En un modelo de base de datos centralizada, una unidad central actúa de una manera que sirve a toda la empresa. Esta descripción se usa a menudo para describir un modelo de análisis que ha sido completamente centralizado, aunque también puede referirse a una base de datos de información compartida que es accesible para todos.
Las empresas que son grandes y tienen una sola organización empresarial necesitan información, análisis y aplicaciones para poder cruzar varios límites. Esto mejora la comunicación dentro de la organización, proporcionando un liderazgo más eficaz desde el C-Suite ya que las necesidades específicas se relacionan con precisión con las personas específicas encargadas de una respuesta.
La elección de un sistema centralizado consiste en financiar una forma de que una estrategia empresarial única tenga el mayor impacto potencial. Según los informes de Deloitte, el 42% de las empresas han establecido un enfoque centralizado.
Debido a que cada negocio es diferente, estas son las ventajas y desventajas de una base de datos centralizada para considerar.
Lista de las ventajas de una base de datos centralizada
1. Permite trabajar en proyectos multifuncionales.
Una base de datos centralizada acelera la comunicación que se produce dentro de una organización. En lugar de tener capas de burocracia administrativa para manejar proyectos multifuncionales entre equipos, el diseño central permite que esos equipos se reúnan cuando sea necesario. Eso hace posible absorber datos analíticos más rápido, completar tareas específicas con más calidad y avanzar más hacia la visión, misión o metas que se han establecido.
2. Es más fácil compartir ideas entre analistas.
Muchas empresas están configuradas de una manera que crea silos para personas y equipos. Al implementar una estrategia que centraliza la información y el análisis, esos silos comienzan a desaparecer. En lugar de tener varias personas trabajando en los mismos proyectos o conjuntos de datos de forma independiente, la organización puede coordinar su trabajo para que colaboren con más frecuencia. Cuando todos pueden compartir sus ideas con el resto de la organización, la diversidad creada permite un mejor potencial de crecimiento.
3. Los analistas pueden asignarse a problemas o proyectos específicos de forma centralizada.
Existe un mayor nivel de responsabilidad dentro de una base de datos centralizada. Eso se debe a que hay mucha más transparencia sobre las políticas y los procedimientos que se implementan. A cada persona se le puede asignar un problema específico que la organización debe abordar. Aquellos con las autoridades adecuadas pueden monitorear el progreso de esa persona en la solución del problema identificado. En lugar de enrutar a través de numerosas secciones, equipos o departamentos, toda la comunicación para cada problema o proyecto se enruta de forma centralizada, lo que reduce la confusión.
4. Se pueden obtener mayores niveles de seguridad.
Cuando se concede financiación a largo plazo a una base de datos centralizada, existe un mayor nivel de seguridad de los datos que se desarrolla para la organización. Esto se debe a que la información que obtiene la empresa sirve a toda la empresa. Todos los involucrados en la retención de información están sujetos a ciertos protocolos o límites con su acceso, lo que limita la cantidad de fuga de datos que puede ocurrir. El resultado final es que los datos valiosos permanecen internos con más frecuencia que externos.
5. Hay niveles más altos de confiabilidad dentro del sistema.
Hay menos averías de los sistemas de informes internos cuando hay una base de datos centralizada. En lugar de tener múltiples canales abiertos, que pueden llegar a diferentes conclusiones por sí mismos, hay un canal central que incluye a todos. Cada persona puede acceder a los datos que necesita, ofrecer su opinión y escuchar la charla de toda la empresa a medida que se crean conclusiones específicas. La confiabilidad ocurre porque las personas acceden a la misma página más rápido.
6. Reduce el conflicto.
Cuando existe una base de datos centralizada responsable de la recopilación y el almacenamiento de datos, se reducen los conflictos dentro de la organización. Eso ocurre porque hay menos personas involucradas en los procesos de toma de decisiones que involucran los datos. Cuando hay altos gerentes o personas asignadas responsables de esta información, los gerentes de nivel inferior y los empleados de nivel inferior están aislados de la carga de usar los datos de manera inapropiada, lo que conduce a un entorno de trabajo más feliz.
7. Las organizaciones pueden actuar con mayor rapidez.
Cuando existe una base de datos central responsable de administrar la información, las decisiones sobre acciones o estrategias se toman con mayor rapidez porque hay menos capas de datos por las que se debe navegar. Los líderes del negocio pueden operar de manera más eficiente porque los procesos de comunicación están integrados de forma natural en el sistema. Eso hace que sea más fácil para todos evaluar los pros y los contras de cualquier decisión que puedan enfrentar.
