Muchos propietarios de pequeñas empresas tienen dificultades para administrar el correo electrónico de su empresa. Hay numerosas opciones disponibles en la actualidad, y algunas son tan diferentes que saber por dónde empezar puede ser un desafío inmenso. Puede optar por utilizar un proveedor de correo electrónico gratuito como Outlook o Gmail, suscribirse a un proveedor de correo electrónico como servicio por un bajo costo mensual o alojar su propio correo electrónico si lo desea.
El enfoque autohospedado es el método tradicional que utilizan las empresas para gestionar su comunicación profesional. Los paquetes de alojamiento a menudo se incorporan a las empresas de alta dirección de hoy en día, como GoDaddy. También puede comprarlos de forma independiente si ya trabaja con una organización de alojamiento web. Esta estructura permite acceder a su cliente en su computadora a través de cualquier sistema que utilice actualmente.
Muchos proveedores también le brindan la oportunidad de utilizar el acceso basado en la web para sus necesidades de correo electrónico comercial.
Si se pregunta cómo comenzar a administrar sus comunicaciones corporativas de manera más efectiva, entonces estos son los pros y los contras de alojar su propio correo electrónico a considerar.
Lista de las ventajas de alojar su propio correo electrónico
1. Le proporciona un mayor nivel de privacidad.
Cuando decide comenzar a alojar su propio correo electrónico, puede aprovechar la privacidad adicional que se produce porque está utilizando un servidor de correo bajo su control. Ya no depende de los procesos de seguridad de proveedores externos porque todo permanece bajo su supervisión. Aunque es posible que deba proporcionar a su empresa de alojamiento web una pequeña tarifa para incluir este servicio con su presencia en línea, es una forma sencilla de agregar otra capa de protección a sus hábitos de comunicación.
2. A veces puede recibir esta opción de forma gratuita.
Muchos proveedores de alojamiento web le darán la opción de alojar su propio correo electrónico de forma gratuita. Puede acceder a esta opción a través de su panel de control o panel de una manera similar a lo que proporciona un correo electrónico como servicio o una opción pública al usuario promedio. Aunque hay algunos aspectos técnicos de esta opción que es posible que deba aprender, el proceso es relativamente sencillo. Si sabe cómo usar una computadora bastante bien, entonces puede descubrir cómo usar este sistema para sus requisitos de comunicación.
3. Le permite crear cuentas de correo electrónico del tamaño que desee.
Debido a que usted es quien está configurando y administrando su propio correo electrónico, entonces tiene la flexibilidad y el control para diseñarlo de la manera que mejor se adapte a sus necesidades. Debido a que no está pagando por el almacenamiento con el alojamiento de correo electrónico interno, puede hacer que las cuentas tengan el tamaño que desee para sus necesidades. También es mucho más fácil agregar nuevas cuentas a su sistema, configurar múltiples dominios y crear una identidad que la gente asociará con su marca en lugar de un proveedor externo. Decirle a la gente que envíe un correo electrónico a su dirección de Hotmail (¡algunas personas todavía la tienen!) No comunica el mismo nivel de profesionalismo que hacer que envíen un mensaje a su dominio específico.
4. Solo hay un inicio de sesión que debe recordar.
Cuando decide alojar su propio correo electrónico, solo hay un conjunto de credenciales que debe recordar para acceder a este servicio. No necesita preocuparse por dar acceso a otras personas porque puede asignarles cuentas que ellos pueden personalizar. Tendrá un solo panel de control para usar que le permitirá administrar sus necesidades de comunicación interna y externa de manera muy eficiente. Aunque existen desafíos que enfrentar con esta opción, la mayoría de las personas descubren que generalmente les hace la vida más fácil, especialmente si pueden enrutarla a un servicio de acceso web existente como Outlook.
5. Requiere solo un equipo de soporte para propósitos de resolución de problemas.
Incluso si decide subcontratar sus necesidades de alojamiento de correo electrónico porque no puede entenderlo, alojar el suyo propio permite reducir su exposición a un solo equipo. Descubrirá que las agencias que pueden ayudarlo a configurar este servicio pueden mejorar su intranet, proporcionar otros recursos de TI y brindarle un único puerto de escala siempre que tenga una pregunta que requiera una respuesta.
