Estos son geniales porque puede almacenar metas o tareas futuras en un contenedor separado de sus objetivos inmediatos y es más probable que las inicie y las revise en lugar de almacenarlas en su cerebro, donde es probable que se olviden.
# 12 El cerebro es lo mejor para la creación
Allen afirma que es mejor pensar en el cerebro como una máquina para la innovación y la creación en lugar de memorizar hechos y tareas. Es por eso que el uso de depósitos o dispositivos de almacenamiento externos es fundamental si desea que su cerebro funcione a su máxima capacidad.
# 13 Facilite sus sistemas
de archivo Almacenar todas sus tareas o archivos puede resultar difícil si no se toma el tiempo para adaptar los depósitos o los centros de almacenamiento de su organización. Dedique un poco de tiempo al comienzo de todo este proceso para asegurarse de que sus sistemas de archivo estén actualizados y de que tenga una manera fácil de recuperar la información cuando la necesite.
# 14 Cree una lista de activación
Esta lista debería recordarle las tareas que olvidó anotar, pero que aún debe terminar. Esto es ideal para cosas recurrentes como cumpleaños o mantenimiento y reparación de vehículos, y puede ayudarlo a mantener sus cubos organizados y completos.
# 15 Combinación de vida y trabajo
Muchas personas intentan equilibrar sus horas de trabajo y vida, pero la verdad es que ambos tienden a sangrar o mezclarse entre sí. Tratar de separar y equilibrar sus horas de trabajo y sus horas de vida suele ser ineficaz y desagradable. En su lugar, debe aceptar la nueva realidad de constantes posibles interrupciones y trabajar con un sistema organizado para evitar sentirse abrumado.
Las 10 mejores citas de hacer las cosas
- “Si no prestas la atención adecuada a lo que llama tu atención, tomará más de tu atención de la que merece”.
- “En realidad, no haces un proyecto; solo puede realizar pasos de acción relacionados con él. Cuando se hayan tomado suficientes de los pasos de acción correctos, se habrá creado alguna situación que coincida con su imagen inicial del resultado lo suficientemente cerca como para que pueda llamarlo “hecho”.
- “Tu capacidad para generar energía es directamente proporcional a tu capacidad para relajarte”.
- “Puedes engañar a todos los demás, pero no puedes engañar a tu propia mente”.
- “Utilice su mente para pensar en las cosas, en lugar de pensar en ellas. Quieres agregar valor al pensar en proyectos y personas, no simplemente recordarte a ti mismo que existen “.
- “Cualquier cosa que te haga reaccionar de forma exagerada o insuficiente puede controlarte, y a menudo lo hace”.
- “Piense como un hombre de acción, actúe como un hombre de pensamiento. —Henri Bergson ”
- “El secreto para salir adelante es empezar. El secreto para comenzar es dividir sus tareas complejas y abrumadoras en tareas pequeñas y manejables, y luego comenzar con la primera. -Mark Twain”
- “No se necesita mucha fuerza para hacer las cosas, pero se requiere mucha fuerza para decidir qué hacer. —Elbert Hubbard ”
- “Elige batallas lo suficientemente grandes como para importar, lo suficientemente pequeñas como para ganar. —Jonathan Kozol ”
