Una estructura colaborativa crea un estímulo dentro de un lugar de trabajo para que diferentes personas trabajen juntas para producir o crear algo. Estas estructuras pueden incorporarse de varias formas diferentes dentro del entorno de trabajo moderno.
- Creando espacios de trabajo compartidos donde las personas puedan trabajar juntas para lograr un propósito común.
- Al ofrecer herramientas de colaboración basadas en software que permiten a las personas trabajar juntas en archivos específicos simultáneamente.
- Mediante el uso de herramientas de comunicación que unen a las personas para discutir ideas, sin importar en qué parte del mundo se encuentren.
Las estructuras colaborativas pueden ser sincrónicas o asincrónicas. El primero se refiere a las estructuras que permiten a las personas trabajar e interactuar entre sí en situaciones de tiempo real. Esta última es una estructura que permite la colaboración en turnos, lo que permite que cada trabajador mejore las anotaciones o contribuciones.
La única forma de que una estructura colaborativa tenga éxito es que cada persona involucrada en la estructura participe en ella.
Estas son algunas de las ventajas y desventajas clave a considerar al considerar la incorporación de estructuras colaborativas al lugar de trabajo moderno.
Lista de las ventajas de una estructura colaborativa
1. Proporciona una mejor división del trabajo.
Cuando existen estructuras colaborativas dentro del lugar de trabajo, los métodos de división del trabajo tienden a mejorarse. Tener más personas involucradas en la realización de las tareas hace que el trabajo sea un poco más fácil para todos. Esto es especialmente importante para los empleados que participan con frecuencia en grandes proyectos. Al dividir las responsabilidades en porciones más pequeñas, todos los involucrados hacen el trabajo más rápido y mejor.
2. Hay un mayor nivel de aportación creativa.
Cuando se permite la colaboración en el lugar de trabajo, hay más creatividad involucrada en cada proyecto. La empresa puede aprovechar los diferentes recursos creativos de cada empleado en lugar de depender de un solo recurso de entrada con una asignación individualizada. Al recopilar diferentes ideas, se pueden intercambiar ideas sobre nuevos enfoques, que a menudo conducen a una mayor innovación en el lugar de trabajo.
3. Mejora la moral en el lugar de trabajo.
Cuando los empleados pueden utilizar una estructura colaborativa de manera positiva, se produce una mejora en la moral del lugar de trabajo. A los empleados les gusta celebrar los éxitos cuando ocurren. Debido a que hay más oportunidades para trabajar juntos, se pueden celebrar más éxitos. Eso crea una visión más feliz del entorno laboral, creando relaciones positivas entre compañeros de trabajo. Al final del día, la colaboración genera confianza cuando las estructuras en el lugar de trabajo lo permiten.
4. Se aporta equilibrio al proceso de toma de decisiones.
Cuando hay varias voces diferentes involucradas en los procesos de toma de decisiones del lugar de trabajo, entonces un equipo tiene un mejor equilibrio en su avance. Fomenta la cooperación y la mentalidad abierta a medida que cada persona puede ofrecer una opinión, mientras escucha las opiniones de los demás. Este proceso puede ralentizar la respuesta de un equipo cuando se requiere una decisión inmediata, pero en general, los beneficios de eliminar el sesgo o el partidismo dentro de cada decisión tienden a hacer de la colaboración un proceso positivo.
5. Puede mejorar los tiempos de entrega.
Las estructuras de colaboración permiten a los trabajadores centrarse en sus puntos fuertes dentro de cada proyecto. Debido a que cada trabajador se enfoca en sus fortalezas, la calidad del trabajo tiende a mejorar. El trabajo de mejor calidad tiende a necesitar menos revisiones durante el proceso de aseguramiento de la calidad, lo que reduce los costos corporativos y mejora los tiempos de entrega. Con el tiempo, el costo de instalar una estructura colaborativa tiende a amortizarse debido a las numerosas formas en que ofrece oportunidades de ahorro de costos para cada negocio.
6. Las relaciones corporativas a menudo mejoran.
Las estructuras de colaboración van más allá de lo que ocurre internamente con una empresa. La colaboración corporativa también crea una situación de beneficio mutuo para las empresas. Ambas organizaciones reciben algo por sus esfuerzos, mientras que cada una recibe una posición mejorada dentro de su industria. Estas relaciones pueden fomentar una mejor recaudación de fondos, mejores productos y más influencia comunitaria con su marca.
7. Puede resolver diferencias lingüísticas o culturales.
Debido a la tecnología moderna, hay menos diferencias culturales y lingüísticas que interfieren con el proceso de colaboración. Las traducciones automáticas hacen posible que casi todas las personas participen en un esfuerzo colaborativo, sin importar cuál sea su idioma nativo. La gestión de la información contrarresta las diferencias culturales que afectaron los esfuerzos de colaboración en persona en el pasado. Esto permite que las empresas se beneficien de más perspectivas a lo largo del tiempo.
