Las tarjetas de nómina son tarjetas de débito prepagas que los empleadores utilizan para cargar el salario o los salarios de un empleado en lugar de un cheque formal. Los fondos se distribuyen cada día de pago, proporcionando una alternativa al depósito directo para aquellos que no pueden o no quieren tener una cuenta tradicional.
Más de 60 millones de personas en los Estados Unidos no tienen acceso a servicios bancarios, lo que significa que no tienen, o no califican, para una cuenta bancaria tradicional.
La mayoría de las tarjetas de nómina son ofrecidas por los principales procesadores de pagos de la actualidad, como MasterCard o Visa, lo que brinda a los trabajadores la opción de acceder a sus fondos como lo harían con una tarjeta de débito vinculada. Las tarjetas de nómina son siempre recargables, lo que significa que un trabajador usa la misma tarjeta todo el tiempo en lugar de que se le emita una nueva cada día de pago.
Los empleados reciben un acceso conveniente a sus salarios con esta configuración sin la necesidad de mantener una cuenta con una institución financiera. Sus fondos se reciben instantáneamente, a veces hasta 48 horas antes, dependiendo del fabricante de la tarjeta. Entonces no tienen que preocuparse por llevar consigo grandes sumas de dinero en efectivo para comprar los artículos necesarios.
Al igual que con cualquier sistema de compensación, existen ventajas y desventajas específicas de las tarjetas de nómina para revisar antes de usar o implementar este tipo de sistema. Estos son los puntos cruciales a considerar.
Lista de las ventajas de las tarjetas de nómina
1. Las tarjetas de nómina son instantáneas y cómodas de usar.
Los empleados pueden usar su tarjeta de nómina inmediatamente cuando se le emiten los fondos. No se necesita una cuenta bancaria para controlar este dinero. Dependiendo del procesador que figura en la tarjeta (Visa, MasterCard), pueden usar la tarjeta tal como lo harían con una tarjeta de débito o crédito estándar para realizar compras. Pueden retirar efectivo de un cajero automático si así lo desean, realizar pagos en línea y aprovechar las oportunidades de comercio electrónico.
Muchas de las tarjetas de nómina ofrecen los mismos beneficios, como protección contra el fraude, que también encontrará con los productos estándar de débito y crédito.
2. Es más fácil para los empleados administrar sus fondos con tarjetas de nómina.
La mayoría de las tarjetas de nómina no permiten un sobregiro si una compra excede el saldo disponible. Eso hace que sea más difícil que la deuda comience a acumularse para el trabajador. Los empleados pueden incluso agregar sus propios recursos a su tarjeta de nómina si quieren evitar llevar mucho dinero en efectivo. Aunque a veces hay tarifas asociadas con transferencias que ocurren fuera del mecanismo de depósito directo del empleador, la tarjeta de nómina crea un registro de transacciones y responsabilidad que puede ayudar a algunas personas a calificar nuevamente para una cuenta bancaria tradicional en el futuro.
3. Las tarjetas de nómina ofrecen más seguridad.
Si alguien te quita la billetera o el bolso y tienes montones de dinero en efectivo, es probable que ese dinero se haya ido. No se puede decir lo mismo de una tarjeta de nómina. Tiene acceso a las mismas medidas de seguridad que una tarjeta de débito o crédito típica, incluido un PIN y un mecanismo de firma, lo que dificulta el acceso a los recursos si el artículo es robado. Los trabajadores pueden informar su tarjeta de nómina perdida a su empleador y luego recibir una nueva ya cargada con su saldo actual. Eso hace que sea mucho más fácil reemplazar su dinero en efectivo si se extravía.
Las tarjetas de nómina están respaldadas por la FDIC, lo que significa que hay más opciones de recuperación y menos opciones de falsificación a largo plazo con esta opción de pago.
4. Las empresas ahorran dinero cuando emiten tarjetas de nómina.
El costo de imprimir cheques físicos en papel es más alto de lo que cree, especialmente para las grandes organizaciones. También hay que considerar los gastos de procesamiento, tinta y franqueo. Los empleadores ahorran en este gasto cuando emiten tarjetas de nómina. Los trabajadores también ahorran algo de dinero con este método de pago porque no necesitan ir a un banco o una institución de cambio de cheques para obtener sus fondos. No es necesario recibir efectivo por el monto total del cheque porque los fondos se administran sin efectivo.