6. Hay tiempos de respuesta más rápidos.
Cuando trabaja con su propio equipo, significa que tiene la capacidad de realizar actualizaciones o mejoras en cualquier momento que desee. Esta estructura le brinda la oportunidad de aprovechar las nuevas tecnologías siempre que estén disponibles cuando esté alojando su propio correo electrónico. El único requisito para aprovechar este beneficio es la disponibilidad de recursos cuando llega el momento de la implementación.
7. Tus posibilidades de personalización son infinitas.
Cuando el correo electrónico está en su propio servidor, puede configurar sus limitaciones y capacidades de manera casi infinita. El cielo realmente es el límite con lo que puede alojar cuando elige esta opción en lugar de algo como correo electrónico como servicio. Incluso le brinda la oportunidad de aprovechar los precios de los servicios públicos para que no se le facture el ancho de banda o el tráfico que no consume cada mes. Incluso hay oportunidades para elegir entre diferentes opciones de recuperación ante desastres, lo que también le permite ahorrar en costos de respaldo a largo plazo.
8. Evita que pierda su alojamiento web y servicios de correo electrónico simultáneamente.
Cuando decide autohospedarse en su correo electrónico, está creando una capa de separación entre su sitio web y la comunicación corporativa. Si tiene su servicio de correo electrónico vinculado a su servidor web y se cae por alguna razón, entonces perderá ambos hasta que se restaure su servicio. Aunque eso puede no parecer un problema crítico al principio, IX Webhosting una vez tuvo una interrupción prolongada que duró más de dos semanas en 2012 para algunos consumidores. ¿Qué le pasaría a su empresa si perdiera el acceso a su correo electrónico y sitio web durante ese período de tiempo?
9. Se deshace de las otras empresas que intentan escanear su correo electrónico.
Aunque puede ser conveniente utilizar un proveedor de correo electrónico en lugar de configurar cerveza en el servidor web, no llamará a la presa de las intrigas (legales e ilegales) que ocurren en sitios como Gmail, donde el proveedor podría verse obligado a entregar su mensajes sin notificarle de lo que está sucediendo. Los servidores privados no son vulnerables a este problema porque la información está bajo su control. Si el gobierno quiere controlar su comunicación, entonces debe ir a verlo con una orden de registro o citación.
Lista de las desventajas de alojar su propio correo electrónico
1. Hay solo un puñado de opciones basadas en web disponibles.
Si desea acceder a su correo electrónico autohospedado, solo hay algunas opciones disponibles que le brindarán un servicio basado en la web hoy. Eso significa que sus opciones son limitadas cuando intenta comunicarse con clientes, proveedores y distribuidores. Deberá tener acceso directo a su presencia en línea para obtener los elementos que están en su bandeja de entrada, lo que a veces no es una posibilidad si trabaja de forma remota.
2. No ofrece el mismo nivel de filtrado de spam.
Cuando comience a comunicarse con otras personas a través de su correo electrónico comercial, descubrirá que la mayoría de las opciones de autohospedaje no ofrecen los mismos niveles de control de spam y phishing que descubrirá con otras formas de este servicio. Todo lo que se envía a su manera puede terminar en su bandeja de entrada. Los proveedores que sí ofrecen esta opción te cobrarán más por tenerla incluida en tu estructura. Es por eso que muchas empresas prefieren utilizar una opción de correo electrónico como servicio en lugar de alojar la suya propia.
3. Existe una amplia gama de cifras de confiabilidad y tiempo de actividad en la industria.
Las diferencias entre el tiempo de inactividad y la confiabilidad pueden ser bastante amplias si está pensando en alojar su propio correo electrónico. Hay algunos proveedores que son mucho mejores que otros en esta industria, pero solo unos pocos pueden competir un poco con las opciones de correo electrónico como servicio o los productos de uso público. Puede descubrir que acceder a su correo electrónico o enviar mensajes se convierte en un desafío si la confiabilidad de esta opción es cuestionable. Es posible que pueda disfrutar de más privacidad porque este servicio está en su servicio de correo, pero esa ventaja se anula si no puede enviar correos electrónicos en primer lugar.
