Si necesita hacer una presentación formal, una de las mejores herramientas de apoyo que puede utilizar para crear imágenes para los asistentes es Microsoft PowerPoint. Se puede encontrar en las suscripciones de Office 365 para uso personal y comercial.
La principal ventaja de usar PowerPoint es que las representaciones visuales pueden ayudar a reforzar los puntos clave de los que está hablando. Los seres humanos están orientados visualmente cuando aprenden nuevas habilidades o ideas, por lo que tener una representación gráfica de lo que está hablando hace que sea más fácil retener la información.
La principal desventaja es que se necesita tiempo para aprender a utilizar este software. Para aquellos que no están familiarizados con el software de presentación visual, el proceso puede resultar difícil. Incluso puede hacer que algunos dejen de intentar aprenderlo. Estos son algunos de los otros pros y contras de las presentaciones de PowerPoint en los que también vale la pena pensar.
¿Cuáles son las ventajas de las presentaciones de PowerPoint?
1. Es fácil de descargar y usar prácticamente en cualquier lugar.
PowerPoint se considera un producto estándar en muchos entornos profesionales. Esto le permite llevar su licencia de usuario prácticamente a cualquier lugar para poder crear los gráficos necesarios para su presentación. Es tan esperado, de hecho, que puede crear una primera impresión negativa si no tiene una presentación de PowerPoint que ofrecer.
2. Puede hacer que una presentación sea más interesante.
Incluso las presentaciones interesantes pueden volverse largas y aburridas. Con una presentación animada o citas interesantes u otras diapositivas divertidas, puede sacar a la gente de su aburrimiento.
3. Es fácil personalizar cada diapositiva para satisfacer necesidades específicas.
Las imágenes de una diapositiva se pueden reducir o aumentar en escala para adaptarse a sus necesidades. Solo se necesitan unos pocos clics para insertar, modificar y alinear imágenes para crear una representación visual necesaria. Incluso puede usar flechas, punteros u otras formas para resaltar áreas clave de información que desea que la gente conozca.
4. Es un proceso simple para crear folletos de seguimiento.
Puede imprimir cada diapositiva directamente desde PowerPoint. Luego, puede copiar esas diapositivas para que se conviertan en un útil folleto que se pueda entregar a cada participante de la presentación.
5. Es razonablemente asequible para la mayoría de los profesionales.
Los planes comerciales para Office 365 comienzan en poco menos de $10 por mes. Esto le da 1 licencia para usar en una computadora de su elección. Por$ 15 al mes, recibe 5 licencias de computadora para usar.
¿Cuáles son las desventajas de las presentaciones de PowerPoint?
1. Siempre existe la posibilidad de encontrarse con dificultades técnicas.
Incluso las personas conocedoras de la tecnología pueden tener problemas de presentación cuando la tecnología no funciona como se esperaba. Quizás la computadora deje de funcionar. O pierde energía en su tomacorriente. O la pantalla superior no funciona bien. Esto puede alterar muy rápidamente la primera impresión positiva de una presentación.
2. Las diapositivas con demasiada información pueden resultar abrumadoras.
Debido a que hay tantas opciones que se pueden incluir en una presentación de PowerPoint, puede ser fácil exagerar con la cantidad de colores, sonidos, formas y otros elementos que se pueden usar. Al agregar muchas cosas, puede restar valor a la información que debe compartirse.
3. No sustituye lo que debe hacer un presentador.
Muchos de los que usan PowerPoint tienden a confiar en la información de la diapositiva en lugar de proporcionar una narrativa de aprendizaje. Es fácil volverse demasiado dependiente de este software y olvidar que hay una presentación real que debe completarse.
4. Los costos siempre son continuos.
Debido a que es parte del paquete de Office 365, ya no recibe una licencia de software propietario por un costo específico. Debe pagar un costo de suscripción mensual o anual, que con el tiempo puede sumar más de lo que ofrecía la licencia propietaria. También debe descargar el software en cada computadora, que consume datos que pueden estar limitados para algunos propietarios de pequeñas empresas.
5. Algunos participantes pueden desconectarse de su narrativa.
Si su PowerPoint es muy detallado, algunos participantes en su presentación pueden enfocarse en sus folletos y diapositivas más que en su narrativa real. Esto puede dificultar la realización del llamado a la acción que desea que los participantes sigan al final del día.
Los pros y los contras de las presentaciones de PowerPoint muestran que con una planificación cuidadosa, cualquier narrativa puede mejorarse para quienes participan en el evento. Sin esa planificación, la presentación puede hacer más daño que bien a la narrativa.
¿Utiliza Microsoft PowerPoint para sus presentaciones? ¿Qué consejos útiles tiene para perfeccionar la experiencia de creación de presentaciones?