5. Las tarjetas de nómina ofrecen un mecanismo de entrega digital.
No hay retrasos relacionados con un día de pago cuando las organizaciones utilizan tarjetas de nómina en lugar de un cheque tradicional. Si hay desastres naturales, ventiscas, lluvias fuertes u otros elementos de demora que impiden el procesamiento físico de un cheque, los trabajadores aún reciben sus fondos a través de la transferencia digital a tiempo. Tampoco deben preocuparse por retirar su cheque durante el horario comercial habitual. Eso lo hace especialmente útil para los trabajadores que trabajan a distancia o contratan a distancia.
6. Hay más transparencia disponible con las tarjetas de nómina.
Las tarjetas de nómina brindan a los trabajadores la opción de monitorear todos los registros de sus cuentas de una manera que las compras en efectivo no lo hacen. Los estados de cuenta y los historiales de transacciones les permiten a los trabajadores saber dónde podrían estar filtrando fondos. Este proceso les permite ver a dónde van sus retenciones también para que puedan hacer cambios si es necesario. La mayoría de los empleados descubren que el acceso gratuito a estos elementos les ayuda a ser conscientes del presupuesto, lo que eventualmente conduce a una salud financiera más sólida.
7. Muchas de las tarifas se pueden evitar con un poco de ingenio.
Incluso cuando se aplican las tarifas de las tarjetas de nómina, existen algunas formas de solucionar el problema. Puede ingresar a un banco y retirar efectivo de un cajero sin cargo con la mayoría de los productos de esta categoría. Las tiendas de comestibles le permitirán sacar dinero en efectivo adicional con su compra cuando la tarjeta esté estructurada como un débito. Los minoristas de caja grande ofrecen el mismo beneficio. Aunque puede haber una tarifa de PIN por esto, ese costo es menor que la tarifa del cajero automático. Si tiene una compra gratuita, retirar la mayor parte de su cheque a través de este método puede ayudar a eliminar los costos adicionales asociados con este producto.
8. Los beneficios para trabajadores también se pueden emitir en una tarjeta de nómina.
Cualquier beneficio que ofrezca una compensación en efectivo a un empleado se puede distribuir a través de una tarjeta de nómina. Todo lo que requiera una verificación física antes de que esta tecnología estuviera disponible se convierte en una posibilidad. Eso significa que los cheques de bonificación, los beneficios de la FSA e incluso la compensación por millas se pueden canalizar a través de este sistema. Los trabajadores pueden acceder a estos fondos hasta 48 horas más rápido que si recibieran un cheque físico, con menos demoras, lo que significa que también pueden ocuparse de las necesidades de su familia más rápido.
Lista de las desventajas de las tarjetas de nómina
1. Hay más tarifas que pagar con tarjetas de nómina.
Las tarjetas de nómina tienen menos tarifas que las tarjetas de regalo promedio. También tienen más tarifas que otros métodos de pago, incluidas las tarjetas de débito y crédito o los cheques. La mayoría tiene una tarifa de mantenimiento mensual que el empleador puede cubrir o no. La tarjeta de nómina E1 de Visa cobra $2.95 por mes a menos que haya un depósito en la tarjeta en el mismo mes. Hay tarifas de consulta de saldo, tarifas de rechazo e incluso tarifas de cierre de cuenta. Asegúrese de revisar la lista de tarifas actual con su empleador antes de aceptar esta forma de pago.
2. Las tarjetas de nómina a veces están restringidas por las leyes locales.
Existen varias reglas que gobiernan cómo los trabajadores reciben su compensación. La mayoría de las leyes implican cómo los empleados pueden acceder a su cheque de pago completo sin tener que pagar una tarifa. Existen reglas que permiten a algunas personas elegir la forma en que quieren que se les pague, incluso mediante un cheque físico, lo que limita las opciones de ahorro de costos disponibles para la organización. Antes de ofrecer esta opción, todas las empresas deben revisar la situación local con su equipo legal para ver si los pros superan los contras.
3. Los fondos perdidos son difíciles de recuperar con tarjetas de nómina.
El proceso a seguir cuando se intenta recuperar fondos perdidos por fraude es extenso con una tarjeta de nómina. Los empleados deben reportar las tarjetas perdidas o robadas de inmediato para asegurarse de que no sufran una pérdida financiera por la situación. Algunos informes deben producirse en un plazo de 48 horas para algunos emisores de tarjetas. Asegúrese de conocer el proceso involucrado para informar cargos no autorizados, luego comuníquese con la tarjeta o su empleador de inmediato, o podría ser responsable del gasto.