8. Ayuda a una organización a mantenerse cercana a una visión enfocada.
La base de datos centralizada se puede configurar para controlar a toda una organización con respecto a su único propósito o visión. Las inconsistencias se eliminan de los flujos de trabajo porque los datos que se recopilan están destinados a fines específicos que se comunican claramente a todos los involucrados.
Lista de las desventajas de una base de datos centralizada
1. Puede dejar de responder a las necesidades de la empresa.
Existen grandes requisitos de carga de trabajo que se vuelven necesarios cuando se utiliza una base de datos centralizada. Los individuos y los equipos encuentran que las limitaciones de tiempo que se les imponen pueden no ser razonables para las expectativas solicitadas. Con el tiempo, si estas limitaciones no se abordan como deberían, una base de datos centralizada crea equipos que no responden y que se centran en tareas específicas en lugar de colaborar. Básicamente, los equipos pueden rebelarse contra el sistema para crear sus propios silos de autoprotección.
2. Hay niveles más bajos de adaptabilidad basada en la ubicación.
El uso de una base de datos centralizada significa que está intercambiando eficiencias de movimiento por menos flexibilidad a nivel local. Si hay cambios que ocurren localmente que afectan el negocio, estos datos deben enviarse a la base de datos centralizada. No hay opción para controlar los datos localmente. Eso significa que los tiempos de respuesta para los clientes locales o la comunidad pueden no ser tan eficientes como podrían ser, ya que puede que no haya información para hacer frente a una respuesta necesaria.
3. Puede tener un impacto negativo en la moral local.
Cuando se utiliza una base de datos centralizada, las responsabilidades de los administradores locales a menudo se reducen. Eso ocurre porque la estructura de la empresa puede prohibir a los gerentes locales contratar a sus propios empleados. Puede obligarlos a utilizar datos del sistema centralizado que, en su opinión, tiene un impacto negativo a nivel local. En lugar de poder tomar decisiones de inmediato, se ven obligados a esperar a que los datos provengan de la base de datos centralizada. Para aquellos que deseen experimentar niveles más altos de responsabilidad con su rol gerencial, el proceso centralizado puede ser muy desmoralizador.
4. La planificación de la sucesión se puede limitar con una base de datos centralizada.
Debido a que la información es administrada por una base de datos centralizada, hay poca necesidad de trabajar en el desarrollo de gerentes nuevos o futuros. La única forma de planificación de la sucesión que es necesaria con esta configuración implica traer a una persona para reemplazar a un analista central en algún momento. Si los gerentes de alto nivel experimentan un problema familiar, un evento de salud o algún otro problema que interfiera con su trabajo, es posible que no haya nadie con la experiencia necesaria para asumir el cargo, lo que reduce la efectividad de la base de datos centralizada.
5. Reduce la cantidad de comentarios legítimos recibidos.
Una base de datos centralizada puede proporcionar transparencia. Puede conducir a mayores niveles de comunicación. Esos no siempre son beneficios positivos. Cuando alguien puede ofrecer una opinión o comentarios sobre la información que ha recibido, a menudo se siente responsable de enviar una respuesta. Muchos empleados pueden tener conocimientos generales sobre determinadas políticas o procedimientos, pero no tienen acceso a la imagen completa. Pierden el tiempo creando comentarios que no son necesarios, lo que hace perder tiempo a todos los que leen esos comentarios. Con el tiempo, esto puede conducir a niveles más bajos de productividad y mayores niveles de frustración.
6. Puede aumentar los costos.
Cuando existe un sistema centralizado, se depende de la precisión de los datos que se recopilan. Incluso un pequeño error de cálculo podría tener un impacto grave en la base de datos centralizada. Eso puede resultar en tarifas más altas por entregas apresuradas, pedidos incorrectos que están etiquetados como correctos y cambios innecesarios en el inventario potencial controlado por la organización. Los costos de corregir un error de un sistema descentralizado tienden a ser más bajos que corregir los errores generados por los sistemas centralizados.
7. Existe riesgo de pérdida.
Cuando hay una base de datos centralizada, todo se almacena dentro de esa base de datos. ¿Qué pasa con esa información si la base de datos se pierde por alguna razón? Debido a que no hay otras ubicaciones de la base de datos, una organización pierde el acceso de inmediato. Eso podría crear una interrupción a largo plazo que podría afectar la viabilidad general de la empresa. Incluso con sistemas de respaldo en la nube implementados y otras protecciones disponibles, siempre existe el riesgo de una pérdida completa cuando se usa una base de datos centralizada.
Estas ventajas y desventajas de la base de datos centralizada deben considerarse a nivel local. Para algunas organizaciones, la estructura centralizada tiene sentido porque une a personas y equipos con un vínculo común para trabajar hacia una misión específica. Para otros, el sistema puede crear demasiados puntos de datos, empantanando la productividad general.