Lista de las desventajas de una estructura colaborativa
1. Anima a algunos trabajadores a asumir que tienen un papel de liderazgo.
Cuando hay estructuras colaborativas en el lugar de trabajo, hay más empleados que pueden sentir que se les ha dado una posición de liderazgo en un proyecto. Varios trabajadores pueden sentir lo mismo dentro del mismo proyecto. Eso crea un problema en el que hay demasiadas personas que intentan liderar utilizando sus propias ideas en lugar de tratar de brindar apoyo colaborativo. Si esto ocurre, la tensión tiende a crearse porque todos en una posición de liderazgo esperan que las personas los sigan, lo que no siempre sucede.
2. Puede haber conflictos en los estilos de trabajo.
Cuando diferentes personas con personalidades únicas están trabajando juntas, se descubrirá el conflicto eventual en los estilos de trabajo. La diversidad crea algunas ventajas únicas que no deben ignorarse. Esa diversidad también puede retrasar un proyecto cuando algunos trabajadores realizan tareas de una manera que es contraria al método que utilizan otros.
3. Puede crear instancias de pensamiento grupal.
Cuando los equipos de personas se reúnen con frecuencia para trabajar en un proyecto, pueden inclinarse hacia las ideas ofrecidas por el miembro más fuerte del equipo. Incluso cuando se proponen ideas alternativas, el pensamiento grupal se produce cuando una personalidad fuerte es capaz de convencer a todos de que sigan continuamente sus ideas. Las estructuras colaborativas no pueden dar cuenta de una persona persuasiva que constantemente se hace cargo de las discusiones, suplanta las ideas y fuerza los resultados personales al llevar a un equipo a su punto de vista.
4. Algunos roles pueden parecer ambiguos.
En una estructura colaborativa, no siempre es posible definir claramente un rol para cada miembro del equipo. Cuando esto ocurre, puede haber un cierto nivel de apatía dentro del equipo que conduce a resultados más lentos. Algunos miembros del equipo pueden incluso intentar imponer sus ideas al resto del grupo, incluso si sus ideas fueron rechazadas inicialmente por todos los demás. Si bien esta desventaja tiende a ocurrir en equipos más grandes con más frecuencia que en equipos más pequeños, dejar un rol sin definir crea la posibilidad de que este problema se vea en todas las empresas.
5. Puede costar más de lo que vale para algunas empresas.
Las estructuras colaborativas pueden verse como un componente generalmente positivo del lugar de trabajo moderno, pero no siempre es adecuado para todas las empresas. Incluso con las mejoras tecnológicas, el costo de hacer negocios a través de la colaboración puede ser demasiado alto para los presupuestos de las pequeñas empresas. Cuando hay una gran cantidad de empleados involucrados en esfuerzos de colaboración, entonces hay un mayor costo en facilitar reuniones, trabajar en archivos y preparar presentaciones. En algunos casos, incluso puede hacer que algunos trabajadores dediquen más tiempo a sus responsabilidades normales, lo que ralentiza el negocio.
6. Las estructuras colaborativas a veces pueden crear conflictos.
Siempre puede haber un cierto nivel de desacuerdo dentro de un equipo sobre los puntos clave de un proyecto. Si esos desacuerdos se basan en una ética o moral específicas, entonces la colaboración puede crear más conflictos en las relaciones laborales de los que resuelve. Cuando las personas sienten que tienen un conflicto moral con alguien, es menos probable que tengan la mente abierta sobre los enfoques propuestos por esa persona. Eso atasca la productividad, lo que eventualmente afecta el resultado del trabajo que se está realizando.
7. Puede requerir una conexión de datos que no está disponible.
Las estructuras de colaboración modernas tienden a involucrar servicios basados en la nube y recursos en línea. Aunque los niveles de saturación de Internet son muy altos en el mundo desarrollado, no están al 100%. Las empresas rurales pueden tener dificultades para acceder a los recursos de Internet de alta velocidad, lo que limita su capacidad para beneficiarse de la colaboración. Es posible que algunas empresas no tengan acceso a los datos. Incluso si la empresa se beneficiaría de estas estructuras, a menos que estén presentes, no se pueden utilizar.
8. Puede reducir las interacciones personales.
Debido a que las estructuras colaborativas tienden a presentar herramientas en línea, el proceso de colaboración limita el número de interacciones personales que ocurren. Las personas trabajan juntas a través de videoconferencias, administración de archivos en línea y otras formas de transferencia de información. Si las conexiones son deficientes o limitadas en velocidad, el tiempo de retraso puede reducir los resultados en tiempo real, lo que puede anular algunos de los beneficios que normalmente se recibirían con la implementación de esta estructura.
Estas ventajas y desventajas de la estructura colaborativa muestran que adoptar la diversidad puede generar numerosos beneficios para cualquier empresa. También muestra que sin estructuras y definiciones claras, algunos miembros del equipo pueden aprovechar el deseo de colaboración para hacer cumplir sus propias ideas a expensas de otros. Por esa razón, cada estructura debe fomentar las fortalezas personales, dividir las responsabilidades con las partes apropiadas y fomentar la creatividad individual para experimentar beneficios consistentes.