4. Las tarifas de las tarjetas de nómina afectan más a los trabajadores de bajos ingresos.
Existen leyes que requieren que un empleado tenga acceso total a sus fondos al menos una vez durante cada ciclo de pago. Es por eso que encontrará que la mayoría de las tarjetas de nómina ofrecen una primera transacción en un cajero automático de forma gratuita, junto con algunas tarifas de compra inicial que no se aplican. Sin embargo, una vez que supera ese elemento de uso sin costo, el costo de usar tarjetas de nómina aumenta rápidamente si solo trabaja a $7.50 por hora. Muchas tarjetas tienen una tarifa de punto de venta de $1, lo que significa que cada transacción costará más.
5. No puede pagar algunas facturas con una tarjeta de nómina.
Aunque las tarjetas de débito son ampliamente aceptadas hoy en día en muchos lugares, hay algunos proveedores de servicios que no las aceptan. Los empleados no tienen la opción de pagar con cheque cuando usan este tipo de sistema de compensación, lo que significa que deben seguir pasos adicionales (y costos) para pagar algunas facturas. Tendrían que retirar su dinero y luego llevar el efectivo a un banco para que se emitiera un cheque de caja. Los costos de hacer negocios de esta manera aumentan rápidamente para los trabajadores en comparación con aquellos que tienen opciones de pago alternativas.
6. Algunos cajeros automáticos limitan la cantidad que se puede retirar.
Es posible que los trabajadores que reciben su pago a través de una tarjeta de nómina no puedan acceder a su salario completo a través de un cajero automático local. Muchas unidades imponen restricciones sobre la cantidad que se puede tomar en una sola transacción. Algunas instituciones limitan esta cantidad a solo$ 250. Eso obliga al empleado a buscar métodos alternativos de acceso a efectivo para evitar los posibles cargos asociados con su tarjeta. En algunas comunidades pequeñas, eso puede no ser posible.
7. A los trabajadores no les gustan los cambios en la forma en que se emite su salario.
Siempre habrá trabajadores que prefieran que se les pague con un cheque físico por lo que hacen. Las empresas nunca solucionarán este problema a menos que la sociedad se vuelva completamente sin efectivo. Cualquiera que reciba un cheque físico desconfiará de cualquier cambio sugerido por su empleador en la forma en que recibe su salario. Habla de una desconfianza en la relación entre empleador y empleado que a veces es difícil de superar. Debido a que algunos beneficios también pueden pagarse a través de este método, no es extraño que los trabajadores renuncien si los empleadores presionan demasiado para usar esta opción de pago.
8. Se necesita tiempo para reemplazar las tarjetas perdidas o robadas.
Si pierde su tarjeta de nómina, debe comunicarse con su empleador de inmediato. La mayoría de los emisores de tarjetas también requieren que se comunique con ellos. Eso hará que se coloque una retención en la tarjeta para evitar nuevas transacciones. Luego, se le emitirá una nueva tarjeta para reemplazar la que desapareció. La mayoría de las tarjetas de nómina cobran una tarifa de $10 a $15 para reemplazar una tarjeta perdida, y la nueva puede demorar hasta 10 días hábiles en llegar.
Algunos empleadores tienen acceso a tarjetas de reemplazo temporales para compensar el lapso de tiempo de dos semanas entre reportar una tarjeta perdida y recibir una nueva. Activarías la tarjeta temporal y luego activarías la nueva tarjeta permanente después de recibirla.
Estos pros y contras de las tarjetas de nómina evalúan los$ 42 mil millones en salarios brutos que se cargan en aproximadamente 6 millones de tarjetas activas cada año. Para 2022, esa cifra podría ascender a más de $60 mil millones en casi 9 millones de tarjetas activas. Aunque los empleadores no pueden exigir a los trabajadores que se les pague únicamente por esta opción (o incluso por depósito directo), dejar de usar un cheque físico ahorra dinero y brinda más seguridad al trabajador. Si también se puede implementar un plan para evitar tantas tarifas como sea posible, este método de pago ofrece muchas promesas.