4. Puede ofrecer desafíos migratorios a considerar.
Si está intentando migrar su correo electrónico cuando cambia de servidor web y está alojando el suyo, entonces puede ser un desafío excepcional completar esta tarea. Puede descubrir que es más fácil descargar un registro de sus mensajes o guardarlos como una copia impresa que transferir todo. Este proceso puede ofrecerle un nuevo comienzo, pero a veces eso no es lo que el propietario de una pequeña empresa desea recibir.
5. Requiere que conozca el aspecto técnico del envío de un correo electrónico.
Aunque hay muchas personas que conocen los procesos técnicos que ocurren al enviar un correo electrónico, la persona promedio tiende a adoptar un enfoque de apuntar y hacer clic. Si decide utilizar un servicio autohospedado, debe saber qué se necesita para configurar el sistema para que satisfaga sus necesidades específicas. Este proceso puede llevar una cantidad significativa de tiempo en completarse en comparación con productos como Google Apps for Work que lo ayudan a crear una estructura de correo electrónico como servicio.
6. Existe una necesidad frecuente de actualizar su software de seguridad.
Cuando decida comenzar a alojar su propio correo electrónico, será su responsabilidad mantener la seguridad del sistema. Los piratas informáticos aún pueden intentar acceder al sistema si lo conecta a Internet para enviar mensajes. Eso significa que parte del dinero que puede ahorrar manteniendo las cosas internas se consume debido a la necesidad de actualizar el software que lo mantiene protegido. También tiene la responsabilidad de garantizar que todo quede respaldado y que almacene los datos en un lugar seguro.
Si en su lugar utilizara un proveedor para su correo electrónico, el proveedor externo sería responsable de todas las actualizaciones de su servicio. Ellos manejarían la seguridad en su nombre. También recibiría las actualizaciones de software automáticamente en lugar de tener que instalarlas en su ubicación al momento del lanzamiento.
7. Tendrá costos adicionales en los que pensar que algunas empresas ignoran.
Si decide alojar su propio correo electrónico, entonces tuvo que considerar el gasto de un servidor al administrar esta herramienta de comunicaciones internamente. También deberá invertir en electricidad y otros requisitos de servicios públicos que puedan ser necesarios para autohospedar sus mensajes como organización. Hay ocasiones en las que puede ser necesario agregar ancho de banda, lo que significa que otro costo afectará su presupuesto. A menos que planee hacer todo el trabajo por su cuenta, deberá contratar un equipo de expertos dedicado o subcontratar este servicio a un proveedor de confianza como una forma de proteger la integridad de su sistema. Si algo sale mal, entonces es su equipo el que se hace responsable de resolver el problema.
8. Puede haber problemas con la responsabilidad.
Si está alojando su propio correo electrónico, entonces es usted quien es, en última instancia, responsable de lo que sucede con su servidor. Muchos dueños de negocios descubren que es mucho más fácil despedir a un proveedor que despedir a sus trabajadores. Incluso si contrata a un proveedor externo, es su decisión la que depende de la experiencia que se produce. Eso significa que si ocurre un problema, puede encontrar a muchas personas levantando la mano para decir: “¡No es mi culpa!” Eso te deja con un problema que resolver y potencialmente sin forma de hacerlo.
Los pros y los contras de alojar su propio correo electrónico intentan equilibrar la privacidad y la conveniencia de trabajar con su servidor de correo con un servicio que puede proporcionar muchos de estos servicios en su nombre. Si confía en sus habilidades en el aspecto técnico de las cosas, entonces tiene mucho sentido utilizar un plan de autohospedaje. Cuando su preferencia es una experiencia de correo electrónico de apuntar y hacer clic, entonces una solución diferente puede brindarle mejores resultados.
