El correo electrónico ha revolucionado la forma en que nos comunicamos entre nosotros. Los mensajes se pueden enviar a cualquier persona con una dirección de correo electrónico válida en cualquier parte del mundo. Esto permite colaboraciones más estrechas, incluso cuando los trabajadores pueden estar a medio mundo de distancia. Es fácil de hacer, requiere muy poca capacitación y es rentable para la mayoría de las empresas en la actualidad con varias opciones de bajo costo disponibles. También puede llevar mucho tiempo y limitar la productividad en determinadas situaciones.
¿Cuáles son los pros y los contras de la comunicación por correo electrónico en las empresas? Echemos un vistazo a algunos de los puntos clave que deben considerarse sobre el tema.
¿Cuáles son las ventajas de la comunicación por correo electrónico en las empresas?
1. Varias personas pueden formar parte de la conversación.
El correo electrónico puede ser como una llamada de conferencia, pero sin todos los mensajes de “¿Puedes oírme ahora?” preguntas que tienden a hacerse. Puede incluir varias direcciones de correo electrónico, enviar copias a las personas para que se mantengan informadas o incluso realizar copias ocultas de las personas si es necesario. Es una forma sencilla de asegurarse de que todo un equipo reciba la misma información al mismo tiempo.
2. Los correos electrónicos se pueden enviar en cualquier momento.
Realmente no hay límite para el tiempo en el que puede enviar un correo electrónico. Si se le ocurre un pensamiento en la oscuridad de la noche, puede iniciar sesión en su cuenta de correo electrónico comercial y enviar un mensaje a quienes necesiten saberlo.
3. Los archivos y las imágenes son fáciles de adjuntar a los correos electrónicos.
Los proyectos completos, con el software de compresión adecuado, se pueden enviar fácilmente por correo electrónico. Esto facilita que incluso los propietarios únicos, autónomos y otros contratistas independientes tengan un negocio potencialmente rentable, incluso si trabajan desde la mesa del comedor. Siempre que no haya restricciones de tamaño de archivo, puede enviar prácticamente cualquier cosa a cualquier persona con una cuenta de correo electrónico válida en cualquier parte del mundo.
4. No es necesario estar presente para recibir correo electrónico.
Los correos electrónicos están esperando a las personas cuando inician sesión en su cuenta. La cuenta recibe el correo electrónico y notifica al destinatario que hay un mensaje en espera. Dado que a menudo se necesita menos tiempo para leer un correo electrónico que para escuchar un mensaje de voz, este método de comunicación puede ahorrar algo de tiempo.
5. Puede solicitar evidencia de recepción.
Prácticamente todos los programas de correo electrónico permiten que los remitentes soliciten un comprobante de recepción del correo electrónico enviado o una prueba de que se abrió el correo electrónico.
¿Cuáles son las desventajas de la comunicación por correo electrónico en las empresas?
1. El correo electrónico a menudo obliga a los trabajadores a realizar múltiples tareas.
La multitarea solía ser una fortaleza celebrada que los empleadores querían que tuvieran sus trabajadores. Venga a descubrirlo, la multitarea puede terminar costándole mucho tiempo a las personas. Se producen hasta 15 minutos de pérdida de productividad cada vez que un trabajador cambia una tarea. Si esos trabajadores responden a un correo electrónico en medio de un proyecto, entonces el cambio al correo electrónico y luego volver al proyecto podría resultar en una pérdida neta de 30 minutos.
2. El correo electrónico es una forma rápida de detectar un error.
Caballos de Troya, virus, malware: la lista de peligros potenciales que pueden provenir de un solo correo electrónico es enorme. Las estafas de suplantación de identidad pueden poner en riesgo su información confidencial. La información financiera se puede robar y utilizar rápidamente gracias a las estafas realistas que se utilizan en la actualidad. Debido a que estos son riesgos tan grandes, algunas empresas tienen archivos adjuntos de correo electrónico limitados y esto puede dificultar la realización de negocios.
3. El correo electrónico puede estar desactualizado.
Los servicios para compartir archivos como Dropbox permiten compartir grandes cantidades de datos a través de un proceso de descarga seguro. Las videoconferencias y otros métodos de comunicación cara a cara desde ubicaciones remotas ofrecen discusiones más profundas que las que puede proporcionar el correo electrónico. La redacción de un correo electrónico puede malinterpretarse fácilmente. Debido a esto, las empresas pueden depender menos de este método de comunicación porque no les ahorra tiempo como solían ser.
4. Se puede abusar fácilmente del correo electrónico.
Sin restricciones, muchas empresas descubren que sus trabajadores pueden enviar numerosos correos electrónicos a familiares y amigos en lugar de realizar el trabajo para el que fueron contratados.
5. No todos los correos electrónicos enviados pueden ser un reflejo profesional de la empresa.
Una empresa con 100 empleados puede tener 100 firmas diferentes enviadas al mundo todos los días. No todos los correos electrónicos pueden tener una redacción o firmas que cumplan con los requisitos profesionales. Todo lo que se necesita es un correo electrónico incorrecto para crear un mensaje de marca negativo que se difunda rápidamente.
Los pros y los contras de la comunicación por correo electrónico en los negocios muestran que es un método típicamente positivo para transferir información. Siempre que se puedan establecer límites para limitar los abusos de este método de comunicación, es muy probable que aumente los niveles de productividad en múltiples áreas.
