Microsoft Access es un sistema de base de datos que permite a las personas y las empresas capturar datos, administrarlos y crear informes de manera rápida y eficaz. Ha sido durante mucho tiempo parte del conjunto de productos de Microsoft Office y se incluye con ciertos paquetes de suscripción de Office 365. ¿Es este sistema adecuado para sus necesidades? Estos son los pros y los contras de Microsoft Access para considerar hoy.
¿Cuáles son las ventajas de Microsoft Access?
1. Es muy fácil de instalar y usar.
Solo se necesitan unos minutos para instalar este Microsoft Access. A cambio, los usuarios reciben una base de datos que es completamente funcional. Tampoco requiere ninguna programación complicada para su uso, por lo que el usuario de computadora promedio puede aprovechar la información que puede recopilar este sistema.
2. También es fácil de integrar.
Casi todo lo que se basa en Windows tiene el potencial de poder integrarse con Microsoft Access. Esto incluye SQL, Sybase y Oracle para tablas de front-end o back-end. También es más fácil de mantener que otros sistemas que pueden ofrecer aplicaciones de bases de datos más grandes.
3. Ofrece una gran capacidad de almacenamiento.
Puede almacenar varios GB de datos con Microsoft Access. También está disponible para numerosos usuarios en una única aplicación de Access. Algunos usuarios informan que 10 usuarios en una red acceden a una aplicación de Access a la vez.
4. Importar datos es simple.
Puede importar todos los datos recopilados a Microsoft Access aproximadamente en la misma cantidad de tiempo que lleva instalarlos inicialmente. También existe una solución de copia de seguridad simple para sus datos, ya que Access guarda todo en el mismo lugar.
5. El costo es una ventaja real.
Microsoft Access no solo es a menudo más asequible que los sistemas de bases de datos más grandes, sino que también puede ser esencialmente gratuito para algunas empresas. Dado que está incluido en el paquete profesional de productos de Office, muchas pequeñas empresas ya lo tienen y simplemente no lo están utilizando en este momento. Los beneficios de costos también se aplican a las tarifas de consulta cuando pueden surgir problemas con el programa.
6. Puede colocarse en un sitio web para acceso de usuarios remotos.
Aunque seguirá teniendo limitaciones de conexión simultánea cuando tenga acceso de usuario remoto, podrá brindar control y funcionalidad totales para que el teletrabajo se convierta en una opción viable para los administradores de bases de datos.
¿Cuáles son las desventajas de Microsoft Access?
1. Es un sistema de base de datos finito.
Hay un muro al que eventualmente se puede llegar cuando se trata de ingresar información en esta base de datos. Para usuarios de datos más grandes, Microsoft Access puede causar limitaciones que otros programas de bases de datos pueden no tener simplemente porque hay un límite de tamaño de archivo.
2. Todos los datos se guardan en un solo archivo.
Para archivos que están cerrados al tamaño máximo que permite este programa de base de datos, el formato de archivo único ralentiza el rendimiento del programa. Los informes pueden tardar unos minutos en generarse y compartirse. Las consultas y los formularios pueden incluso causar problemas de bloqueo en algunas computadoras.
3. Los datos multimedia son difíciles de incorporar a Microsoft Access.
Esto se debe al problema de guardar un archivo. Los datos multimedia tienden a ocupar mucho espacio, lo que significa que solo un par de archivos pueden ralentizar el rendimiento de la base de datos.
4. Las transacciones de tiempo crítico son difíciles de capturar en Microsoft Access.
Si genera datos que deben usarse o distribuirse de inmediato, es posible que esta base de datos no sea adecuada para usted. Piense en Access como una base de datos a largo plazo para la minería de datos y la evaluación de métricas.
5. Puede haber problemas de seguridad.
Si su base de datos necesita estar protegida por extensos protocolos de seguridad de bases de datos, entonces Access podría no ser la mejor opción. Puede evitar este problema utilizando Access en el front-end de un servidor SQL, pero no todas las empresas necesitan ese nivel de infraestructura y aún crean datos confidenciales para protegerlos.
6. Varios sistemas operativos de Windows pueden dañar su base de datos.
Es posible que tenga varios sistemas operativos de Windows diferentes en uso en una empresa, desde Windows 98 hasta el actual Windows 10. Cuando comparte una base de datos de Access con usuarios mixtos de O / S, puede corromper la información que se está recopilando.
7. Todavía hay una curva de aprendizaje que debe seguirse.
Microsoft Access tiene un diseño relacional relativamente deficiente, lo que puede dificultar que algunos usuarios aprendan a usar o acceder a los formularios de la base de datos. Los controles y los formularios también pueden ser difíciles de personalizar o adaptarse a ciertas necesidades y, en general, debe haber una comprensión básica del lenguaje de programación SQL para tener las mejores posibilidades de éxito.
Los pros y los contras de Microsoft Access muestran que es un sistema eficaz para la recopilación y gestión de datos. Si puede dedicar el tiempo necesario para aprenderlo, es probable que descubra que se convertirá en uno de los recursos más útiles disponibles en la actualidad.
